Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ





СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется для обоснованного распределения доку­ментов, правильного формирования и учета дел, обеспечения поиска документов по их виду и содержанию, определению сроков их хранения.

Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковых систем.

Разработка номенклатуры дел структурного подразделения

Разработка номенклатуры дел структурного подразделения является начальным этапом создания номенклатуры дел предприятия.

Ответственность за своевременную и качественную разработку номенклатуры дел несет руководитель структурного подразделения.

Оформление номенклатуры дел возлагается на секретаря подразделения. К разработке номенклатуры дел привлекаются руководителя структурных звеньев подразделения, специалисты, хорошо знающие документацию на закрепленных за ними участках.

Составлению номенклатуры дел предшествует изучение состава, содержания, количества документов, образующихся в деятельности структурного подразделения, а также его взаимосвязей. В этих целях надлежит использовать положение о подразделении, штатное расписание, планы и отчеты о работе, номенклатуры дел и описи дел за прошлые годы, перечень постоянных корреспондентов, классификаторы, справочные картотеки.



Разработка номенклатуры дел предприятия

Номенклатура дел предприятия составляется службой ДОУ на основе обработанных и отредактированных номенклатур дел структурных под­разделений.

Составление номенклатуры дел предприятия на предстоящий календарный год осуществляется в последнем квартале предшествующего года.

При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанно сроков хранения.

Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст(содержательная часть), подпись, гриф согласования.

Номенклатура дел кадровой службы является выпиской из номенклатуры дел предприятия, подписывается руководителем этой службы и не содержит грифа утверждения

В течение года в номенклатуру дел предприятия вносятся сведения о заведении новых дел и др. По окончании года оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме, установленной архивными органами. Итоговая запись номенклатуры дел предприятия составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

Утвержденная номенклатура дел предприятия может вводиться в память ЭВМ и храниться на машинных носителях.

 

Содержательная часть

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5 граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей) и № статьи по перечню, примечания.

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

· индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

· порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

Первым разделом номенклатуры является "секретариат" ("дирекция", "отдел ДОУ", "общий отдел"), ему присваивается индекс "I".

Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2, 3 и т. д.).

При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов но­менклатуры могут быть использованы направления деятельности пред­приятия или должности руководителей и специалистов предприятия. Например:

1 - генеральный директор;

2 - заместитель директора;

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с при­своением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих вдело.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную доку­ментацию.

Далее- содержащих плановые и отчетные документы.

Затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

· заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

· заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

· заголовки типа “Переписка по кадрам”, “Разные документы”, “Справочные материалы” и т.п. не допускаются.

· Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дела образует следующие элементы:

· название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);

· название предприятия или его структурного подразделения;

· адресат или корреспондент документа;

· краткое содержание документов дела;

· название территории (местности), с которой связано содержа­ние документов дела;

· даты (период), к которым относятся документы дела;

· указание на копийность документов дела.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово “Копии” - в конце заголовка. Например: “Приказы директора предприятия по основной деятельности за 1996 год. Копии”.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: “Протоколы заседания аттестационной комиссии предприятия за 1998 год”.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: “Переписка со службой занятости по вопросам подбора кадров”.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, они не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Например: “Переписка с высшими учебными заведениями о приглашении на работу выпускников”.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор.

Например: “Годовой план повышения квалификации специалистов фирмы на 2000 год”.

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: “Приказы директора предприятия по личному составу за 2000 год”.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Например: “Документы о проведении аттестации сотрудников фирмы (списки сотрудников графики, справки)”.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются “пе­реходящими” и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же ин­дексом.

Оформление дел

Оформление дел начинается с момента их заведения и завершается после окончания года. Оно выполняется сотрудниками, осуществлявшими формирование дел.

Оформление дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения включает нумерацию листов, составление заверительной надписи и в необходимых случаях внутренней описи, подшивку или переплет дел, внесение уточнений в реквизиты обложки по завершении формирования дела.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформле­нию: допускается листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи не составлять, документы хранить в скоросшивателях.

Листы в делах нумеруются арабскими цифрами простым графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа.

Каждый том (часть) дела имеет самостоятельную нумерацию.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Лист заверительной надписи нумерации не подлежит.

Иллюстративные документы, фотографии и другие специфические докумен­ты нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Внутреннюю опись рекомендуется составлять при оформлении дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают полностью их содержание, а также при оформлении дел определенных категорий (особо ценных, личных и арбитражных дел, дел на авторские свидетельства и патентные изобретения, с грифом ограничения доступа и т. п.) (приложение 9).

Заверительная надпись (лист-заверитель) помещается в конце дела. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно, через знак "+", количество листов внутренней описи (при ее наличии). Далее отражаются все особенности и исправления в нумерации, оговаривается физическое состояние дела (при необходимости), ставится подпись секретаря, оформляющего дело, и дата (приложение 10).

Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

В журналах (книгах) заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе бумаги формата карточки.

Описание обложки дела осуществляется по установленной форме.

Наименования предприятия и структурного подразделения указываются на обложке полностью. Официально принятые сокращения наименования указываются в скобках после полного наименования. При изменении наименования предприятия (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке записывается новое наименование, а старое заключается в скобки.

Номер дела, заголовок, срок хранения переносятся на обложку из номен­клатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т. п.).

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок и заголовок тома (части). В конце заголовков дел, содержащих копии документов, проставляется слово "Копии".

Дата дела указывается на обложках всех дел, за исключением содержа­щих планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела (например, приложения), то с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за _______ годы".

Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Допускается сокращенное цифровое написание даты, если это не приводит к неоднозначности ее толкования.

Количество листов на обложке проставляется на основании заверительной надписи. После составления описей на обложке проставляются номер дела по описи и, по согласованию с архивом предприятия, номера описи и фонда.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат переплету или подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона (с учетом возможности свободного прочтения всех реквизитов документов).

При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (дипломов, трудовых книжек и т. п.) эти документы вкладываются в конверт, а затем подшиваются в дело.

Оформление обложки скоросшивателя:

 

 
 
 
ЗАО “ВЕСТЬ”
 
Департамент маркетинга
 

 

ДЕЛО № 1-7

Документы (контракты, акты, переписка)
о поставке программных комплексов “WorkRoute” за 1998 г.
 
 
 
(заголовок дела)

 

  1998 г.
(год)
на   лист.
       

Хранить 5 лет ЭК.

 


Оформление дел в папках-файлах имеет свои особенности. Такая папка предназначена для многократного использования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листке-вкладыше, который помещается в специальный "карман" на корешке обложки. Такие "карманы" могут иметь разные размеры: от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата корешка папки.

Сроки хранения документов

Специалистами установлен срок использования докумен­тов в делопроизводстве — 3 года (Ряд предприятий сократили срок до 2 лет и 1 года).

После истечения срока решает­ся дальнейшая "судьба" документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив предприятия или уничтожить.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Примерный состав ЭК: зам. директора, ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства или отдела кадров) и секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению докумен­тов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение сроков хранения конкретных документов проводится по "Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предпри­ятий, с указанием сроков хранения". - М., 1989 г. (Перечень). Этот Перечень используется для определения сроков хранения документов государственных и коммерческих предприятий и организаций.

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организа­ции, предприятия разделены в нем на 2 группы.

К первой отнесены организации (министерства, комитеты, др. государственные органы управления, крупные предприятия типа "ЗИЛ" и т. п.), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.

Во вторую группу входят предприятия, организации вспомогательного, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.

Перечень, к сожалению, не включает всех видов документов, возникших в последнее время.

Поэтому, кроме Перечня, могут быть использованы отраслевые перечни (образования, здравоохранения, банковского дела и т. п.), которые в полной мере отражают специфику конкретной отрасли.

Для не государственных организаций возможно использование справочного пособия "Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов." - М.: ВНИИДАД, 1996 г.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены переч­нями, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения, учитывая важность документов.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя.ЭК предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить их заверенными копиями.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: б мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л.Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют.

Так, например, переписка за 1994 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 1998 г.

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, от­носятся прежде всего документы по личному составу предприятия, ус­тав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и т. п.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

Переписка предприятия хранится, как правило, 3 года или 5 лет и на архивное хранение не передается, за исключением очень важных для деятельности предприятия писем.

Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, лич­ные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зар­плате) вычисляются по формуле 75 л. — "В", что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.

Экспертиза ценности документов

Под экспертизой ценности документов понимается определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

Экспертиза ценности проводится в структурных подразделениях - при составлении номенклатур дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов приказом руководителя предприятия создается экспертная комиссия (ЭК) из числа наиболее квалифицированных работников. Председателем ЭК, как правило, назначается заместитель руководителя предприятия.

Документирование деятельности ЭК и ведение дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии. ЭК проводит свои заседания не реже двух раз в год.

При проведении экспертизы ценности документов используются типовой (отраслевой) перечень документов с указанием сроков их хранения и номенклатура дел предприятия.

В структурных подразделениях экспертиза ценности документов проводится ежегодно секретарями с привлечением соответствующих специалистов. При этом осуществляется:

¨ отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив предприятия;

¨ отбор документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения;

¨ изъятие из дел постоянного хранения документов временного хранения, не относящихся к конкретному делу, дублетных экземпляров, черновиков, неоформленных копий документов.

ПОДПИСЬ

На подпись руководителю представляются документы, оформленные в соответствии с установленными требованиями, вместе с приложениями и необходимыми материалами. Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа.

В состав подписи входят наименования должности лица, подписывающего документ (сокращенное, если документ оформлен на бланке; полное, если не на бланке), личная подпись, расшифровка подписи, например:

Генеральный директор объединения Подпись К. Л. Быстров

или

Генеральный директор подпись К. П. Быстров

научно-производственного

объединения "Импульс"

При необходимости указания ученого звания лица, подписывающего документ, звание указывают после наименования должности.

Несколькими подписями оформляют документы, за содержание которых несут ответственностью два и более должностных лица (протоколы, финансовая документация, характеристики и др.)

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:

Начальник планового отдела Начальник отдела комплектации

подпись Л. Н. Кроль подпись М. В. Сажин

 

При подписании документа несколькими лицами разного должностного уровня их подписи располагают одну под другой в последовательности, соот­ветствующей занимаемым должностям:

Коммерческий директор завода подпись Л. О. Сухов

Главный бухгалтер подпись Ю. П. Ерюхина

 

В документе, подготовленном комиссией, при подписании указывают не должности, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

Если руководитель, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, официально исполняющее его обязанности, или заместитель руководителя. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилия. Исправления вносятся машинописным способом. Ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности не разрешается.

Документы подписываются руководителями в соответствии с их компетенцией:

¨ направляемые в министерство и другие вышестоящие организации — руководителем предприятия или его заместителями по поручению руководителя;

¨ направляемые в сторонние организации (предприятия) и гражданам от имени предприятия - руководителем предприятия или его заместителями;

¨ направляемые подведомственным структурным единицам - руководителем предприятия, его заместителями, руководителями структурных подразделений в пределах предоставленных им прав.

 

ДАТА

Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата его утверждения.

Даты подписания, принятия, согласования, утверждения документа, про­ставления резолюции, а также содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Составные части даты указывают арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Например, дату 29 марта 1995 года следует оформлять: 29.03.95.

Словесно-цифровой способ оформления даты допускается применять в текстах документов, содержащих сведения финансового характера.

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Согласование проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, правильности оформления, соответствия действующему законодательству и правовым актам. Необходимость согласования документов предусматривается распорядительными и нормативными актами, табелем унифицированных форм документов, инструкцией по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Согласование может проводиться как внутри предприятия, с подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне его, с организациями и предприятиями (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее - грифом согласования.

Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования. При необходимости указывается должность визирующего, например:

Подпись Н. Б. Лугин 12.03.95.

или

Начальник отдела сбыта подпись Н. Б. Лугин 12.03.95.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся на пред­приятии, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний визируются на первом экземпляре на оборот­ной стороне последнего листа документа.

Отказ от визирования не допускается. Замечания и дополнения к проекту документа, если они имеются, следует излагать на отдельном листе, о чем при визировании, ниже визы, делается отметка: "Замечания прилагаются".

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименова­ние организации или предприятия), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор малого предприятия "Комета" подпись И. Л. Демичев 12.01.95.

Если согласование осуществляется коллегиальным органом или посредст­вом письма, то гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Совета директоров фирмы "Прибой" 25.02.95. № б

или

СОГЛАСОВАНО Письмо Центра "Олимпия"

25.02.95. №462/24-21

Грифы согласования располагают ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне документа или на отдельном листе согласования.

Лист согласования оформляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких предприятий (организаций), о чем делается отметка на месте грифа согласования: "Лист согласования прилагается. Подпись. Дата."

УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Утверждение - особый способ введения документа в действие после его подписания и согласования.

Документы утверждаются руководителями вышестоящих и межведомственных органов, предприятий, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждению как правило подлежат:

¨ акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации предприя­тий, учреждений, организаций и т. д.);

¨ договоры(о производстве работ, материально-техническом обеспечении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудни­честве, материальной ответственности и т. д.);

¨ задания(на проектирование объектов, технических сооружений, капи­тальное строительство, на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ и т. д.);

¨ заявки на изобретения, оборудование;

¨ инструкции(правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т. д.);

¨ нормативы (численности работников, расхода сырья, материалов, электроэнергии и т. д.);

¨ отчеты (о производственной деятельности, научно-исследовательских работах, командировках и т. д.);

¨ перечни (работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы и т. д.);

¨ планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; кооперированных поставок продукции, распределения продукции по установленной номенклатуре и т. д.);

¨ положения (о структурном подразделении, о премировании и т. д.);

¨ программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т. д.);

¨ расценки на проведение работ;

¨ сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, сооруже­ний, помещений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение новых изделий; на капитальное строительство и т. д.);

¨ стандарты (отраслевые);

¨ структура и штатная численность;

¨ тарифные ставки;

¨ уставы государственных предприятий (объединений), обществ, коопера­тивов и т. д.;

¨ формы унифицированных документов;

¨ штатные расписания и изменения к ним.

Уточненный перечень документов, подлежащих утверждению, должен разрабатываться службой ДОУ совместно с юридической службой и включаться в инструкцию по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения.

Утверждают документ одним из двух способов, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу:

¨ утверждение руководителем;

¨ утверждение распорядительным документом.

Утверждение распорядительным документом осуществляется в тех случа­ях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего доку­мент, личной подписи, ее расшифровки, даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор концерна "Марс"

подпись А. М. Лесков - 21.03.95.

Документ может быть утвержден несколькими руководителями (совместные документы предприятий, организаций). В этом случае грифы утверждения располагают на одном уровне.

При утверждении распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия распорядительного документа в именительном падеже, его номера и даты, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора комбината "Эталон"

17.01.95.N12

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа документа.

РЕЗОЛЮЦИЯ

Руководитель должен, как правило, рассматривать документы в день их поступления. Результат рассмотрения оформляется резолюцией - письменным указанием руководителя по исполнению документа.

В большинстве случаев документ содержит не более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы, если детализируется порядок исполнения документа или уточняется исполнитель.

Резолюция включает следующие элементы:

¨ указание на исполнителя (исполнителей),

¨ содержание поручения,

¨ срок исполнения,

¨ подпись автора резолюции,

¨ дату.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Исполнителями в резолюции устанавливаются должностные лица, непос­редственно подчиненные руководителю.

При наличии нескольких исполнителей ответственный исполнитель указывается первым. Число исполнителей должно быть максимально ограничено.

Содержание поручения должно выражать конкретное решение и свидетельствовать о внимательном прочтении документа. Оно выражается в повелительном наклоненииили в неопределенной форме глагола, например:

Алимпиевой Н. А.

Проведите сбор необходимой информации к 15.04.95.

Емельянов 06.04.95.

Порохову М. Б.

Рассмотреть и доложить 10.04.95.

Бобровенко 07.03.95.

Содержание поручения может включать ремарку, выражающую личное мнение руководителя, например:

Денисову Л. С.

Сообщите заказчику об изменении цен. На мой взгляд, отдел сбыта не поставил завод в известность о корректировке прейскуранта. Срок исполнения - 23.04.95. Либерт 21.04.95.

Указание может быть дополнено словом "прошу",

например:

Маркову В. В.

Прошу обеспечить выполнение заказа не позднее указанного в письме срока Серов 10.04.95.

Резолюции типа "К исполнению", "Для руководства и исполнения" и т. п. недопустимы, так как не могут контролироваться.

Не следует включать в резолюцию промежуточные задания типа: "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне", "Решите, как условились", так как они не содержат новой информации и применение их нецелесообразно.

Рекомендуется размещать резолюцию в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа документа (на письмах - под реквизитом "адресат").

Допускается размещение объемной резолюции или нескольких резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, кроме полей.

Оформление резолюции на прикрепленных к документам листках недо­пустимо, так как листок может быть потерян.

ПРОСТАВЛЕНИЕ ПЕЧАТИ

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица заверяется печатью предприятия.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавш









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2019 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.