Электронный документ: понятие, особенности, форматы

2. Особенности хранения, защиты и придания юридической силы электронным документам

2.1 Придание юридической силы электронному документу

«Электронный документ - информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования. Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе» [12, с.17]. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.)

Основное преимущество электронного документооборота -- повышение оперативности работы с документами и принятия решений. Важен и экономический фактор -- внедрение системы электронного документооборота позволяет сократить общие расходы на документооборот и значительно упростить работу с документами.

Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этого в организации должны быть следующие компоненты:

· средства для создания и обработки информации в электронной форме;

· средства для хранения данных - архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием);

· система передачи данных между пользователями;

· средства для получения твердой копии архивных данных;

· собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными.

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что на современном этапе развития делопроизводства важно правильно выявить особенности работы с электронными документами, их создания, хранения и защиты.

Объектом исследования является электронный документ.

Предметом исследования являются особенности работы с электронными документами.

Целью курсовой работы является выявление современного общественного представления об электронном документе, особенностей работы с электронными документами, основных преимуществ электронного документооборота.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Проанализировать понятие «электронный документ»;

2. Описать основные форматы электронных документов;

3. Охарактеризовать особенности отдельных этапов работы с электронными документами: хранение, защита, придание юридической силы.

Источниковая база: нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства:

· Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

· Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;

· Государственные стандарты в области работы с электронными документами и информацией: ГОСТ Р 15489-1--2007 «Управление документами. Общие требования»; ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Также затронута тема особенностей работы с электронными документами в работах Ларина М. В. «Управление документацией и новые информационные технологии», Тканева А. «Электронная подпись: право на жизнь», Тихонова В.И. «Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов»

Структура работы: введение, 2 главы, заключение, библиографический список

Электронный документ: понятие, особенности, форматы

С развитием информационных технологий стали широко применяться так называемые электронные документы, использование которых даёт массу преимуществ для пользователей:

2. Способность передавать документ по цифровым каналам связи;

3. Легко изменяемое содержание (редактирование);

4. Теоретическая возможность вечного хранения;

5. Неограниченность экземпляров, имеющих юридическую силу и проч.

Однако понятие «электронный документ» не всегда являлось однозначным и вызывает споры до сих пор.

Термин «Электронный документ» появился приблизительно в начале 1990-х гг., но в отечественном документоведении он начал активно использоваться лишь в конце 1990-х гг. До этого в отечественной и зарубежной литературе общепринятым были термины «машиночитаемый документ», «Документ на машинном носителе» В частности, определение термину «Документ на машинном носителе» дает и ныне действующий ГОСТ Р 51141-98: «это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной»

Следует отметить, что электронный документ является машиночитаемым, но далеко не каждый машиночитаемый документ является электронным. Развитие компьютерных технологий сделало в 1990-х годах термин «машиночитаемый документ» и его основную характеристику - пригодность для машинного считывания - нежизнеспособными: в современных условиях информацию можно считывать с помощью машины с любого бумажного документа. Появилась потребность в новом понятии, относящемся к документам, проходящим все стадии своего жизненного цикла - от создания до уничтожения или передачи на вечное архивное хранение - в электронном виде. Таковым стало понятие «электронный документ».

Большинство существующих определений термина «электронный документ» подчеркивают сходство понятий «документ» и «электронный документ». При этом акцент делается на информационную составляющую понятия: электронный документ определяется, прежде всего, как информация. В конкретных случаях к категории электронных документов могут быть отнесены базы данных (реестры, кадастры, списки и т.п.) и оцифрованные копии бумажных документов.

В российском законодательстве нормативное определение электронного документа появилось впервые в Федеральном законе от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»: «электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме». Также даётся понятие и в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «электронный документ -- сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа»[2].

«Особенность электронных документов состоит в том, что их информация представлена в электронно-цифровом виде и, как следствие, может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих технических и программных средств. Тем не менее, электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы. Именно поэтому в архивном законодательстве некоторых развитых стран в определении понятий «документ» и «электронный документ» акцент сделан не на форме документов, а на их функциях» [7, с.22].

