Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Глава 1. РАЗВИТИЕ АРХИВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В РОССИИ С ДРЕВНЕЙШИХ ВРЕМЕН ДО КОНЦА XX века





Введение

Прежде чем начать рассматривать проблемы архивоведения, не­обходимо остановиться на определении понятия архивоведение в целом.

Архивоведение - это комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, правовые и методические вопросы «на­уки об архивах». Ее составными компонентами являются следую­щие специальные дисциплины: теория и методика архивоведения, история и организация архивного дела, археография (в последнее время все чаще включающаяся в архивоведение), архивное право, архивоведческое терминоведение, архивный менеджмент, архивная статистика, автоматизированные архивные технологии.

Теория и методика архивоведения — одна из основных науч­ных дисциплин, входящих в понятие архивоведения. Следователь­но, архивоведение — это комплексная научная дисциплина, изу­чающая все аспекты архивного дела, а теория и методика архиво­ведения — ее основная научная дисциплина, изучающая отдель­ные аспекты «науки об архивах».

Что же конкретно изучает теория и методика архивоведения (ТИМА)?

Предметом изучения и разработки ТИМА являются следую­щие процессы и методы научной работы с доку­ментами:

1)принципы и методы отбора и организации документов, под­лежащих архивному хранению;

2)способы хранения, обеспечивающие полную сохранность материалов;

3)создание системы информации о содержании документов;

4)организация всестороннего использования документной информации;

5)организация работы архивных учреждений.

К объектам ее изучения относятся:

- текстовые документы на бумажной основе;

- научно-технические и кинофотодокументы;

- звукозаписи;

- микрофильмы и другие документы на различных носителях (материальных), хранящиеся и подлежащие хранению в архивах.



Научную основу современного архивоведения составляет иерархичная система принципов, научных методов и различных, ха­рактеризующих отдельные этапы работы с документами, признаков: критериев — при экспертизе ценности документов; характе­ристик — при описании и т.д. Но принципы и научные методы являются едиными, независимо от того, какой технологичный процесс работы с документами выполняется.

В основе принципа историзма лежит рассмотрение лю­бого общественного явления в процессе его развития, поскольку в нем обязательно имеются остатки прошлого, основы настояще­го и зачатки будущего. Так как документы являются своего рода продуктом этих явлений общественной жизни, а также средством их запечатления, то и их необходимо оценивать с учетом опреде­ленной исторической эпохи, конкретной обстановки.

Очень близко смыкаются принципы всесторонности и комплекс­ности. Принцип всесторонности требует изучения и оценки документов с учетом их внутренних и внешних особенностей в ком­плексе, т.е. — многоаспектного изучения каждого документа. Принцип комплексной оценки наиболее широко при­меняется в экспертизе ценности документов, при которой доку­менты оцениваются не как единичный факт, а в комплексе с дру­гими документами этого же архивного фонда или другого архивно­го фонда и даже с документами, хранящимися в других государ­ственных архивах.

В настоящее время архивисты называют еще один принцип — принцип социально-политической нейтрально­сти, предполагающий изучение и отбор документов, отражаю­щих жизнь во всех ее проявлениях, независимо от политической конъюнктуры или социальных пристрастий.

Изложенные принципы носят общий характер. На их базе в 1960-е гг. были сформулированы научные методы. Они явились конкретным выражением на практике названных принципов. К на­учным методам относятся системный подход, а также наряду с традиционным источниковедческим анализом функциональный и информационный анализы.

Системный подход при исследовании объекта не исключает изу­чения особенностей и закономерностей отдельных его составляю­щих. Любой объект может быть рассмотрен с системных позиций, что зачастую бывает и необходимым, и результативным. Систем­ный подход, базирующийся на принципе комплексного изучения документов, требует рассмотрения документов как элементов той или иной системы документации. Более того, при изучении доку­менты должны сопоставляться не только с документами того уч­реждения, продуктами деятельности которого они являются, но и с документами учреждений всей системы.

Суть функционального анализа заключается в том, чтобы оцени­вать документы, исходя из функций учреждения и самих доку­ментов. Он основан на том, что функции учреждений неравно­значны, следовательно, документы, созданные для их реализа­ции, также несут неравнозначную информацию.

Функциональный метод в свою очередь является не только на­учным методом оценки и изучения документов, но и способом прогнозирования информационного состава Архивного фонда стра­ны. На его основе определяются те комплекты документов, кото­рые должны будут в будущем найти отражение в составе АФ РФ. Функциональный метод применяется наряду с ретроспективным прогнозированием, при котором непосредственно изучается со­держание созданных документов. Последний дает возможность предполагать, какие документы, аналогичные своим предшествен­никам, должны войти в состав АФ РФ. Оба метода прогнозирова­ния применяются взаимосвязанно, так как ретроспективное про­гнозирование существенно дополняет результаты функциональ­ного прогнозирования.

В настоящее время широко применяется также информационный метод. Так как документы содержат информацию, которая нерав­нозначна и способна проявляться в различных видах и формах, то необходимо учитывать ее значение и изучать явления ее повторяе­мости. При рассмотрении информации, заключенной в докумен­тах, встает вопрос ее диалектической взаимосвязи с содержанием документов. В настоящее время для количественного измерения ин­формации, заключенной в документах, в архивоведении применя­ются математические методы.

До 1960-х гг. основным методом был источниковедческий анализ. Он дает возможность изучения всех внутренних и внешних осо­бенностей документа, т.е. его авторства, происхождения и т.д., а также языка документа, его формы, материала, на котором он изготовлен.

В настоящее время архивоведение оперирует всеми научными методами.

Архивоведение как комплексная научная дисциплина не суще­ствует изолированно. Решая свои задачи, оно тесно взаимодей­ствует с гуманитарными и естественными науками и научными дисциплинами: исторической наукой, историей естествознания и техники, историей литературы и искусства, историей государства, историей государственных учреждений, источниковедением, вспо­могательными историческими дисциплинами, документоведением, информатикой, а также кибернетикой, математикой, физи­кой, химией, биологией и другими.

Рассмотрим некоторые из них.

Историческая наука изучает процесс развития человеческого общества, его законы и движущие силы. Исходя из достижений этой науки, архивоведение разрабатывает методы работы с доку­ментами.

История государственных учреждений изучает системы и функ­ции учреждений, организаций и предприятий со времени их воз­никновения до наших дней. Эта научная дисциплина помогает оп­ределить пути организации архивных фондов разных учреждений в зависимости от их значения, масштаба деятельности и функций.

В близкой связи с архивоведением находится источниковеде­ние. Оно вооружает архивоведение методами исследования доку­ментов, а также помогает провести анализ их внутренних и внеш­них особенностей с целью отбора документов на государственное хранение, их классификацию и описание.

К вспомогательным историческим дисциплинам относятся:

палеография — изучает начертания письменных знаков и другие внешние признаки рукописей с целью их прочтения, да­тировки и установления подлинности, помогает установить вре­мя и место создания документа, его авторство, помогает прочте­нию и пониманию древних документов;

дипломатика — изучает происхождение и структуру различ­ных официальных документов и разрабатывает методику получе­ния из них данных о процессах общественного развития, помогает определить подлинность, дату создания документов, их авторство и т.п.;

историческая хронология — изучает системы время­исчисления, существовавшие в прошлом, в целях соотнесения их с современными, а также уточнения времени и места создания документов;

историческая метрология — изучает системы мер, использующиеся в прошлом в целях соотнесения их с современ­ными, помогает прочтению и пониманию текста документов, а также уточняет время и место их создания;

сфрагистика — изучает временную государственную, территориальную, ведомственную, фамильную и личную принадлеж­ность печатей, помогает установить подлинность, авторство и время создания документа;

геральдика — изучает изображение на гербах, историю и социально-правовое значение гербов, дает аналогичные сфрагис­тике данные при изучении документов.

Также имеют важное значение и другие вспомогательные ис­торические дисциплины, такие, как эпиграфика, генеалогия, ну­мизматика, историческая география.

Следующая научная дисциплина, с которой тесно взаимодей­ствует архивоведение, — это документоведение.

Она изучает закономерности образования документов и разра­батывает способы их создания, принципы организации докумен­тооборота и построения систем документации. Эта научная дис­циплина помогает архивисту проникнуть в сущность документов и их комплексов на стадии возникновения и тем самым выбрать правильную форму их организации в архивах.

Документоведение расширяет возможности архивистов, созда­вая условия, позволяющие решать многие архивоведческие воп­росы уже на стадии управления. Так, архивисту целесообразнее оценивать документы, имея дело не с отработанными документ­ными системами, поступившими в госархивы, а с системами, еще только складывающимися в управлении. Использование ме­тодов документоведения открывает широкую перспективу для по­становки самых различных экспериментов в архивоведении.

Таким образом, современное архивоведение не только зани­мается изучением ретроспективной документальной информации, но все более глубоко начинает проникать в суть процессов, про­исходящих с документами в управлении. Общие для документове­дения и архивоведения вопросы классификации документов, экс­пертизы их ценности и описания решаются каждой дисципли­ной, исходя из специфики делопроизводства и архивного дела.

В архивоведение все более проникает кибернетика — наука о процессах управления в сложных динамических системах. Важным для архивоведения является такой раздел кибернетики, как тео­рия информации, на основе которой внедряются механизи­рованные и автоматизированные системы поиска сведений о со­держании документов.

Информатика — изучает на основе достижений кибернетики структуру и общие свойства научной информации, закономер­ности создания, преобразования, передачи и использования информации в различных сферах человеческой деятельности. Информационный подход дает возможность обработки инфор­мации с целью введения ее в механические и автоматические чи­тающие устройства.

Достижения физики, химии, биологии и других наук также помогают архивистам решать вопросы сохранности документов.

Таким образом, архивоведение широко связано с рядом наук и научных дисциплин, оно использует их достижения и само спо­собствует развитию соответствующих отраслей науки.

 

Организация комплектования

Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в ве­домственном и государственном архивах.

Передача дел на хранение в ведомственный архив. После опера­тивной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ве­домственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел необходимо проверить:

правильность формирования и оформления дел;

соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и коли­чество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирования дела предполагает установление соответ­ствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, кото­рые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвер­гаться в структурном подразделении полному оформлению. Это зна­чит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и след­ственные дела, а также другие категории дел составляется внут­ренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов дела, на которых нахо­дится документ.

Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи — очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговре­менного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в объединенные меж­ведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным согла­шением между ведомством и Росархивом.

Ниже приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения.

 

Вид документации   Срок хранения, лет
Записи актов гражданского состояния.; документы по личному составу; записи нотариальных действий и судебных дел; хозяйственные книги    
Научная, технологическая, патентная документация    
Конструкторская документация  
Проектная документация по капитальному строительству    
Телеметрическая документация    
Кинодокументы, фонодокументы, видеофонограммы    
Фотодокументы    
Документы на машинных носителях    

Передача дел на хранение в государственных архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреж­дения, а также по актам приема-передачи.

В государственном архиве строго следят за соблюдением сро­ков передачи документов от источника комплектования в госар­хив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в государственный архив.

Источники комплектования   Срок передачи, лет
Федеральные органы государственной власти; Генеральная прокуратура РФ; органы государственной власти и прокуратуры республик; отраслевые академии; государственные объединения; учреждения, организации, предприятия федерального и республиканского подчинения  
Органы государственной власти и прокуратура краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов; прокуратура городов и районов, государственных учреждений, организаций, предприятий краевого, областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения    
Органы местного самоуправления; учреждения, организации, предприятия городского и районного подчинения; предприятия сельского хозяйства  
Совместные предприятия с участием государства; организации и объединения смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности    

Передача документов из каждого учреждения — источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 — 5 лет (в зависимости от объема документов фондооб­разователя). Естественно, что если у архива 200 источников комп­лектования, регулярное комплектование возможно только при со­ставлении графика приема документов из учреждений. Комплек­тование государственного архива документами данного фондооб­разователя осуществляется в несколько этапов:

сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государствен­ного архива для проверки физического и санитарно-гигиеничес­кого состояния дел, оформления дел и т.д.;

наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо цен­ных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи де­лается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передаю­щее документы, и архив, в который они поступают, причина пе­редачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвида­ция учреждения), а также реальное количество передаваемых ко­пий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверж­дения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах опи­си, переданных в государственный архив, делается отметка о пе­редаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

Прием документов от источников комплектования негосудар­ственной части Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондооб­разователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делоп­роизводства. Собственники документов могут передавать свои до­кументы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на доку­менты оформляется соглашением (договором) с архивным уч­реждением.

В случае необходимости условия хранения и использования до­кументов могут включать ограничения права доступа и использо­вания документов, содержащих тайну личной жизни, коммерчес­кую тайну, являющихся объектом авторского права и др.

Документы личного происхождения также могут поступать в государственный архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании докумен­тов бесхозными, по договору купли-продажи.

На временное хранение (депонент) документы личного про­исхождения передаются на основании личного заявления вла­дельца.

При приеме документов также составляется акт приема-пере­дачи, к которому прилагается сдаточная опись.

Особо важное значение имеет договор между архивом и вла­дельцем, поскольку на его основе документы передаются в госу­дарственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт.

В современных условиях архивисту зачастую необходимо ис­пользовать методы «активного комплектования»:

проведение бесед с фондообразователями о важности сохране­ния их документов;

выявление потенциальных источников комплектования в орга­нах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни;

анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-по­литической жизни, запись устных воспоминаний;

сбор воспоминаний, составление хроники событий;

сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.

Основой работы по «активному комплектованию» является вы­сокий профессионализм, компетентность, вежливость и актив­ная жизненная позиция архивиста.

 

Архивные описи

Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел.

Архивная опись выполняет три важнейшие функции: инфор­мационную (раскрывает состав и содержание документов), учет­ную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

Информационная функция описи реализуется в процессе описа­ния каждого дела на карточках при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом.

Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие по­рядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необхо­димой исследователям информации.

Классификационная функция описи закрепляет и отражает наи­более рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с историчес­ки сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т. е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к опи­си. Как правило, архивные описи составляются еще в учреждени­ях. Но и в государственных архивах описи составляются при усо­вершенствовании системы научно-справочного аппарата, при пе­реработке неудовлетворительно описанных документов.

Опись является одним из самых древних архивных справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XIII в. Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки тео­ретических основ описания относится к XIX в. Единая форма архив­ной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940- 1950-х гг.

 

Система каталогов в архиве

Определение вида каталога

Определение вида каталога, создание которого предполагает­ся, зависит от состава и содержания документов, а также от нали­чия других видов каталогов.

При определении состава каталогов конкретного государствен­ного архива учитываются: ранг и профиль архива; структура, со­став и содержание фондов архива; степень разработанности фон­дов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качественный уровень других типов архивных справочников; материально-технические возможности архива.

В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов: логической структуры и алфавитной структуры.

Если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.

Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.

В свою очередь каталоги логической структуры по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидно­сти (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а ка­талоги алфавитной структуры — на предметные и их разновидно­сти, именной и географический (рис. 12). В свою очередь каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными.

Для архивов федерального и регионального уровней основу си­стемы каталогов составляют систематический и именной каталоги.

 


Рис. 12. Классификация каталогов

Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятель­ности общества и располагается в логической последовательности. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть со­ставлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).

В тематическом каталоге документная информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубрикам, расположенным в логической последовательности.

Условием самостоятельного существования тематического ка­талога в архиве, где ведется систематический каталог, является группировка информации по признаку, отсутствующему в систе­матическом каталоге.

В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем — по подведомственности, а далее — по типам учреждений (банки, заводы, общества, това­рищества, управления) в алфавитном порядке, внутри — по ал­фавиту их наименований.

В каталоге по истории административно-территориального де­ления документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (географических наименований). Затем сис­тематизация проводится в логической и хронологической после­довательности.

Если надо описать документы с точки зрения времени их со­здания, то составляют хронологический каталог. В этом каталоге сведения о документах группируются по периодам вре­мени, векам, годам, месяцам, числам.

Хронологический каталог создается, как правило, там, где хра­нятся древние рукописи. Описание рукописей в таком каталоге да­ется по времени их создания или по времени освещаемых событий.

Если архив задался целью выявить, каких предметов — учреж­дений, событий, лиц, географических наименований — касаются его документы, то создается предметный каталог или как его разновидности именной и географический.

В именном каталоге информация классифицируется по алфави­ту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хроноло­гической или другой последовательности.

В географическом каталоге документная информация класси­фицируется по алфавиту географических и топографических объек­тов (названий стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). Основой клас­сификации может быть также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологичес­кой или тематической последовательности.

Название каталога будет определяться в зависимости от того, что положено в основу его деления: если в основе делений ката­лога взяты темы, то каталог по виду будет тематический (пред­метно-тематический), если предмет, — то предметный, если от­расли человеческих знаний или деятельности, — то системати­ческий и т.д.

 

Архивные путеводители

Путеводитель — архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами пу­теводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива(ов), краткий справочник по фондам архива(ов), тематический путеводитель по фондам архива(ов).

Путеводитель по архивам (архиву) — вид путеводителя по фон­дам архивов, содержащий систематизированный перечень архи­вов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих посто­янное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Рос­сийской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путе­водителе по архивам выступает архив или любое из перечислен­ных выше хранилищ документов АФ РФ.

Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного и сокращенного), адреса архива (пол­ные адресные данные), количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может содержать список изданных справочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-технической документации (НТД) указывается их объем и крайние даты.

Путеводитель по фондам архива — вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизирован­ном порядке и предназначенного для общего ознакомления с со­ставом и содержанием фондов архива.

Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путе­водителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть доку­ментов этих фондов архива(ов), в которой заключена информа­ция по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводи­тель могут создаваться по фондам всех или нескольких архивов любого региона, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива(ов).

