Структура текста делового письма

Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указывается цель (причина) составления письма.

При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения…»

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д.

Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:

Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.

Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение…

Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий.

Уважаемая Ирина Петровна, я крайне редко обращаюсь к Вам за поддержкой.

Но в данном случае чувство ответственности перед ветеранами, перед нашими потомками побуждает меня обратиться к Вам за помощью.

Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нормативно-правовых документах организации:

В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается:

По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, одной проблеме. Многоаспектное письмо содержит однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии.

Инструктивные (циркулярные) письма. Такие письма направляются вышестоящими организациями и содержат указания и разъяснения подведомственным организациям.

5 октября 2010 г. в г. Новосибирске проводится санитарный день по очистке территории.

В целях улучшения санитарного состояния и благоустройства населенных пунктов территорий, руководствуясь статьей 6 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской федерации» и поддерживая инициативу мэрии Новосибирска, прошу Вас совместно с органами местного самоуправления, руководителями предприятий, организаций, представителями общественных организаций наметить план мероприятий по организации осенней уборки территорий, установить срок осенней уборки с 1 по 31 октября 2010 г. Рекомендую провести 5 октября санитарный день во всех населенных пунктах районов области.

Для освещения подготовки и проведения мероприятий по благоустройству и санитарной очистке населенных пунктов прошу привлечь средства массовой информации.

Письмо-извещение, целью которого является информирование о проведении таких мероприятий, как конференции, семинары, круглые столы, заседания, саммиты и т.д., и приглашение к участию в вышеперечисленных мероприятиях. Как правило, оно содержит следующие реквизиты:

• информацию о месте и времени проведения мероприятия, условиях участия;

• приложения с картой и анкетой участника, программой мероприятия;

• другие сведения организационного характера.

Письмо-извещение подписывает руководитель организации или ответственное за проведение данного мероприятия лицо.

Очень часто письмо-извещение выполняет функции и письма-приглашения, которое отличается от письма-извещения оформлением: оно может иметь другой формат, цвет, различные орнаменты, рисунки. Особенностью письма-приглашения является его персонифицированность, что выражается в форме обращения: «Уважаемый…».

Главное архитектурное управление Генеральному директору

Москомархитектуры (ГлавАПУ) ГУП ОАО «Стройинвест»

Мы будем рады видеть Вас на конференции «Современные проблемы жилой застройки», которая состоится 30 мая 2011 г. по адресу: Триумфальная пл., д. 1

Приложение: тезисы докладов участников конференции на 5 л. в 1 экз.

Начальник организационного отдела Подпись И.О. Фамилия

В письмах-приглашениях используются устойчивые языковые конструкции: приглашаем, имеем честь пригласить Вас на…, принять участие в…, посетить…

Гарантийные письма – это письма, дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств: оплату продукции, услуг, качество, сроки поставки, выполнение работ и др. В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты. Гарантийное письмо подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. Подпись заверяется печатью.

УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ исследовательский институт

Прошу направить в наш адрес «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» в количестве 35 штук.

Управляющий делами Личная подпись Д.Б. Пономарев

Главный бухгалтер Личная подпись Н.Л. Суворова

Задание 1. Назовите слова, принадлежащие письменной деловой речи.

Десять, тождественный, подлежит изъятию, чуть-чуть, домовладелец, тетрадь, истец, мешанина, инвентаризация, местожительство, жульничать, текущий, период, нынешний, безотлагательно, уведомление, в самом деле, нижеизложенный, немножко, бюрокрад.

Задание 2. Объясните значение слов, называющих различные виды служебных документов. При необходимости обращайтесь к толковому словарю. Запомните написание этих слов.

Абонемент, аккредитив, аттестат, анкета, бюллетень, ведомость, декрет, директива, извещение, коммюнике, лицензия, меморандум, облигация, патент, прейскурант, реестр, резолюция, рекламация, сертификат, ультиматум, ходатайство.

Задание 3. Подберите к данным существительным глаголы, с которыми они сочетаются в деловой речи.

Приказ, выговор, служебное письмо, счет, оклад, порицание, контроль, акт, благодарность, апелляция.

Слова: предъявить, осуществить, направить, составить, установить, возложить, объявить, вынести, издать, подать, предъявить.

Задание 4. Замените слова и словосочетания, имеющие окраску официально-делового стиля, нейтральными синонимами.

Аннулировать, администрация, взимать, виза, порицание, предписание, содействовать, уведомить, ходатайство, бригадный подряд, занимаемый пост, конструктивный диалог, превентивные меры, предоставить слово, санкция руководителя, юридическое лицо.

Задание 5. Образуйте устойчивые сочетания, имеющие окраску официально-делового стиля: а) именные, подобрав согласованные или несогласованные определения; б) глагольные, подобрав соответствующие глаголы.

а) лицо, лишение, найм, оборона, оказание, ответственность, полномочие, порядок, пособие, приговор, принятие, суд, ущерб;

б) выговор, договор, документ, исполнение, постановление, протокол, распоряжение, рекомендация.

Задание 6. Прочитайте служебные документы. Оцените, во всем ли они соответствуют требованиям деловой речи. При необходимости внесите исправления.

К сожалению, в связи с повышением цен на сырье мы вынуждены поднять цену и на нашу продукцию, о чем уведомляем всех наших клиентов.

Вместе с письмом мы высылаем вам новый прейскурант, чтобы вы могли изучить его до повышения цен с 01.01.2006 г. Все заказы до 30.12. 2005 г. будут оплачиваться по старым ценам.

Нам хотелось бы поблагодарить вас за сотрудничество с нашей компанией и выразить уверенность, что вы поймете вынужденность предпринимаемой нами меры.

Обращаюсь к Вам с настоящей просьбой и докладной по следующему поводу. Контрольные испытания отремонтированных нашим участком приборов требуют иногда оставления на кратковременную сверхурочную работу слесарей-наладчиков. Мы подчас сталкиваемся с трудностями при оформлении сверхурочных бухгалтерией. Поэтому Вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие нужных мер, касающихся сказанного мною выше.

Задание 7. Прочитайте предложения, взятые из деловых бумаг. Найдите слова, искажающие смысл фразы. Определите характер ошибок и исправьте их.

1. Придется еще раз обсчитать все данные. 2. Осталось затвердить это на собрании. 3. Он отказал мнепод благоприятным предлогом. 4. Был провозглашен приговор суда. 5. Это достигалось самыми неугодными средствами. 6. Он дал мне взаимообразно... рублей. 7. На заводе возникло нестерпимое положение.

Задание 8. Прочитайте предложения, взятые из различных документов. Найдите ошибки, связанные с лексической сочетаемостью слов, и исправьте их.

1. Пришлось ознакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. 2. Эта проблема с каждым днем ухудшается. 3. В этом главное место переживаемого момента. 4. Он пытался провозгласить на практике свои идеи. 5. Коллектив завода принял обязательство ускорить выпуск новой модели.

Задание 9. Прочитайте предложения и отредактируйте их.

1. Организация и участие в избирательной кампании финансируется средствами самого депутата.

2. Необходимы регламентация и строгий контроль за производством алкогольных и табачных изделий.

3. Университет ведет активную работу по подготовке и руководству аспирантами.

4. Необходимо организовать помощь и сотрудничество научно-исследовательских институтов.

5. Целью данной организации является выявление и указание на нарушения в работе предприятий.

6. Первостепенной задачей является корректировка и наблюдение за развитием передовых технологий.

7. Запрещается приносить в компьютерный класс и пользоваться посторонними носителями информации (дискеты, компакт-диски и т.д.).

8. Страховой рынок выявляет и реагирует на нарушения повышением тарифов и ужесточением условий страхования.

9. Перевозчик не возмещает и не несет ответственности за повреждения, вызванные стихийными бедствиями.

10. Необходимо обратить внимание и занести в протокол все выявленные случаи нарушения установленных правил.

Задание 10. Составьте докладную записку начальника отдела проектирования руководителю предприятия об обеспечении отдела дополнительными компьютерами в количестве четырех штук. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 11. Напишите протокол одного из заседаний собрания вашей группы по поводу, подготовки к городской межвузовской олимпиаде и т.д. Обратите внимание на форму и реквизиты данного документа, на способы передачи чужой речи.

Задание 12. Найдите и исправьте ошибки в оформлении протокола.

(должность) (подробное содержание выступления)

Постановили: ________________________________________________________

Задание 13. Составьте информационное письмо фирмы «Легенда» о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной цене и о возможности принимать заказы на составление программ.

Задание 1. Составьте Краткий словарик документов. Пользуясь толковыми словарями русского языка, объясните и напишите значение следующих слов:

Автобиография, биография, деловое письмо, доверенность, докладная записка, отчет, постановление, расписка, решение, справка, устав.

Задание 2. Установите по словарю значения заимствованных слов, используемых в официально-деловом стиле.

Акция, импичмент, консенсус, форум, альянс, инвестиции, прерогатива, апартеид, квота, прецедент, декларация, кодекс, стагнация.

Задание 3. Найдите типичные для деловой речи ошибки.

Апеллировать к комиссии; пролонгировать договор; в настоящем письме; сего года; следует учесть следующие факторы…; познакомить с продукцией; благодаря неправомочным действиям; благодаря удачной работы; по окончанию практики; в следствии болезни; в связи непредвиденных обстоятельств.

Задание 4. Напишите заявление, деловое письмо.

Задание 5. Подготовьте сообщения на тему «Реклама в деловой речи», «Речевой этикет в документе».

Задание 6. Напишите резюме, предполагая, что вы являетесь соискателем на должность инженера-механика в нефтеперекачивающую станцию «Нурлино» ОАО «Уралсибнефтепровод».

Задание 7. Напишите резюме, предполагая, что вы являетесь соискателем на должность инженера горного дела.

Артистический – относящийся к артистам, свойственный им. Артистические способности.

Артистичный – отличающийся особым искусством исполнения, артистизмом. Артистичный юноша.

Безответный – не отвечающий, не отзывающийся на что-либо, не возражающий. Безответная любовь.

Безответственный – не отвечающий ни за что, ни перед чем, ни перед кем. Безответственное решение.

Безыскусный – незатейливый, неискусный. Безыскусная вышивка.

Безыскусственный (книжн.) – естественный, простой. Безыскусственная речь.

Верить – иметь веру, быть уверенным в чем-либо, в ком-либо. Верить в победу.

Веровать – верить, иметь веру в бога. Веровать в бога.

Гармоничный – благозвучный, соразмерный, исполненный гармонии. Гармоничное развитие личности.

Гармонический – относящийся к гармонии. Гармоническое звучание.

Динамичный – относящийся к динамике, связанный с движением, с действием силы. Динамичный темп.

Динамический – относящийся к динамике, связанный с движением. Динамическая теория.

Дипломат – должностное лицо, уполномоченное правительством одного государства для сношений и переговоров с другими государствами. Дипломат России.

Дипломант – лицо, выполняющее дипломную работу или награжденное дипломом. Дипломант конкурса.

Драматичный – выражающий сильные чувства, полный драматизма. Драматичная ситуация.

Драматический – относящийся к спектаклю (драме). Драматический кружок.

Дружеский – товарищеский, относящийся к другу, друзьям, принадлежащий, свойственный им. Дружеская встреча.

Дружественный – основанный на дружбе, выражающий дружбу. Дружественная страна.

Единый – нераздельный, целостный, общий для всех. Единый порыв.

Единственный – только один, всего лишь один. Единственная улика.

Желанный – составляющий предмет желания, ожидания; милый, дорогой. Желанный успех.

Желательный – нужный, необходимый, соответствующий желаниям, интересам. Желательное решение.

Злой – исполненный чувства недоброжелательности, вражды. Злой человек.

Злостный (книжн.) – исполненный злости, злобы; злонамеренный. Злостный неплательщик.

Изобретательный – способный придумать что-либо новое, находчивый. Изобретательный человек.

Изобретательский – относящийся к изобретателю; связанный с изобретательством. Изобретательские фантазии.

Интеллигентный – умственно развитый, образованный, культурный. Интеллигентная молодежь..

Интеллигентский – относящийся к интеллигенту, свойственный ему. Интеллигентский вид.

Искусный – тонко знающий свое дело; выполненный с большим умением, мастерством. Искусная работа.

Искусственный – сделанный наподобие настоящего, природного; притворный, неискренний. Искусственный жемчуг.

Исполнительный – тот, кто точно и быстро исполняет возложенные на него обязанности, поручения и т.д. Исполнительный работник.

Исполнительский – относящийся к исполнителю (чаще какого-либо произведения искусства). Исполнительское мастерство.

Комический – свойственный комедии. Комический рассказ.

Комичный – смешной, забавный. Комичный вид.

Логичный – основанный на законах логики; поступающий последовательно, обоснованно. Логичное рассуждение.

Логический – относящийся к логике, отвечающий ее законам. Логическое мышление.

Методичный – неукоснительно руководствующийся заранее установленной системой (планом), строго последовательный. Методичная работа.

Методический – относящийся к методике. Методическая конференция.

Невежа – неучтивый, невежливый человек. Мой сосед невежа.

Невежда – малосведущий, необразованный человек. Невежда в живописи.

Нетерпимый – такой, которого невозможно терпеть, с которым нельзя мириться. Нетерпимое отношение.

Нестерпимый – невыносимый. Нестерпимый холод.

Неудачный – безуспешный; сопровождающийся неудачами. Неудачная охота.

Неудачливый – такой, которому не везет. Неудачливый студент.

Ныне – теперь, в настоящее время. Ныне здравствующий.

Обеднеть – стать бедным. Обеднеть в результате кризиса.

Обеднить – сделать бедным. Обеднить компанию.

Одинокий – находящийся отдельно от других. Одинокий старик.

Одиночный – обособленный, предназначенный для одного, одинарный. Одиночная камера.

Означить (книжн.) – определить, указать, иметь какой-то смысл. Означить термин.

Обозначить – пометить с целью отличить, выделить среди подобных. Обозначить на карте новое месторождение.

Осуждать – выражать неодобрение или выносить приговор. Осуждать преступника.

Обсуждать – всесторонне рассмотреть, разобрать что-либо. Обсуждать проблемы.

Поиск – разыскивание чего-либо в целях достижения полезного для человека результата. Поиск полезный ископаемых.

Происк – скрытое действие по обдуманной системе во вред человеку, коллективу, классу, обществу. Происки недоброжелателей.

Последовать – пойти, поехать, начать свое действие вслед за кем-то или чем-то, поступить подобно кому-то. Последовать за учителем.

Проследовать – пройти, проехать. Проследовать в участок.

Поступок – намеренные действия человека. Хороший поступок.

Проступок – поступок, нарушающий нормы, правила поведения. Незначительный проступок.

Практичный – опытный, удобный в деле. Практичная одежда.

Практический – относящийся к практике, деловой. Практическая работа.

Представить – дать возможность познакомиться кому-то с кем-то или с чем-то. Представить характеристики.

Предоставить – отдавать что-то или кого-то в чье-либо распоряжение. Предоставить кредит.

Расчётливый – бережливый, экономный; осмотрительный. Расчетливый бизнесмен.

Расчётный – служащий для расчётов. Расчетный лист.

Ритмичный – размеренный, повторяющийся через равные промежутки времени, обладающий чувством ритма. Ритмичный стук колес.

Ритмический – относящийся к ритмике, подчиненный ей. Ритмическая гимнастика.

Скрытый – невидимый, не проявляемый явно. Скрытая угроза.

Скрытный – несклонный делиться с другими своими чувствами, мыслями, неоткровенный. Скрытный человек.

Смешение – соединение в одно целое чего-либо путем перемешивания одного с другим. Смешение веществ.

Смещение – изменение местоположения или устранение с занимаемого места. Смещение с должности.

Советник – название должности, а также лица, занимающего эту должность. Советник юстиции.

Советчик – тот, кто дает советы. Гнев – плохой советчик.

Соседний – расположенный вблизи, рядом, по соседству. Соседний участок.

Соседский – принадлежащий соседям, относящийся к ним. Соседский кот.

Сыскать (разг.) – отыскать. Сыскать преступника.

Снискать (устар.) – заслужить, приобрести, найти. Снискать уважение.

Тактичный – обладающий тактом, производимый с соблюдением такта. Тактичный человек.

Тактический – относящийся к тактике. Тактическая задача.

Техничный – обладающий высоким мастерством. Техничный танец.

Технический – относящийся к технике, связанный с ней. Техническая вода.

Типичный – свойственный определенному типу. Типичное лицо.

Типический – характерный для определенных явлений, предметов. Типическая ситуация.

Угодный – соответствующий чьей-либо воле, желанию. Угодное царю решение.

Угодливый (устар.) – стремящийся, любящий угодить кому-либо, услужливый, заискивающий. Угодливый чиновник.

Удачный – успешный, хороший. Удачный день.

Удачливый – счастливый; тот, кому всегда везет, сопутствует удача. Удачливый мореплаватель.

Частый – состоящий из близко расположенных друг к другу однородных предметов. Частые посадки.

Частный – отдельный, случайный, нехарактерный. Частная переписка.

Человечий – принадлежащий человеку, относящийся к нему. Человечий крик.

Человечный – гуманный. Человечный поступок.

Фактичный – содержащий много фактов. Фактичный доклад.

Фактический – соответствующий фактам. Фактическое положение дел.

Хозяйский – относящийся к хозяину; такой, как у хорошего хозяина. Хозяйская заинтересованность.

Хозяйственный – занятый хозяйством, связанный с хозяйством. Хозяйственные вопросы.

Экономичный – выгодный, дающий возможность экономить. Экономичный способ обработки.

Экономический – относящийся к экономике, хозяйственный. Экономическая география.

Экономия – бережливость, расчетливость при расходовании чего-либо. Экономия топлива.

Экономика – совокупность производственных отношений данного общественного строя, соответствующих развитию производственных сил общества; хозяйственная жизнь, состояние хозяйства (страны, района); дисциплина, ее изучающая. Рыночная экономики.

Эстетичный – красивый, изящный, проникнутый эстетизмом. Эстетичный вид.

Эстетический – относящийся к эстетике, связанный с восприятием прекрасного. Эстетическое воспитание.

Явный – нескрываемый, очевидный. Явное превосходство.

Явственный – отчетливый, ощутимый, хорошо различимый слухом, зрением или обонянием. Явственный шепот.

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: