Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Глава 6. Функциональные обязанности сотрудников подразделения, работающего с документами, содержащими информацию ограниченного доступа





К защищаемой информации относят: секретную информацию (сведения, содержащие гостайну), конфиденциальную (сведения, содержащие коммерческую тайну, тайну, касающуюся личной жизни и деятельности граждан)

Всегда имеются управленческие документы, утечка содержания которых нежелательна или просто вредна, так как может быть использована прямо или опосредственно во вред ее авторам. Такая информация и соответственно документы, содержащие ее, считаются конфиденциальными (закрытыми, защищаемыми). Документированная информация ограниченного доступа всегда принадлежит к одному из видов тайны - государственной или негосударственной. В соответствии с этим документы делятся на секретные и несекретные. Обязательным признаком (критерием принадлежности) секретного документа является наличие в нем сведений, составляющих в соответствии с законодательством государственную тайну. Несекретные документы, включающие сведения, относимые к негосударственной тайне (служебной, коммерческой, банковской, профессиональной, производственной и др.), или содержащие персональные данные граждан, именуются конфиденциальными.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления (8).

Законодательством РФ установлено, что документированная информация (документы) является общедоступной, за исключением отнесенной законом к категории ограниченного доступа .

При этом документированная информация с ограниченным доступом подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную информацию. Оба указанных вида информации подлежат защите от незаконного распространения (разглашения) и относятся к охраняемой законодательством тайне.



Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите. Особенностью такого документа является то, что он представляет собой одновременно не только саму информацию - обязательный объект защиты, но и массовый носитель информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе и ее утечки. То есть, конфиденциальна, прежде всего, информация, а уж затем становятся конфиденциальными и документы, в которых эта информация зафиксирована. К категории конфиденциальной информации относятся все виды информации ограниченного доступа, защищаемой законом - коммерческая, служебная, личная. За исключением государственных секретов

Информация может быть разделена на три категории

Первая - несекретная (или открытая), которая предназначена для использования как внутри фирмы, так и вне нее.

Вторая - для служебного пользования, которая предназначена только для использования внутри фирмы. Она подразделяется, в свою очередь, на две подкатегории:

1. Доступную для всех сотрудников фирмы;

2. Доступную для определенных категорий сотрудников, но могущую быть переданной в полном объеме другому сотруднику для производства необходимой работы.

Третья - секретная информация (или информация ограниченного доступа), которая предназначена для использования только специально уполномоченными сотрудниками фирмы и не предназначена для передачи иным сотрудникам в полном объеме или по частям.

Информацию второй и третьей категории обычно называют конфиденциальной

Конфиденциальную информацию может составлять и определенная совокупность открытой информации, так же как и определенная совокупность информации для служебного пользования может составлять информацию ограниченного доступа. Поэтому необходимо четко определить условия, при которых гриф секретности информации может и должен быть повышен

Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну , - лицо, которое владеет информацией, составляющей коммерческую тайну, на законном основании, ограничило доступ к этой информации и установило в отношении этой коммерческой тайны;

Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, имеет право:

1. Устанавливать, изменять и отменять в письменной форме режим коммерческой тайны в соответствии с настоящим Федеральным законом и гражданско-правовым договором;

2. Использовать информацию, составляющую коммерческую тайну, для собственных нужд в порядке, не противоречащем законодательству Российской Федерации;

3. Разрешать или запрещать доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, определять порядок и условия доступа к этой информации;

4. Вводить в гражданский оборот информацию, составляющую коммерческую тайну, на основании договоров, предусматривающих включение в них условий об охране конфиденциальности этой информации;

5. Требовать от юридических и физических лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, которым предоставлена информация, составляющая коммерческую тайну, соблюдения обязанностей по охране ее конфиденциальности;

6. Требовать от лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, в результате действий, осуществленных случайно или по ошибке, охраны конфиденциальности этой информации;

7. Защищать в установленном законом порядке свои права в случае разглашения, незаконного получения или незаконного использования третьими лицами информации, составляющей коммерческую тайну, в том числе требовать возмещения убытков, причиненных в связи с нарушением его прав.