Подробно рассмотрим методику создания подобного рода архив­ных справочников на примере путеводителя по фондам архива.

Любой путеводитель состоит из двух частей: характеристик фондов (документов) и справочного аппарата.

 

Справочный аппарат к обзору

Рассмотрим вторую часть обзоров документов — справочный аппарат.

На титульном листе обзора архивного фонда после названия архи­ва указывается тип справочника — обзор фонда, номер фонда, край­ние даты документов, год издания или год составления обзора.

На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следуют название темы обзора, крайние даты доку­ментов по теме, год издания (составления) обзора.

Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии к описи.

В предисловии к тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы.

Характеристика основных групп фондообразователей показыва­ет взаимосвязи в содержании документов и, таким образом, значе­ние и место соответствующих категорий материалов при разработ­ке темы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то историческая часть подготавливается по образцу предисловия к обзору фонда.

В археографической части предисловия к тематическому обзору кроме общепринятых положений даются сведения о документах по теме, которые по какой-либо причине не вошли в справочник.

Методика составления списка сокращений, указателей и оглав­ления к обзорам документов аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.

Для тематических обзоров составляется список фондов, инфор­мация о которых включена в обзор, а в необходимых случаях — библиографический список.

 

Основы архивной эвристики

Эвристика (от греч. heurisko — отыскиваю, открываю) — на­ука, изучающая методы получения нового знания (эвристиче­ские методы), а также процесс продуктивного творческого мышления.

Архивная эвристика — направление архивоведения, изучающее
методику поиска ретроспективной документной информации в
целях эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов. Основной задачей архивной эвристики является поиск документной информации как для учреждений, предприятий и организаций, так и для исследовательской работы специалистов по выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме.

Для выполнения этой задачи архивной эвристики необходимы:

1) наличие научных принципов организации Архивного фонда РФ и формирования хранящихся в архивах документов;

2) организация современного Архивного фонда РФ как целос­тной системы государственных и ведомственных хранилищ оп­ределенного профиля архивов учреждений;

3) существование системы учетного и научно-справочного ап­парата государственных архивов.

Каждому, кто работает в архиве, необходимо знание методики поиска информации по архивным справочникам. Основными эта­пами поиска документов являются:

1) установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие интересующую иссле­дователей информацию;

2) поиск на межархивном уровне, на котором следует устано­вить название архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования;

3) поиск на уровне архива, когда в архиве устанавливаются или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в ко­торых отложились нужные документы;

4) поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера единиц хранения. Если к данному фонду составлено несколько опи­сей, поиск усложнится. Следует установить, какая именно опись, часть или том описи нужны, установить номер и название описи;

5) поиск на уровне дела, документа, документной информации.

Поиск первичной документной информации начинается с оп­ределения архивного шифра — совокупности поисковых данных, позволяющих безошибочно разыскать нужный документ в недрах архива. При поиске документа в делопроизводстве роль архивного шифра играет регистрационный номер документа, а если доку­мент исполнен и подшит в дело — индекс дела по номенклатуре. В архиве учреждения шифр несколько удлиняется — он состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по годовому разделу сводной описи дел постоянного или долговременного хранения, дел по личному составу, номера листа. В государственном (муници­пальном) архиве архивный шифр складывается из названия архи­ва, номера фонда, номера описи, номера дела по описи и номера листа. Архивный шифр обязательно должен быть проставлен в тре­бовании на выдачу дел, заполняемом исследователем в читаль­ном зале. Кроме того, шифр может включать в себя дополнитель­ные элементы информации — часть или том описи, номер короб­ки или картона и др. Сотрудник архивохранилища, в которое по­ступило требование, по шифру может найти любое дело с помо­щью топографического указателя. Таким образом, самое главное в Поиске — точно установить архивный шифр.

Поиск документов в делопроизводстве, ведомственном и государственном архивах имеет свою специфику.

 

Основные функции управления

В современном мире, чтобы быть конкурентоспособными, эффективными и готовыми к постоянному развитию, необходимо знать современные методы и технологии управления и уметь ими пользоваться.

Управление в целом — это общее свойство, присущее техни­ко-технологическим, биологическим и социальным системам:

1)для сохранения или поддержания существующих парамет­ров системы;

2)изменения каких-либо параметров на величину (+);

3)изменения каких-либо параметров на величину (-), т.е. све­дения существующих параметров к 0.

Виды управления определяются предполагаемым или реаль­ным объектом управления, при этом существуют:

технико-технологические системы управления (неживые);

автоматизированные системы управления технологическими процессами;

биологические системы (живые);









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2019 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.