Согласно данному закону, к электронному документу предъявляются следующие требования: он должен

создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

иметь структуру, установленную законом, и содержать реквизиты, позволяющие её идентифицировать;

быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

В соответствии с законом, электронный документ на машинном носителе приравниваться к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Таким образом, закон устраняет всякую неопределенность, ставя электронные документы в ряд других технотронных документов и делая акцент на родовом понятии - документ.

Так, по определению Национального архива США электронные документы - это документы, содержащие цифровую, графическую и текстовую информацию, которая может быть записана на любом компьютерном носителе (то есть содержащие любую информацию, записанную в форме, доступной для обработки только при помощи компьютера) и которая соответствует определению понятия «документ»: «все книжные, бумажные, картографические, фотографические, машиночитаемые и другие письменные материалы, независимо от их физической формы или свойств, созданные или полученные федеральным учреждением США в соответствии с федеральным законодательством или в связи с осуществлением государственной деятельности и хранящиеся или подлежащие сохранению этим федеральным учреждением или его правопреемником в качестве свидетельства деятельности (организация, функции, правил, решений, процедур, действий или др.) федеральной власти или по причине информационной ценности содержащихся в них данных» [14, с.222].

Однако электронные документы, в отличие от традиционных документов, является не физической, а логической целостностью. Электронным документом не может считаться дискета или файл. Электронная запись признается электронным документом, только если она является результатом и доказательством деятельности.

Специфика электронных документов заключается также и в том, что они имеют свою физическую и логическую структуру, не совпадающую с нашими прежними традиционными представлениями о документе. Она зависит от способа размещения данных на машинных носителях и от используемых программных и технических средств. Логическая структура электронных документов определяет смысловые взаимосвязи между частями документов в виде данных различных типов: текста, таблиц, графики, анимации, мультимедиа записей и.т.д. Запечатление и воспроизведение документа осуществляется с помощью соответствующих информационных технологий по модульному принципу.

Электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию устаревать (изменяться) по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. Специфика электронных документов, а также массовое применение новых информационных технологий, вторжение в сферу управления документацией и архивного дела специалистов в области компьютерных технологий породило определенную терминологическую путаницу и смешение понятий «электронная запись», «документ», «видеограмма» и.т.п.

В одном случае под электронным документом понимается машинный носитель информации, в другом отдельный-файл на этом носителе, в третьем- распечатка на бумаге, в четвертом- некая «матрица в памяти компьютера» Иногда за документ принимается изображение на экране, в том числе, полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей

(виртуальный документ). И.Л. Бачило пишет по этому поводу, что можно классифицировать электронные документы на виды по их целевому признаку:

«Электронный документ - способ хранения традиционного документа в электронной форме при идентификации идентичности первичного документа;

Электронный документ - как документ первичный, созданный в электронной системе, включаемый в информационно- коммуникационную систему без бумажной формы (программы для ЭВМ, данные по линии север-север, ЭВМ-ЭВМ)

Электронный документ - способ непосредственного информирования пользователя; дисплей, файл, телевизионные картотеки, электронные издание - CDROM и.т.д.;

Электронный документ - как средство выражения воли участника электронной формы правоотношений - юридически значимый факт, правовой акт (средство транспортировки волеизъявления) при сделках, обмена научной информации и.т.д.)» [8, с.120-121].

«Научный документоведческий анализ данной ситуации в историческом аспекте требует, прежде всего, обратиться к исследованию имеющихся в литературе определений электронных документов. Тем самым удалось выявить свыше сорока таких определений, сформулированных специалистами, так и представленными в официальных документах». [9, с.120]. Их анализ показывает, что при всем разнообразии подходов, можно выделить три основных группы определений:

1. Электронный документ - это машиночитаемый документ, документ на машинном носителе;

2. Электронный документ - это особый тип документа;

3. Электронный документ - это электронная форма;

Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», а также закрепление его законодательно, определение еще не устоялось. Примером этого могут служить данные анкетирования практических архивистов, проведенные в рамках темы НИР ВНИИДАД «Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов». Эти данные представляют большой самостоятельный интерес для исследования. Вместе с тем они свидетельствуют об отсутствии в архивных учреждениях общих представлений о предмете анкетирования, что является показателем неустойчивости, терминологической неопределенности понятия «электронный документ». В недавно опубликованной работе специалистов по корпоративным информационным системам также отмечается, что электронный документ- это «документ, носителем которого является электронная среда - магнитный диск, магнитная лента, компакт - диск и.т.д.» [14, с. 98-99].