Права обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, возникают с момента установления им в отношении такой информации режима коммерческой тайны (ст.10 №98-ФЗ от 29.07.2004).

Обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, полученной в рамках трудовых отношений, является работодатель ;

Доступ к информации, составляющей коммерческую тайну , - ознакомление определенных лиц с информацией, составляющей коммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации;

Передача информации, составляющей коммерческую тайну , - передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем контрагенту на основании договора об объеме и на условиях, которые предусмотрены договором, включая условие о принятии контрагентом установленных договором мер по охране конфиденциальности;

ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКОВ

1. Работники получившие доступ к конфиденциальным данным и персональным данным обязуются обеспечивать конфиденциальность таких сведений.

2. Обеспечивая конфиденциальность, работник обязуется:

1) Знать и соблюдать требования по получению, обработке, передаче, хранению, получению сведений, составляющих профессиональную тайну и персональные данные, предусмотренные нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, должностной инструкцией, локальными нормативными актами и трудовым договором;

2) Принимать меры по установлению и сохранению режима конфиденциальности, предусмотренные нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, должностной инструкцией, локальными нормативными актами и трудовым договором;

3) Не использовать без разрешения обладателя или субъекта персональных данных информацию ограниченного доступа в целях, не связанных с осуществлением трудовой функции;

4) Не разглашать сведения, составляющие засекреченную информацию и персональные данные, а также не совершать иных деяний, влекущих уничтожение или утрату таких сведений (их материальных носителей) или потерю ее коммерческой или иной ценности для ее обладателя;

5) Незамедлительно сообщать об утрате или несанкционированном уничтожении сведений, составляющих конфиденциальные сведенья и, своему непосредственному руководителю, а также об иных обстоятельствах, создающих угрозу сохранения конфиденциальности таких сведений (в том числе о попытках неправомерного доступа к информации со стороны неуполномоченных лиц).

3. Работники обязаны проходить обучение и проверку знаний требований по обеспечению конфиденциальности информации не реже, чем один раз в год.

4. При прекращении трудовых отношений, работник обязан сдать все материальные носители сведений, содержащие засекреченную информацию и персональные данные, а также ключи от помещений и шкафов, в которых они хранятся.

ТРЕБОВАНИЯ ПО ПОЛУЧЕНИЮ, ОБРАБОТКЕ, ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ИНФОРМАЦИИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА

1. Обработка и хранение сведений, составляющих засекреченную информацию и персональные данные, осуществляется в таком порядке и таким способом, которые исключают возможность доступа к ней неуполномоченных лиц.

Обработка персональных данных осуществляется с их согласия, за исключением обработки персональных данных, осуществляемой:

– в целях исполнения договора

– в статистических или иных научных целях

– в иных случаях, установленных федеральным законом.

ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1. Все документы, содержащие информацию ограниченного доступа, должны сохраняться в режиме конфиденциальности и быть доступными только тем лицам, которые имеют допуск к таким сведениям в силу исполнения ими своих должностных обязанностей.

Организация конфиденциального делопроизводства должна исключать ознакомление с информацией иных лиц, не имеющих такого доступа.

2. На документах конфиденциального характера в правом верхнем углу первого листа ставится гриф «Конфиденциально» с указанием номера экземпляра. На обороте листа (обложки) документа с грифом «Конфиденциально» указываются Список лиц, которые вправе использовать документ при осуществлении своей трудовой функции, подписанный заместителем

3. Приказом назначается лицо, ответственное за учет, хранение и использование информации, ограниченного доступа.

4. Документы и иные материальные носители, содержащие тайну и персональные данные, хранятся в сейфе или ином закрытом помещении, приспособлении, к которому отсутствует свободный доступ других лиц.

5.Движение документов с грифом «Конфиденциально» должно своевременно отражаться в «Журнале учета движения конфиденциальных документов

6. При работе с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» запрещено:

– делать выписки в целях, не связанных с осуществлением трудовой функции;

– знакомить с такими документами, в том числе в электронном виде других лиц, не имеющих соответствующего доступа;

– использовать информацию из таких документов в открытых сообщениях, докладах, переписке, рекламных изданиях (такое использование допускается только при условии обезличивания информации);

– оставлять на рабочем месте документы и иные носители информации с грифом «Конфиденциально»;

– не допускать к компьютерам, содержащим персональные данные, посторонних лиц;

– не оставлять включенными компьютеры, содержащие персональные данные.

Должностная инструкция-документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.

Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:

* Общие положения

* Функции

* Должностные обязанности

* Права

* Ответственность

* Взаимоотношения (Связи по должности)

"Общие положения" в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщённые сведения о должности, подчинённость и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.

Чаще всего от работника службы делопроизводства, секретаря-референта и секретаря требуется сегодня наличие высшего или среднего специального образования, умение работать на компьютере, определённый стаж работы, а для секретаря-референта -знание иностранного языка. Подчиняются работники службы делопроизводства руководителю службы, но секретари-референты (секретари) имеют двойное подчинение - они подчиняются непосредственно руководителю (организации,структурного подразделения) и по вопросам организации делопроизводства - начальнику службы делопроизводства.

Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень (или выдержки) основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обобщённом виде эти акты указаны в рассмотренном выше Положении о службе делопроизводства.

Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Следующий раздел - "Функции". В нём указывают основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих.

Но хотелось бы сразу подчеркнуть, что к сожалению при утверждении тарифно-квалификационных характеристик не были учтены не только изменившиеся профессиональные требования к работникам службы делопроизводства (наличие высшего или среднего специального образования), но и место, которое занимает сегодня эта служба в системе управления, престижность и востребованность этой специальности. Поэтому раздел Требования к квалификации по разрядам оплаты труда и сами разряды по Единой тарифной сетке, к которой отнесены работники службы делопроизводства, на сегодня устарели и абсолютно не соответствуют сложившейся практике работы учреждений.

Из квалификационных характеристик можно использовать раздел Должностные обязанности.

Так, в квалификационной характеристике зав. канцелярией небольшой организации его должностные обязанности сводятся к следующему:

- обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставку по назначению;

- осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;

- организует работу по регистрации, учёту, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства, в т.ч. приказов и распоряжений руководства;

- организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;

- разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение;

- принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарём, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда;

- осуществляет методическое руководство делопроизводством в организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;

- обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

- участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;

- организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведённые в сборнике тарифно-квалификационных характеристик, фактически аналогичны. Добавлены лишь обязанности машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.

Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:

- выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации или её подразделений;

- получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручениям;

- организует телефонные переговоры руководителя;

- принимает и передаёт телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;

- осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведёт и оформляет протоколы;

- следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создаёт условия, способствующие эффективной работе руководителя;

- передаёт и принимает информацию по приёмо-переговорным устройствам;

- печатает по указанию руководителя различные материалы;

- ведёт делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передаёт после её рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

- принимает документы на подпись руководителю;

- организует приём посетителей, содействует оперативности выполнения просьб и предложений работников;

- формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.

Как видим, приведённые характеристики достаточно подробно перечисляют должностные обязанности и помогут при написании разделов конкретной должностной инструкции.

Безусловно, обязанности секретарей руководителей различных уровней будут отличаться как по содержанию работы, так и по объёму. Например, у секретаря руководителя учреждения значительно больше обязанностей по организации приёма посетителей, а секретарь руководителя структурного подразделения может вести учёт рабочего времени сотрудников отдела, у него большой объём работ по перепечатке документов, формированию дел и т.д.

Глава 7.Порядок составления и оформления документов в учреждении

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.









Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычис­лить, когда этот...

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...





Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2021 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.