Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Разработка номенклатуры дел структурного подразделения





Разработка номенклатуры дел структурного подразделения является начальным этапом создания номенклатуры дел предприятия.

Ответственность за своевременную и качественную разработку номенклатуры дел несет руководитель структурного подразделения.

Оформление номенклатуры дел возлагается на секретаря подразделения. К разработке номенклатуры дел привлекаются руководителя структурных звеньев подразделения, специалисты, хорошо знающие документацию на закрепленных за ними участках.

Составлению номенклатуры дел предшествует изучение состава, содержания, количества документов, образующихся в деятельности структурного подразделения, а также его взаимосвязей. В этих целях надлежит использовать положение о подразделении, штатное расписание, планы и отчеты о работе, номенклатуры дел и описи дел за прошлые годы, перечень постоянных корреспондентов, классификаторы, справочные картотеки.

Разработка номенклатуры дел предприятия

Номенклатура дел предприятия составляется службой ДОУ на основе обработанных и отредактированных номенклатур дел структурных под­разделений.

Составление номенклатуры дел предприятия на предстоящий календарный год осуществляется в последнем квартале предшествующего года.

При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанно сроков хранения.

Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.



В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст(содержательная часть), подпись, гриф согласования.

Номенклатура дел кадровой службы является выпиской из номенклатуры дел предприятия, подписывается руководителем этой службы и не содержит грифа утверждения

В течение года в номенклатуру дел предприятия вносятся сведения о заведении новых дел и др. По окончании года оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме, установленной архивными органами. Итоговая запись номенклатуры дел предприятия составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

Утвержденная номенклатура дел предприятия может вводиться в память ЭВМ и храниться на машинных носителях.

 

Содержательная часть

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5 граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей) и № статьи по перечню, примечания.

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

· индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

· порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

Первым разделом номенклатуры является "секретариат" ("дирекция", "отдел ДОУ", "общий отдел"), ему присваивается индекс "I".

Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2, 3 и т. д.).

При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов но­менклатуры могут быть использованы направления деятельности пред­приятия или должности руководителей и специалистов предприятия. Например:

1 - генеральный директор;

2 - заместитель директора;

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с при­своением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих вдело.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную доку­ментацию.

Далее- содержащих плановые и отчетные документы.

Затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

· заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

· заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

· заголовки типа “Переписка по кадрам”, “Разные документы”, “Справочные материалы” и т.п. не допускаются.

· Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дела образует следующие элементы:

· название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);

· название предприятия или его структурного подразделения;

· адресат или корреспондент документа;

· краткое содержание документов дела;

· название территории (местности), с которой связано содержа­ние документов дела;

· даты (период), к которым относятся документы дела;

· указание на копийность документов дела.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово “Копии” - в конце заголовка. Например: “Приказы директора предприятия по основной деятельности за 1996 год. Копии”.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: “Протоколы заседания аттестационной комиссии предприятия за 1998 год”.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: “Переписка со службой занятости по вопросам подбора кадров”.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, они не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Например: “Переписка с высшими учебными заведениями о приглашении на работу выпускников”.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор.

Например: “Годовой план повышения квалификации специалистов фирмы на 2000 год”.

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: “Приказы директора предприятия по личному составу за 2000 год”.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Например: “Документы о проведении аттестации сотрудников фирмы (списки сотрудников графики, справки)”.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются “пе­реходящими” и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же ин­дексом.









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2019 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.