Документооборот – это поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки.

Документооборот в организации осуществляется обычно по определённой схеме. Поступающую документацию регистрируют в специальных журналах или на карточках. Часть почты не регистрируют, а направляют в соответствующие подразделения организации.

Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю организации или его заместителям, которым делегированы полномочия, необходимые для решения соответствующих вопросов.

Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, содержащих чёткие указания о порядке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение документов считается лицо, указанное в резолюции первым.

Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в соответствующее подразделение организации для подготовки ответа или внутреннего документа.

Для особо важных документов по указанию руководителя вводится особый учёт и контроль. Такой контроль осуществляется обычно секретарём (референтом) или канцелярией в специальных картотеках (на особых карточках).

Оборот исходящей информации осуществляется обычно по следующей схеме. Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют, подписывают, регистрируют и отправляют. При этом важно проверить отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата и т.п.), наличия указанных в документе приложений, виз, подписи руководителя, печати. На остающихся в организации копиях должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность подписи руководителя.

Подписанные и оформленные соответствующим образом исходящие документы передают в секретариат (или экспедицию) для отправки по почте (или с курьером), а копии документов хранят в специальных делах в секретариате (или в подразделениях фирмы, которые готовили документ). Дела для хранения документов формируются по определённой системе, которая зависит от содержания документов, сроков их хранения и объёма документооборота.

6. Информационная база данных.

Процесс управления и прежде всего выработка стратегии организации невозможны без обладания широкой информацией.

Эта информация состоит из сведений, почерпнутых из внутренних и внешних источников — документов (общих, служебных или специальных, например анкет), устных контактов (выступлений, интервью, бесед) и проч.

Эффективный сбор информации должен опираться на научный подход, обеспечивающий объективность и точность результата, быть систематическим, вовлекать в свою орбиту разные источники, сопровождаться анализом.

Прежде всего, необходимо четко определить интересуемый объект, источник, срок и порядок получения данных о нем, нужный объем, размер выборки, методы сбор (опрос, наблюдение, эксперимент, имитация на основе математических моделей ориентировочные затраты.

К внутренним источникам информации относятся бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные обследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства), результаты предыдущих исследований.

Внешние источники информации более многочисленны и разнообразны.

Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников организации (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб, участники различного рода деловых встреч и переговоров). В рамках служебных и личных контактов они имеют возможность «между делом» осуществлять как общий, так и целенаправленный сбор необходимых сведений.

Другим источником информации служат партнеры (покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений), а также отставные государственные чиновники, бывшие служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители предпринимательских объединений.

Обширным источником деловой информации являются публикации в книгах каталогах, справочниках, журналах, газетах (особенно местных и многотиражках предприятий), рекламных проспектах, бюллетенях. Через какое бы «сито» помещаемые в них сведения ни процеживались, за всем уследить невозможно, и многие данные, которые организации хотели бы по тем или иным причинам утаить, все равно всплывают на поверхность.

Ряд материалов публикуется в открытой печати в соответствии с требованиями законодательства. Это касается, например, бухгалтерских балансов, отчетов о проведении годичных собраний в крупнейших акционерных обществах и т. п. Конечно, детальной информации в них не содержится, но иногда даже общих официальных сведений бывает достаточно, чтобы что-то подтвердить или опровергнуть.

Сегодня ситуация в деловой сфере, прежде всего на рынке, меняется столь стремительно, что общих наблюдений и простого накопления сведений может быть и недостаточно для каких-то определенных выводов.

В связи с этим возникает необходимость в целенаправленном систематического сборе (в том числе покупке) информации о научно-техническом, производственном, экономическом и ином потенциале конкурентов, о личных особенностях склонностях их руководства и формировании соответствующих досье.

Такая деятельность, получившая название промышленной разведки, позволяет предугадать их будущую политику и соответствующим образом приспособиться к ней.

Процесс промышленной разведки включает в себя:

- определение потребностей в конфиденциальных сведениях,

- их сбор, анализ и обработку полученных данных,

- выделение необходимой информации,

- ее обобщение и передачу заинтересованным лицам совершенствование методики работы.

Нужно иметь в виду, что вопреки устоявшемуся мнению большая часть такой работы связана со сбором и изучением открытых материалов и лишь в отдельных случая) применяются приемы, связанные с нарушением законов.

Сегодня источники информации настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной и поэтому должна многократно перепроверяться.

Поэтому в крупных организациях создаются специальные подразделения, занимающиеся ее планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием баз стратегических данных.

Такие базы стратегических данных состоят обычно из трех разделов.

В первом разделе базы стратегических данных характеризуются производственный, технологический, научный, рудовой потенциал самой организации, проводимая ею научно-техническая политика, взаимоотношения в коллективе, предпочтения руководства.

Все эти сведения лежат в основе модели ее функционирования и схемы внутренних взаимосвязей.

Кроме того, собирается информация о репутации фирмы и ее продукта (которая может существенно отличаться от собственных представлений), о реальных и потенциальных потребителях и тенденциях спроса, определяющих будущее организации, выбор продукта и рынка, о направлениях государственного регулирования.

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычис­лить, когда этот...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: