Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

Цель делопроизводственного обеспечения - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

• своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
• доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
• печатание документов по кадровым вопросам;
• регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
• формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;
• копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
• контроль за исполнением документов;
• передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором - децентрализованным.

На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ - во всех подразде­лениях, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается на секретаря руководителя кадровой службы или назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации.

В системе управления персоналом внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

• - плановая (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности персонала, оплата труда и т.д.);
• - первичная учетная (по учету труда и заработной платы);
• - отчетно-статистическая (по численности, заработной
• - плате, производительности труда, высвобождению работников и т.д.);
• - по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам и т.д.);
• - организационно-распорядительная (письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, постановления, приказы, распоряжения и т.д.).

Кадровая служба в обязательном порядке ведет следующие документы, которые соответствуют ее функциональному назначению: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела и т.д. Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

Исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и об увольнении, о переводе, перемещении и т.д.), план по подготовке и повышению квалификации персонала, данные по текучести кадров, график отпусков, штатное расписание, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение и т.д.

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет руководитель системы управления персоналом.

Классификация и состав документации, используемой в управлении персоналом

Классификация и состав документации,

используемой в управлении персоналом.

В системе управления персоналом организации обращаются следующие виды документации:

• организационно-кадровая документация;

• документация по личному составу;

• организационно-распорядительная документация (в составе распорядительной и информационно-справочной документации).

В состав организационно-кадровой документации входят устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), положения о структурных подразделениях, положения (инструкции, стандарты предприятия) по выполнению отдельных видов работ (например, инструкция по кадровому делопроизводству), должностные инструкции.

Документация по личному составу включает приказы (распоряжения) по кадрам, трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии, резюме, рекомендации, заявления, характеристики, трудовые книжки, обязательства о неразглашении коммерческой тайны, разного рода справки и др.

В состав организационно-распорядительной документации входят; распорядительная документация - приказы по основному производству, постановления, распоряжения, указания, решения;

информационно-справочная документация - письма, телеграммы, факсы, телефонограммы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки.

Кроме того, в системе управления персоналом организации обращается плановая, отчетно-статистическая документация, документация по социальному обеспечению. В структурных подразделениях разрабатывается и используется ряд других документов внутреннего характера, связанных с управлением персоналом.

В связи с большим и зачастую неоправданным разнообразием используемых в системе управления персоналом документов, отдельные их виды (например, учетные формы) подверглись унификации, требования к оформлению других видов, в частности, к оформлению организационно-распорядительной документации-стандартизации.

Унификация и стандартизация кадровой документации весьма целесообразны и этой работе в стране уделяется большое внимание.

Планирование персонала и организации

Планирование персонала как одна из важных функций управления персоналом состоит в количественном, качественном, временном и пространственном определении потребности в персонале, необходимом для достижения целей организации. Планирование персонала основывается на стратегии развития организации, ее кадровой политики.

Функция планирования кадров становится все более важной в обеспечении стратегии организации, поскольку точный учет будущих потребностей позволяет четко ориентироваться при разработке планов повышения квалификации и работы с резервом. Однако надо отметить, что запланированные программы экономического роста организации все чаще не обеспечиваются соответствующими управленческими кадрами, в них больше внимания уделяется вопросам финансирования и инвестиций.

Целью планирования персонала является определение его количественного и качественного состава, что обеспечивает развитие предприятия, его экономический рост в кратко-, средне-и долгосрочный период.

Планирование персонала может осуществляться по следующим направлениям:

структурно определенное планирование, т.е. планирование, основанное на разделении труда согласно производственного процесса;

индивидуальное планирование - планирование карьеры сотрудника, планирование обновление персонала;

коллективное планирование - планирование персонала коллектива или отдельных его групп.

Краткосрочное планирование - распространяется на период не более одного года.

Среднесрочное планирование - предусматривает разработку планов на период от одного года до пяти лет.

Долгосрочное планирование - это разработка планов более чем на пять лет.

За краткосрочного планирования персонала преимущественно уделяется внимание его использованию, по средне-и долгосрочного - вопросам набора, развития и увольнения работников с работы.

Первоначальным этапом планирования персонала является планирование потребности в нем, то есть определение качественной и количественной потребности в персонале, которая обусловлена ​​экономическим состоянием предприятия.

Определяя потребность в персонале, необходимо учитывать конъюнктуру рынка, владеть ситуацией на рынке труда, с тем чтобы обеспечить эффективное покрытие потребности организации в квалифицированных работниках, что является предпосылкой реализации ее целей. Целесообразно проводить исследования рынка с целью определения текущих и перспективных потребностей в персонале с учетом его количества и качества, развития производства для собственного подготовки новых рабочих мест и требований к работникам, привлечение персонала, личные качества которого соответствуют требованиям, которые ставит организация.

Планирование потребности производится по категориям персонала: рабочие, профессионалы, специалисты и технические служащие. Потребность в работниках планируется отдельно для основного и вспомогательного производств, по профессиям, а также исходя из сложности работ - по квалификации. Профессионалы, специалисты, технические служащие группируются по видам деятельности в соответствии с функциями управления предприятием.

Сопоставление плановой потребности и фактической численности работников позволяет определить изменения численности по профессиям и должностными группами, служит основой для разработки программ развития персонала. При этом вакансии используются прежде всего для ротации персонала, планирование служебной карьеры и профессионального роста сотрудников, разработка программы переподготовки и повышения квалификации для успешного освоения работы на новом рабочем месте. Источником комплектования вакансий прежде всего должны быть работники, высвобожденные с других видов деятельности и участков производства.

Качественная потребность определяется на основе профессионально-квалификационного деления работ, требований к рабочим местам и должностям, штатного расписания организации и ее структурных подразделений.

Определение количественной потребности в персонале предусматривает установление исходных данных для расчета и непосредственный расчет необходимой численности работников на определенный период времени, рабочих мест, объема расходов.

Дополнительная потребность (абсолютный прирост численности) обеспечивается за счет найма молодежи, которая заканчивает профессиональные учебные заведения, и набора новых сотрудников. Подбор персонала осуществляется как своими силами, так и через службы занятости, а также независимыми кадровыми центрами и фирмами.

Планирование набора персонала основывается на прогнозе, на основе которого определяется потребность в замене или дополнительном наборе сотрудников. При этом учитываются их качественные и количественные характеристики. Планирование набора осуществляется исходя из объема и структуры будущей потребности в персонале (например, приоритет внутреннего набора сотрудников перед внешним, приглашение на работу образованных работников, привлечение сотрудников социально нестабильных слоев). Качественное и количественное планирование набора персонала состоит в определении количества работников каждой категории персонала, которые должны быть наняты на работу на внутреннем или внешнем рынке рабочей силы.

Подбор персонала может осуществляться на основе следующих процедур:

анализ представленных с заявлением документов (свидетельства, биографии, характеристики и т.д.);

собеседования при найме (в произвольной или подготовленной заранее форме);

психологические тесты;

оценивания личности через моделирование типичных для соответствующего рабочего места ситуаций.

Сейчас важно планирование высвобождения персонала, что связано с появлением избытка рабочей силы по сравнению с запланированной потребностью в ней. При этом необходимо выяснить причины возникновения избытка рабочей силы посредством проверки структурных подразделений и определения, в каком из них появился избыток рабочей силы. Причины высвобождения могут быть следующие:

прекращение производства за нецелесообразности существования предприятия;

длительный спад занятости работников;

характерны для всей отрасли процессы свертывания производства;

ограниченный или неограниченный дефицит капитала;

новые направления технического развития;

изменения требований к рабочим местам;

изменения организационной структуры.

Планирование высвобождения персонала требуется для установки и своевременного или опережающего уменьшения его «излишков». Опережающий высвобождения персонала с помощью прогнозов по высвобождению персонала и планирования альтернативного использования работников, изменение рабочего места внутри предприятия, отказ от принятия новых работников, их добровольное увольнение, а также разработка новых условий работы способствует избежанию излишков рабочей силы и заблаговременному сокращению штата.

Опережающее планирование высвобождения персонала широко применяется на предприятиях Западной Европы. Это объясняется тем, что персонал рассматривается как человеческий капитал, как решающий фактор успеха деятельности предприятия, поскольку персонал должен использоваться в течение длительного периода и в него были сделаны капиталовложения (например, на мероприятия, связанные с первоначальной и последующей образованием работников).

Маркетинг персонала

Маркетинг персонала – вид управленческой деятельности, направленный на определение и удовлетворение потребности организации в персонале .

Лизинг персонала

staffleasing (лизинг персонала) - это правоотношения, которые возникают, когда рекрутинговое агентство заключает трудовой договор с работником от своего имени, а потом направляет его на работу в какую-либо компанию на относительно длительный срок - от трех месяцев до нескольких лет. В основном это практикуется в тех случаях, когда услуги квалифицированного специалиста требуются с определенной регулярностью;

- temporarystaffing (подбор временного персонала) используется при краткосрочных проектах или работах, имеющих срок от одного дня до 2-3 месяцев. Здесь, как правило, речь идет о найме административного и обслуживающего персонала на время проведения выставок, конференций, маркетинговых исследований, промоушн-акций, на время болезни или отпуска штатных сотрудников;

- outstaffing (выведение персонала за штат). В этом случае рекрутинговое агентство не подбирает сотрудников, а оформляет в свой штат уже существующий персонал компании-клиента. При этом сотрудники продолжают работать на прежнем месте и выполнять свои функции;

- outsourcing (внешний источник). В данной ситуации компания передает какую-либо из своих функций внешней компании (подразделению другой компании). То есть клиент как бы покупает у фирмы услугу, а не труд конкретных работников. Как правило, на аутсорсинг переводят работы, необходимые для поддержания жизнеобеспечения компании, но не являющиеся профильными для нее: обслуживание компьютерных сетей, логистику, маркетинговые исследования или уборку помещений.

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: