|
Экспертиза проводится путем полистного просмотра дел.Результаты экспертизы оформляются описями дел и актами о выделении документов к уничтожению (по формам, установленным архивными органами). Акт о выделении документов и дел на уничтожение за соответствующий период составляется после оформления описей за этот же период. Дела включаются в акт на уничтожение, если предусмотренный для них срок истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с пятилетним сроком хранения, законченные производством в 1990г., включаются в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1996 г. В акт на уничтожение не следует включать документы, в отношении которых действующие перечни документов со сроками хранения не содержат определенных указаний о сроках их хранения, а у ЭК нет твердого мнения об их ценности. ЭК рассматривает акты на уничтожение одновременно с описями дел за этот период. После утверждения описей ЭК акт о выделении дел к уничтожению утверждается руководителем предприятия, а дела, включенные в акт, подлежат уничтожению в установленном порядке. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы: - документы, предназначенные для архивного хранения; - документы, подлежащие уничтожению; - документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве. Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления: - документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела; - произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором; - подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле (см. ниже); - на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел (Листы внутренней описи нумеруются отдельно), если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела; - переплести дело или прошить его в четыре прокола; - дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их необязательна. Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы: · дела по личному составу предприятия (для большинства фирм это основные документы, передающиеся в архив); · дела по основной (производственной) деятельности. На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу). Опись составляется, как правило, на документы одного года, причем дела располагаются в ней по степени важности, например: Þ в опись № 1 дела заносятся в следующей последовательности: устав; протоколы общих собраний, заседаний Совета директоров; приказы по основной деятельности; перспективные, годовые планы; отчеты и т. д; Þ в описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: книга учета сотрудников (если она ведется); приказы по л/с; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; невостребованные трудовые книжки. Допускается вносить в опись документы за несколько лет. В этом случае дела в описи разбиваются по годам и опись состоит из годовых разделов, в которых дела располагаются по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дал с указанием количества дал, включенных в группу, например: "Переписка за 1994 - 1996 гг. - 3 дела". Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. Прием-передача дел в архив Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи. Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись. Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин типа "Shreder" не менеечем двумя работниками предприятия. Документы постоянного хранения и по личному составу коммерческих предприятий могут передаваться в государственные архивы на договорной основе. Предприятие получает разрешение на ликвидацию только после передачи документов на архивное хранение. Архивные учреждения осуществляют свои взаимоотношения с коммерческими организациями на основе договоров, в которых оговариваются все вопросы сотрудничества, в том числе условия передачи документов, отнесенных к негосударственной части Архивного фондаРФ, на хранение в государственные и муниципальные архивы. В соответствии со статьей 5 "Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонда Российской Федерации и архивах" от 07.07.93 № 5341-1 архивы коммерческих организаций, принадлежащие им на праве собственности, могут быть отнесены к негосударственной части Архивного фонда РФ. В целях обеспечения сохранности документов негосударственной части Архивного фонда РФ коммерческие организации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях согласно пункту 19 "Положения об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552. В случае ликвидации коммерческой организации при отсутствии правопреемников документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фондаРФ, поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Прием документов при ликвидации коммерческих организаций осуществляется учреждением Федеральной архивной службы России по завершении деятельности ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего). Документы постоянного хранения и по личному составу, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы только после проведения экспертизы их ценности в упорядоченном состоянии или при условии выделения ликвидируемой организацией (ликвидационной комиссией, конкурсным управляющим) государственному или муниципальному архиву необходимых средств на их обработку. По завершении экспертизы документы, отобранные для уничтожения, включаются в акт и по согласованию с ликвидационной комиссией уничтожаются. Расходы на оплату услуг учреждений Федеральной архивной службы России должны быть заложены в смете на содержание ликвидационной комиссии и оплачены до закрытия ее корреспондентского счета. В соответствии со статьей 21 "Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 07.07.93 № 5341-1 за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, должностные лица, ответственные за сохранность архивных документов, несут уголовную, административную или иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность.
ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала... Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все... Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор... ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры... Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:
|