По мнению А.П. Курило, электронный документ представляется, как «определенным образом организационный ансамбль соответствующих друг другу специальных символов, кодов и электрических сигналов, который существует только в вычислительной телекоммуникационной среде, физически нематериален и человеку, если он не пользуется специальным оборудованием, недоступен». У электронного документа, согласно мнению А.П. Курило, в отличие от бумажного, отсутствует его вторая важнейшая составляющая - материальный носитель, находящийся в жестком соответствии с содержащейся на нем информацией

Такое понимание отражает лишь физико - техническую характеристику электронного документа, оставляя за ее пределами то, что интересует документоведа и любого практического работника делопроизводства- цели, задачи, и функции документа.

Также можно рассмотреть еще одно определение электронного документа. С.И.Семилетов понимает его как «письменный документ, выполненный либо в виде объективной формы записи цифрового машинного кода на материальном носителе, входящим в состав электронных технических средств, либо в виде физического поля различного рода сигналов (электромагнитных, электрических, оптических и акустических) передаваемых по телекоммуникационному каналу связи во времени и пространстве». В этом определении положительным является то, что автор не выводит за рамки дефиниции собственный документ, а лишь модернизирует определение материального носителя информации.

Последняя точка зрения на определение электронного документа принадлежит М.Н. Костомарову, который считает, что наиболее точно сущность этого нового явления отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» - всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера.

Итак, в тексте проведён анализ понятия «электронный документ». Он показывает, что в них можно выделить такие составляющие: это информация, определенным способом зафиксированная на носителе с возможностью ее идентификации; электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы; электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру.

Из вышесказанного также следует, что до сих пор не существует точного понятия «электронный документ». Наряду с традиционным документом, «электронный документ» имеет ряд особенностей: массовое применение новых информационных технологий; электронная цифровая подпись; отсутствие жесткой привязки к носителю; направление документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве.

«Прежде всего, отметим, что у документов различают форматы физические и технические. Под физическим форматом имеется в виду форма существования документа в природе: бумажный, электронный и др. Под техническим форматом в случае с электронными документами подразумевается формат файла электронного документа». [17, с.59].

Существует множество различных форматов файлов. В целом, их можно разделить на «однопрограммные», то есть контролируемые и поддерживаемые только одним программным разработчиком, и «многопрограммные», которые поддерживаются несколькими разработчиками и могут обрабатываться различными программами.

1. Текстовые форматы. Они чаще всего создаются при помощи текстовых процессоров. Наиболее распространенными текстовыми форматами являются: однопрограммные форматы Microsoft Word и WordPerfect.; формат RTF (Rich Text Format), который поддерживается различными программными приложениями и при этом сохраняет заданное форматирование текста; формат PDF (Portable Document Format), который содержит изображение страницы, включающее текст и графику. Файлы в формате PDF могут быть прочитаны при помощи различных программ, предназначенных только для чтения файлов, однако создаются только при помощи программы Adobe Acrobat.

2. Графические форматы. Они хранят изображение (например, фотографию, рисунок) и делятся на два основных типа:

- векторные форматы, которые хранят изображение как набор геометрических фигур. Среди них наиболее распространены:

- формат DXF (Drawing Interchange Format), широко применяемый в программах компьютерного дизайна, используемых инженерами, архитекторами,

- формат ЕРS (Encapsulated PostScropt), широко используемый в настольных издательских системах,

- формат CGM (Computer Graphics Metafile), широко применяемый во многих графических редакторах (например, в редакторе Photoshop).

- растровые форматы, которые хранят изображение как набор точек - пикселей. При изменении масштаба изображения растровая графика получает искажения. Среди растровых форматов наиболее распространены:

- формат ВМР (Bitmap) - относительно низкокачественный формат, чаще всего используемый в текстовых процессорах;

- формат TIFF (Tagged Image File Format), широко применяемый во многих программных приложениях;

- формат GIF (Graphics interchange Format), широко используемый в программах, предназначенных для Интернета.

3. Форматы баз данных создаются при помощи специальных программных средств - систем управления базами данных (СУБД). СУБД позволяет устанавливать связи между элементами информации базы данных, выполнять различные операции с информацией базы данных (поиск, индексирование, выполнение различных математических операций, генерация отчетов и справок и т.д.). Примерами СУБД являются Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, IBM DB2, Sybase и др.

Например, база данных о покупателях может содержать поля с именами покупателей, адресами и сведениями о покупках. Эти поля могут быть организованы в отдельные таблицы (например, одна таблица для всех полей с именами покупателей).

Базы данных можно конвертировать в текстовый формат, но при этом будут утрачены связи между полями и таблицами (например, может получиться десять страниц имен, десять страниц адресов и тысяча страниц сведений о покупках, то есть бессвязная информация).

4. Форматы электронных таблиц. Файлы в формате электронных таблиц хранят в ячейках числа и взаимосвязи между этими числами.

Например, одна ячейка может содержать формулу, которая суммирует данные двух других ячеек. Как и файлы баз данных, файлы электронных таблиц обычно имеют формат той программы, при помощи которой созданы. Некоторые программы могут импортировать и экспортировать данные других источников, в том числе программ, предназначенных для такого обмена данными (например, формат DIF (Data Interchange Format)). Файлы электронных таблиц можно преобразовать в текстовые файлы, но значения и взаимосвязи между числами при этом будут утрачены.

5. Видео- и аудио-форматы. Эти форматы содержат движущиеся изображения (например, цифровое видео, анимацию) и звуковые данные, которые чаще всего создаются и просматриваются при помощи соответствующих программ и хранятся в однопрограммном формате. Наиболее используемыми из них являются форматы QuickTime и MPEG (Motion Picture Experts Group)

6. Языки разметки, также называемые форматами разметки, содержат встроенные инструкции по отображению и понятности содержания файла. К ним относятся:

· SGML (Standart Generalized Markup Language), который используется во многих странах мира в государственных органах и является международным стандартом;

· HTML (Hypertext Markup Language), который используется для отображения почти всей информации в сети WorldWideWeb;

· XML (Extensible Markup language) - относительно простой язык, основанный на SGML - и получивший популярность при управлении информацией и обмене ею.

Таблица 1. Наиболее распространенные форматы файлов.

«Каждый из форматов файлов имеет свои достоинства и недостатки при использовании в документационном обеспечении управления. Например, текстовые форматы (World Perfect, Microsoft Word, RTF и др.) удобны для проведения контекстного поиска по документам в базе данных, а графические форматы (РDF, TIFF и др.) позволяют получить при сканировании изображение документа со всеми его внешними особенностями, хранить документы в том же виде, что и на бумаге, со всеми подписями и визами.

Формат MS Word, например, весьма удобен при редактировании документа и групповой работе с ним, однако файл MS Word хранит много скрытой информации (прежде всего, о сделанных в файле изменениях) и, следовательно, весьма небезопасен с точки зрения утечки служебной информации. В ряде случаев, таких, например, как коммерческое предложение или проект контракта, скрытая информация позволяет установить, каковы были исходные предположения, кто оказал на текст наибольшее влияние. При групповой подготовке документа анализ правки дает возможность узнать не только фамилии людей, ее сделавших, но и кто какой именно вклад внес в итоговый вариант». [15, с.95-96].

«В России федеральные органы исполнительной власти самостоятельно устанавливают форматы для определенных видов электронных документов, используемых при взаимодействии с другими организациями и гражданами. Например, согласно требованиям Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ныне - Федеральной службы по финансовым рынкам), файлы определенных видов документов должны быть представлены в формате RTF. Минфином России, в свою очередь, установлено, что документы статистической отчетности представляются страховыми (страховыми медицинскими) организациями в виде набора текстовых файлов в формате XML» [7, с.31].

«Правительство Москвы установило основные форматы электронных документов, используемые в электронном документообороте». [19, с.50].

Электронная копия бумажного документа, предназначенная для подробного воспроизведения графического образа, создается с использованием растровых графических форматов (BMP, JPEG, GIF или PNG) или гибридных текстово-растровых форматов (PDF, DjVu).

Электронный оригинал, изготовленный полуавтоматизированным или автоматизированным образом, предполагающий сохранение графического оформления документа с возможностью форматирования текста и внедрения графических элементов, создается с использованием форматов PDF, DOC, RTF, HTML.

Если при использовании электронного сообщения требуется обеспечить поиск по содержательной части по ключевым словам, то электронная копия бумажного документа, содержащая информацию, предназначенную для распознавания текста и сохранения в текстовом формате, создается в формате с разметкой текста (PDF, DjVu, DOC, RTF, HTML) или простом текстовом формате (ТХТ).

Электронный оригинал, изготовленный полуавтоматизированным или автоматизированным образом, предполагающий необходимость автоматизированной интеграции информации, создается в формате файла XML.

Чем примечателен формат XML? Расширяемый язык разметки (Extensible Markup Language) содержит в себе не только данные, но и несет информацию, описывающую эти данные. Он применим к любому компьютерному приложению, независим от технического обеспечения и операционных систем и позволяет передавать большие объемы информации без необходимости трудоемкого преобразования структур данных.

Предшественниками XML являются стандартный общий язык разметки SGML, который был утвержден Международной организацией по стандартизации в качестве стандарта еще в 1980-х годах, и его упрощенная версия - гипертекстовый язык разметки HTML.

Формат XML принят органами стандартизации Интернет-сообщества в лице консорциума World Wide Web и организации UDDI.org. В настоящее время компании Microsoft, IBM, Oracle, а также ряд небольших фирм по производству программного обеспечения оперативно переключились на использование XML в своей продукции и практически реализуют идею стандартизации форматов документов на основе XML.

Формат PDF, созданный фирмой Adobe Systems Inc., весьма популярен при обмене документами и широко используется для документов сети Интернет, потому что он позволяет сохранить оригинальный внешний вид документов и затрудняет внесение изменений в документ. По оценке компании Adobe, уже полмиллиарда людей загрузили ее бесплатную программу просмотра PDF-файлов, многие предприятия выбрали данный формат в качестве стандарта для передачи и хранения документов, а немало независимых разработчиков предлагают продукты, поддерживающие PDF, причем некоторые бесплатно.

Однако компания Adobe не несет обязательств и в будущем предоставлять бесплатный доступ к своим программам. Более того, в новых версиях программ Adobe зачастую неправильно представляются файлы предыдущих версий. Вот почему появилась модифицированная версия формата PDF, названная PDF-Archive (PDF-А). Она рассматривается за рубежом в качестве одного из двух основных форматов, которые могут в будущем использоваться для архивного хранения электронных документов. Вторым форматом является рассмотренный выше XML.

Формат PDF-А, как и XML, имеет свои преимущества и недостатки при архивном хранении электронных документов. В частности, формат PDF-А особенно удобен для архивного хранения электронных документов потому, что сохраняет внешний вид оригинального бумажного документа. Ею удобство подтвердил опыт судебных дел по двум крупнейшим банкротствам в истории США - корпорации Enron и компании Global Crossing. Они создали огромное количество документов в формате PDF, и перед федеральными судебными органами встала задача по обеспечению сохранности и архивному хранению этих документов. Это во многом послужило импульсом к разработке проекта международного стандарта по архивированию PDF-документов.

Однако возможности использования указанного формата в электронных архивах ограничены: например, формат PDF-А не подходит для архивного хранения аудиовизуальных документов.

«Следует отметить, что ни один из форматов файлов электронных документов не может считаться универсальным для длительного архивного хранения, поскольку довольно быстро меняются техника, технологии и программное обеспечение. Уже сегодня непросто воспроизводить документы, созданные в текстовых процессорах AmiPro, Word Perfect на современном оборудовании» [10, с.32]. Легко ли будет, например, использовать архивный документ в формате MS Word 97 лет через 10-15?

Скорее всего, разнообразие форматов будет сохранено. Поэтому архивные службы разрабатывают нормативные условия для архивного хранения электронных документов различных форматов, прежде всего, наиболее распространенных PDF

Тем не менее, в настоящее время большие надежды связываются с использованием формата XML в качестве стандартного для обмена электронными документами в различных сферах деятельности, особенно, в сфере государственного управления.

Из всего вышесказанного следует, что электронный документ имеет разнообразие форматов, но ни один из форматов файлов электронных документов не может считаться универсальным для длительного архивного хранения, поскольку довольно быстро меняются техника, технологии и программное обеспечение. Формат документа зависит от области применения, сферы деятельность той или иной организации, от правового статуса документа.

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: