Работа с документами. Документы в журнале и в списках документов.

Документы могут храниться в журнале и в списке документов. В списках документов хранятся документы одного вида, а в журналах документов могут храниться документы различных видов.

Так, например, в списке документов Заказы покупателей хранятся только документы вида Заказ покупателя, а в журнале документов Журнал Заказы покупателей кроме документов этого вида присутствуют документы Корректировка заказа покупателей, Резервирование товаров, Закрытие заказов покупателей.

Для вывода на экран конкретного журнала (списка документов) могут использоваться пункты главного меню. Вывести на экран журналы документов можно с помощью кнопок панелей инструментов конфигурации.

Окно с журналом документов в общем случае представляет собой таблицу, имеющую следующие графы (колонки):

• УУ, БУ, НУ – галочками отмечены варианты проведения документов: по управленческому учету, по бухгалтерскому учету, по налоговому учету.
• Если документ не проводится по бухгалтерскому или налоговому учету и обязательно проводится по управленческому учету (например, документ Заказ покупателя), то в списке или журнале документов эти флаги отображаться не будут.
• Дата, время – дата и время оформления документа.
• Номер – номер документа.
• Вид документа – наименование вида документа.
• Вид операции – наименование вида операции, совершаемой с помощью документа.
• Вид передачи – используется только в журналах складских операций, отображается вид отгрузки или поступления товара: На склад или По ордеру.
• Сумма – сумма по документу.
• Валюта – валюта документа.
• Контрагент – в этом поле отображается информация о клиенте, для которого оформлен данный документ.
• Информация – в этом поле отображается дополнительная информация в зависимости от вида документа. Например, склад торгового предприятия, расчетный счет, договор контрагента или вид документа Событие.
• Организация – в этом поле отображается информация о той организации, от имени которой оформляется документ.
• Ответственный – сотрудник (менеджер), отвечающий за оформление документа.
• Склад – склад, который указан в документе (только для журналов и списков тех документов, в которых он определен).
• Комментарий – дополнительная информация по документу в журнале.

В журналах Заказы поставщикам (Заказы покупателей) дополнительно отображается информация о дате оплаты и дате поступления (отгрузке) по заказу.

С помощью пункта меню Настройка списка, вызываемого по кнопке Действия, можно настроить порядок и состав отображаемых колонок в списках и журналах документов.

Любой список (в том числе и справочник) можно распечатать или вывести в файл определенного формата. Для этого предназначен пункт меню Вывести список, вызываемый по кнопке Действия. Список можно вывести в табличный документ, а затем распечатать или сохранить его в формате Excel (пункт меню Файл › Сохранить копию).

Каждая строка журнала является ссылкой на документ.

Документы в журнале показываются в соответствии с установленным интервалом видимости документов.

Для установки и изменения интервала видимости документов сразу во всех журналах необходимо, находясь в любом журнале, выбрать пункт меню Действия – Установить интервал дат. В появившемся диалоговом окне можно установить нужный интервал видимости и установить флаг Использовать эту настройку периода при открытии.

По значениям реквизитов, которые выводятся в графах журнала, можно осуществлять произвольный поиск и отбор документов.

Кнопка Перейти служит для просмотра движений по регистрам, которые были сделаны в результате проведения документа. При нажатии на кнопку открывается список тех регистров, но которым произошло движение в результате проведения документа, на котором установлен курсор в журнале документов.

Пункт меню Движения документа по регистрам показывает обобщенный отчет о проведении документа по регистрам. Пункт меню Структура подчиненности документа показывает структуру оформления документа.

В журналах Заказы покупателей и Заказы поставщикам при нажатии на кнопку открывается дополнительный пункт меню Документы по заказу покупателя (Документы по заказу поставщика). При выборе этого пункта меню открывается список документов, оформленных по тому заказу покупателя (заказу поставщика), на котором установлен курсив в журнале документов.

Самая левая графа журнала – служебная. В ней различными значками обозначается состояние документа.

• Проведенный документ
• Не проведенный документ
• Документ, помеченный на удаление

Диалог документа

Многие документы в конфигурации имеют похожую диалоговую форму. Конечно, в каждом документе своя специфика (она будет рассмотрена несколько позже при описании назначения документа с точки зрения его роли для выполнения торговой или финансовой операции), однако общие правила заполнения и структура достаточно типичны для всех документов.

В заголовке диалоговой формы документа указан вид операции, проводимой документом, и статус документа (Новый, Не проведен, Проведен). Например, Реализация товаров и услуг: продажа, комиссия. Проведен.

Если при редактировании документа произведены какие-либо изменения, в конце заголовка появляется звездочка. При закрытии формы измененного документа конфигурация будет спрашивать пользователя, сохранить ли сделанные изменения. При сохранении проведенного документа он автоматически перепроводится.

В том случае, если корректируемый документ имеет дату, отличную от текущей, он будет проводиться в неоперативном режиме.

Документ имеет несколько закладок. Количество закладок в документе зависит от его вида. В документе могут присутствовать следующие закладки: Товары, Услуги, Тара, Дополнительно, Серийные номера, Состав набора.

На закладке Товары вводятся сведения об основных реквизитах документа, а также заполняется информация о номенклатурных позициях.

При оформлении поступления услуг на закладке Услуги заполняется информация об услугах, которые были оказаны сторонними организациями, но не влияют на себестоимость товаров. Услуги, оказываемые торговой организацией при отгрузке товаров, заполняются в документах реализации на закладке Услуги.

Внимание!
Услуги (дополнительные расходы), влияющие на себестоимость товаров, оформляются документом Поступление доп. расходов.

На закладке Дополнительно можно откорректировать информацию о подразделении торгового предприятия, об ответственном лице торгового предприятия. Если в торговом предприятии ведется учет по проектам, то на этой закладке вводится информация о проекте.

На этой же закладке при продаже товаров отображается информация о дополнительных данных по отгрузке товаров: адрес доставки, информация о доверенности и т. д. Там же справочно отображается информация о сумме взаиморасчетов по договору с контрагентом в валюте взаиморасчетов.

Изменение курса взаиморасчетов производится в отдельном диалоговом окне Цены и валюта.

Информация на закладке Тара заполняется только в том случае, если тара принимается у поставщика и передастся покупателю на условиях возврата. Если тара не подлежит возврату, то информация о ней заполняется на закладке Товары вместе с позициями номенклатуры.

На закладке Серийные номера заполняется информация о серийных номерах товаров.

На закладке Состав набора отображается состав набора-комплекта. В качестве набора-комплекта используется набор товаров, которые не требуют предварительной сборки.

Реквизиты документа

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: