Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 1999 г.

Делом является совокупность документов (в отдельных случаях - документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в делопроизводстве.

Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник службы делопроизводства под непосредственным контролем руководителя предприятия.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты.

При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разделить на дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т. д.

Рис. Примерное разделение документов коммерческого предприятия на группы дел

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:

· номинальный признак -название разновидности дел. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.

· При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: “Документы по вопросам текучести кадров (сводки, аналитические справки, докладные записки)”.

· Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: “Протоколы заседаний комиссии по сокращению штатов за 1996 год”.

· Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: “Переписка с органами социальной защиты граждан по вопросам назначения пенсий”.

· Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: “Переписка с учебными центрами Москвы по вопросам переподготовки кадров”.

· Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: “Квартальные отчеты о работе с кадрами за 1998 год”.

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

· в дело помещаются документы, работа по которым проведена;

· -документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

· документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

· документы, касающиеся одного вопроса, помешаются в одно дело;

· в дело включается один экземпляр документа;

· в дело формируются, как правило, документы одного года;

· документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической (02.01.98, 01.01.98 и т. д.) последовательности (для документов временного хранения - до 10 лет включительно – допускается обратный хронологический порядок расположения документов в деле).

· устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

· протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров.

· Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

· Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую - трудовые контракты (договоры) с работниками.

· Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

· Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

· Документы ограниченного доступа с грифом "КТ" или "Конфиденциально" формируют отдельно от остальных документов предприятия.

· При формировании дал с перепиской одним из решающих факторов является ее объем.

· При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы.

· Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.

· При дальнейшем возрастании объема можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы.

· В ряде фирм при формировании дал с перепиской используется подшивка "письма-ответа'' рядом с "письмом-запросом".

· Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения.

· Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например, бизнес-план на 1995 - 2000 гг. будет находиться в деле 1995 г.

· Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

· Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров.

· Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

· Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии-заверительную надпись, отметку “В дело.”

· Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.

· Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, то в этом случае можно применить объектовый признак формирования документов, т. е. в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, телефонограммы и т. п.), относящиеся к одной организации, например: "Документы (контракты, акты, переписка) о сотрудничестве с предприятием "Крисс" за 1998 г.".

При формировании дел используются отечественные скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, и папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше.

Папки-файлы импортного производства (типа "Leitz", "Grand", "Bantex" и т. п.) могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года.

Оформление дел начинается с момента их заведения и завершается после окончания года. Оно выполняется сотрудниками, осуществлявшими формирование дел.

Оформление дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения включает нумерацию листов, составление заверительной надписи и в необходимых случаях внутренней описи, подшивку или переплет дел, внесение уточнений в реквизиты обложки по завершении формирования дела.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи не составлять, документы хранить в скоросшивателях.

Листы в делах нумеруются арабскими цифрами простым графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа.

Каждый том (часть) дела имеет самостоятельную нумерацию.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Лист заверительной надписи нумерации не подлежит.

Иллюстративные документы, фотографии и другие специфические документы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Внутреннюю опись рекомендуется составлять при оформлении дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают полностью их содержание, а также при оформлении дел определенных категорий (особо ценных, личных и арбитражных дел, дел на авторские свидетельства и патентные изобретения, с грифом ограничения доступа и т. п.) (приложение 9).

Заверительная надпись (лист-заверитель) помещается в конце дела. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно, через знак "+", количество листов внутренней описи (при ее наличии). Далее отражаются все особенности и исправления в нумерации, оговаривается физическое состояние дела (при необходимости), ставится подпись секретаря, оформляющего дело, и дата (приложение 10).

Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

В журналах (книгах) заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе бумаги формата карточки.

Описание обложки дела осуществляется по установленной форме.

Наименования предприятия и структурного подразделения указываются на обложке полностью. Официально принятые сокращения наименования указываются в скобках после полного наименования. При изменении наименования предприятия (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке записывается новое наименование, а старое заключается в скобки.

Номер дела, заголовок, срок хранения переносятся на обложку из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т. п.).

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок и заголовок тома (части). В конце заголовков дел, содержащих копии документов, проставляется слово "Копии".

Дата дела указывается на обложках всех дел, за исключением содержащих планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела (например, приложения), то с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за _______ годы".

Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Допускается сокращенное цифровое написание даты, если это не приводит к неоднозначности ее толкования.

Количество листов на обложке проставляется на основании заверительной надписи. После составления описей на обложке проставляются номер дела по описи и, по согласованию с архивом предприятия, номера описи и фонда.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат переплету или подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона (с учетом возможности свободного прочтения всех реквизитов документов).

При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (дипломов, трудовых книжек и т. п.) эти документы вкладываются в конверт, а затем подшиваются в дело.

Оформление дел в папках -файлах имеет свои особенности. Такая папка предназначена для многократного использования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листке-вкладыше, который помещается в специальный "карман" на корешке обложки. Такие "карманы" могут иметь разные размеры: от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата корешка папки.

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: