Контроль как важнейшая функция в системе менеджмента.

Под контролем понимают процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Этот процесс представляет собой систему наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы (например, подразделений организации) принятым решениям, а также выработки определенных действий.

То есть контроль призван обеспечить правильную оценку ситуации и тем самым создать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей организации. Поэтому он выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование организации и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного управления.

К функции контроля относят:

сбор, обработку и анализ информации о фактических результатах деятельности организации,

сравнение их с плановыми показателями,

выявление отклонений и анализ причин этих отклонений;

разработку мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

Поэтому контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития организации. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.

Важным аспектом управленческого контроля является разработка системы отчетности, проверки этой отчетности и ее анализ по результатам деятельности организации в целом и отдельных ее подразделений. Поэтому в основе контроля лежит организация системы учета и отчетности.

Можно выделить три вида контроля:

1. Предварительный контроль, осуществляемый до фактического начала работ организации. Средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил и процедур. Используется по отношению ко всем видам ресурсов. Например, человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета), материальным ресурсам (формирование стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок).

2. Текущий контроль, осуществляемый непосредственно в ходе выполнения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после выполнения отдельных операций и работ, поскольку для осуществления координации аппарату управления необходима обратная связь.

3. Заключительный контроль, проводимый после завершения всей работы, обеспечивает измерение достигнутого результата. Такой контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.

Технологически контроль осуществляется по следующей процедуре:

§ Выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка);

§ Определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля);

§ Установление норм контроля (производственные, правовые, этические);

§ Выбор метода контроля (диагностический, текущий, заключительный);

§ Определение объема и области контроля (сплошной, эпизодический, финансовый, качества продукции).

Система оценки работы в своей основе должна содержать позитивный подход. Главная задача в этом процессе – оказание помощи работнику в улучшении работы и повышение производительности.

Оценка работы сотрудников должна включать ответы на следующие вопросы:

§ Что ожидает от меня руководство?

§ Как хорошо я выполняю проученную мне работу?

§ Как я могу улучшить свою работу?

§ Как мне увеличить свой вклад в выполняемую работу?

§ В каком направлении я должен двигаться дальше?

§ Как мне достичь очередного рубежа?

Оценка работы со стороны руководителя позволяет ответить на следующие вопросы:

Что делают сотрудники в настоящее время?

Как хорошо они выполняют свою работу?

Как можно улучшить их работу?

Как может организация помочь работникам улучшить их работу?

Оценка работы обеспечивает установление обратной связи между руководителем и подчиненным, помогает поддерживать контроль рабочих процессов, способствует установлению контактов внутри организации.

При этом преследуются такие цели как: создание канала связи между работниками и менеджером; возможность мотивировать работников; дать работнику информацию о том, чего от него ожидают; усовершенствовать квалификацию работников.

Процесс оценки работы характеризуется следующими параметрами:

§ Оценка должна способствовать пониманию того, что ожидается от сотрудника;

§ Процесс оценки работы – это движущая сила для достижения поставленной цели;

§ Формальная оценка является основой установления эффективных связей и юридической оценки;

§ Оценка работы должна быть предметом взаимного обсуждения;

§ Частичная оценка может быть использована как инструмент совершенствования работы, особенно в случае возникновения сложных ситуаций;

§ Параметры оценки представляют для работников программу действий для достижения поставленных целей.

Немецкие специалисты в области психологии менеджмента В. Зигерт и Л. Ланг делают следующие замечания в области контроля. Неправильный контроль, нацеленный на то, чтобы «уличить», «поймать», «схватить», вызывает страх у контролируемых, в то время как он (контроль) должен стимулировать производительность и прогресс сотрудников.

При этом указанные специалисты замечают: «чем больше контроль превращается в специальный процесс, тем больше проблем возникает и у контролеров, и у подконтрольных».

Какие ошибки чаще всего возникают при проведении контроля? В. Зигерт и Л. Ланг выделяют семь.

1. Контроль не должен ограничиваться инцидентами.

Нормальный контроль – постоянная задача.

2. Тотальный контроль порождает небрежность.

Тотальный контроль делает людей несамостоятельными и нерадивыми.

3. Скрытый контроль вызывает только досаду.

То, что в обществе есть преступники, - не основание для использования преступных методов в повседневной практике управления.

4. Контролируйте не только любимый участок.

Опасность в том, что сотрудники быстро уясняют, что проверяется, а что – нет.

5. Контроль не проформа.

Кто не контролирует – тот не интересуется достижениями своих сотрудников.

6. Не контролируйте из недоверия.

Такой контроль исходит из того, что сотрудник всегда что-то делает не так, всегда «что-то» есть и нужно это «что-то» найти. Подозрительность свидетельствует о неуверенности руководителя в себе.

7. Не держите своих выводов при себе.

Негативные результаты контроля бесплодны, если не становятся предметом обсуждения.

Различают оперативный контроль и стратегический.

Для того чтобы организация работала эффективно в текущем периоде, необходимо систематически применять инструменты оперативного управления, одним из которых является контроль.

При помощи оперативных инструментов можно своевременно выявлять отклонение организации от выбранного курса и принимать более обоснованные решения для достижения намеченных целей.

Одним из таких инструментов является АВС-анализ, суть которого заключается в выявлении небольших величин в натуральном выражении, которым соответствуют большие стоимостные значения

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: