|
|
ДОКУМЕНТ – ОСНОВНА ОДИНИЦЯ ОФІЦІЙНО-ДІЛОВОГО СТИЛЮПоняття про документ. Функції документів Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством (справочинством). Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати. Носій – це матеріальний об’єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації, в тому числі у перетвореному вигляді. Документування – регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу. Юридична сила – здатність офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожної різновидності документів комплексом реквізитів – обов’язкових елементів укладання документів. Державним стандартом установлений не лише склад реквізитів (усього 31), але і зони, і послідовність їх розташовування у документі. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, складають його формуляр. Він теж регламентований державним стандартом, тому для правильного укладання документа слід знати не лише його реквізити, а й схему (модель) їх розташовування. Наявність формуляра забезпечує спільність документування і спільність документації як у межах одного закладу, так і в цілому в країні. Таким чином, документ – основний вид ділового мовлення, що фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність. Це матеріальний об’єкт, носій інформації про явища, події, факти, розумову діяльність людини. Документ повинен бути достовірним, містити конкретні, реальні відомості, пропозиції чи вказівки. Він повинен відповідати наступним вимогам: - бути виданим повноважним органом або особою у відповідності до своєї компетенції; - не повинен суперечити Конституції України, діючому законодавству; - повинен бути складений за встановленою формою, відредагований і оформлений відповідним чином. У соціальному плані будь-який офіційний документ поліфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що і дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби. До загальнихфункцій документа належать: Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа. Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою. Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо). Культурна – документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства. До специфічних функцій документа належать: Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління. Правова – документ є засобом закріплення і змін правових відносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ). Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження. Реквізити ділових паперів Для оформлення організаційно-розпорядчих документів використовуються наступні реквізити: 1. Державний Герб України (для державних організацій). 2. Емблема (логотип, фірмовий знак) організації. 3. Зображення нагород. 4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (УКПО). 5. Код форми документа (за УКУД). 6. Назва міністерства чи відомства (для державних організацій). 7. Назва організації автора документа. 8. Назва структурного підрозділу. 9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, вихідні дані електронних засобів зв’язку, номер рахунка та назва банку. 10. Назва документа. 11. Дата. 12. Індекс (вихідний номер документа). 13. Посилання на індекс та дату вхідного документа. 14. Місце укладання та видання. 15. Гриф обмеження доступу до документа. 16. Адресат. 17. Гриф затвердження. 18. Резолюція. 19. Заголовок до тексту. 20. Позначка про контроль. 21. Текст. 22. Позначка про наявність додатка. 23. Підпис. 24. Гриф погодження. 25. Віза. 26. Відбиток печатки. 27. Позначка про засвідчення копії. 28. Прізвище виконавця та номер його телефону. 29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи. 30. Позначка про перенесення даних на машинний носій. 31. Позначка про надходження. Наявність того чи іншого реквізиту документа зумовлена назвою його виду, призначенням, змістом та підпорядкуванням вищому органу. Реквізити бувають постійні (для виготовлення уніфікованих форм чи бланків) і змінні (які використовуються під час їх безпосереднього укладання)[2].
3.3 Класифікація документів Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача. Відповідно до цього і згідно з унормованими вимогами за ознаками класифікації та групами вирізняють такі види документів: – за найменуванням: заяви, інструкції, листи, телефонограми та ін.; – за походженням: службові та приватні; – за місцем укладання: внутрішні та зовнішні; – за напрямом: вхідні та вихідні; – за формою: стандартні (типові), нестандартні, індивідуальні; – за призначенням: статутні, розпорядчі, виконавчі та інформаційні. Статутні – з коротким викладом змісту статуту організації чи установи. Розпорядчі – подають інформацію про організацію роботи установи, закладу чи підприємства. Виконавчі – містять план або напрям виконання певного обсягу робіт. Інформаційні – фіксують конкретну інформацію, необхідну для діяльності організації; – за терміном виконання: звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові; – за ступенем гласності: звичайні, секретні, цілком секретні; – за стадіями створення: оригінали, дублікати, копії; – за терміном зберігання: тимчасового (10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання. Головний елемент документа – текст. Крім параграфів та пунктів у тексті, виділяються абзаци. Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення. Це допомагає осмислити прочитане і підготуватися до сприйняття іншої підтеми. Нормативним можна вважати абзац із трьох чи п’яти речень. Текст документа повинен бути чітким, коротким і не допускати різних тлумачень. Він поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ[2].
3.4Вимоги до мови ділових паперів Під час укладання тексту документа слід дотримуватися таких правил: 1. Правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа. 2. Текст викладати від третьої особи: комісія ухвалила…, ректорат клопочеться…. Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, службові записки, накази… 3.Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій. 4.Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з метою, в порядку. 5. Уживати синтаксичні конструкції типу: доводимо до Вашого відома, що; нагадуємо Вам, що; підтверджуємо з вдячністю; у порядку надання матеріальної допомоги; у порядку обміну досвідом; у зв’язку з вказівкою; відповідно до попередньої домовленості; відповідно до Вашого прохання. 6.Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи..., Беручи до уваги…, Розглянувши…, Вважаючи…. 7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів. 8.Уживати прямий порядок слів у реченнях: підмет - перед присудком; означення - перед означуваним словом; додатки - після керуючого слова; вставні слова – на початку речення. 9.Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну: вами ще не дана відповідь…. Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то слід вживати активну форму: комісія підтверджує…,університет не гарантує…. 10. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію…, затвердити пропозицію…. 11. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую, пропоную. 12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук. 13. Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високошановний, вельмишановний… [5]. Питання для самоконтролю: 1. Дати визначення поняття «документ». Вказати функції документів. 2. Назвати основні реквізити документів. 3. Вказати класифікацію документів. 4. Назвати основні вимоги до мови ділових документів. Заява Заява – це документ, у якому службова чи приватна особа звертається до керівної особи з проханням чи пропозицією. За походженням заяви бувають службові та особисті. Реквізити: 1.Адресат (з великої літери праворуч) – назва установи, посада, прізвище та ініціали керівника, на ім’я якого подається заява, у Д. відмінку. 2.Адресант (без прийменника) – прізвище, ім’я та ім’я по батькові (ініціали), домашня адреса (посада) особи, яка звертається із заявою, у Р. відмінку (без крапки в кінці останнього слова). 3.Назва документа. 4.Текст (з великої букви, з абзацу). 5.Додаток (підстава): перелік інших документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності. 6.Дата написання (ліворуч). 7.Підпис адресанта (праворуч). Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо. Якщо прізвища адресата і адресанта співзвучні або однакові, то між ними пишеться прийменник від.
Зразок 1 Директорові ДКРКМ ДНУ ім. О. Гончара Романовському О.М. Костенка Івана Сергійовича, який мешкає за адресою: м. Дніпропетровськ, вул. Батумська, 12, тел. 734-58-70 Заява Прошу зарахувати мене на посаду викладача української мови та літератури з 27. 08. 2013 р. 24. 08. 13 особистий підпис Костенка І. С. Зразок 2 Директору ДКРКМ ДНУ ім. О. Гончара Романовському О.М. студента групи ТВ-12-4 Сидорчук О.М. Заява У зв’язку із хворобою прошу подовжити термін складання зимової заліково-екзаменаційної сесії. До заяви додаю копію довідки про стан здоров’я. 25 січня 2013 року особистий підпис Сидорчук О.М. Зразок 3 Директору ДКРКМ ДНУ ім. О. Гончара Романовському О.М. від Романовського Л.Т., завідуючого лабораторією Заява Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати з 05. 04 до 24. 04. 2013 р. у зв’язку з необхідністю лікування. До заяви додаю: 1. Довідку про стан здоров’я від дільничного лікаря. 2. Витяг із протоколу засідання профспілкового комітету про надання путівки до санаторію. 01. 04. 13 особистий підпис Романовського С.П . Автобіографія Автобіографія – це документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності. Незважаючи на довільний виклад тексту, обов’язково зазначаються від імені першої особи такі відомості: 1. Назва документа. 2. Прізвище, ім’я та ім’я по батькові (у Н. відмінку однини). 3. Дата народження: число, місяць (буквами), рік. 4. Місце народження: місто, село, селище, район, область, країна. 5. Відомості про навчання: повне найменування всіх навчальних закладів (як вони називалися на час навчання), назви спеціальностей, які отримали (за дипломом). 6. Перебування на військовій службі. 7. Відомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та посад). 8.Нагороди, стягнення, заохочення. 9.Відомості про громадську роботу. 10. Короткі відомості про склад родини (без займенників). Якщо неодружені: - батько, мати (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, посада, місце роботи); - сестри, брати, якщо вони не мають своєї родини (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, місце навчання, посада, місце роботи). Якщо одружені: - дружина, чоловік (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, посада, місце роботи чи навчання); - діти (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, посада, місце роботи чи навчання). 11.Повна домашня адреса. 12.Дата укладання (ліворуч). 13.Підпис укладача (праворуч). Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Зразок Автобіографія Я, Миколаєнко Ірина Валеріївна, народилася 17 квітня 1996 р. в Дніпропетровську. З вересня 2009 року навчалася у СШ № 2 м. Дніпропетровськ. Після закінчення у 2011 р. 9 класів середньої школи вступила на навчання до Дніпропетровського коледжу ракетно-космічного машинобудування ДНУ імені О. Гончара на денне відділення за спеціальністю «Бухгалтерський облік», де зараз і навчаюся на другому курсі. З 2012 р. виконую обов’язки голови студентського профкому коледжу. Склад сім’ї: мати – Миколаєнко Надія Федорівна, 1974 р. нар., завідувач Дніпропетровської дитячої бібліотеки №4; батько – Миколаєнко Валерій Миколайович, 1972 р. нар., приватний підприємець; брат – Миколаєнко Антон Валерійович, учень ЗСШ №31. Домашня адреса: 49000, Дніпропетровськ, вул. С. Макарова, 101, кв. 79. Тел. 707-22-18 15. 05. 13 особистий підпис Миколаєнко І.В.. Резюме Резюме – це документ, у якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає. Як правило резюме укладають для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади, де у стислій формі (не більше 1 с.) претендент викладає такі основні відомості: · Назва документа. · Ім’я, ім’я по батькові та прізвище. · Дата й місце народження. · Домашня адреса та номер телефону. · Родинний стан. · Навчання (вищі, середні спеціальні, професійно-технічні заклади освіти, курсова підготовка, спеціалізована СЗШ чи ліцей). · Науковий ступінь. · Досвід роботи (за спеціальністю, на яку претендує кандидат, зазначається окремо). · Трудова діяльність (якщо немає досвіду роботи за спеціальністю, на яку претендує кандидат). · Додаткові відомості (володіння суміжними спеціальностями). · Дата укладання (ліворуч) · Особистий підпис (праворуч). Зразок Резюме Олексій Петрович Смирський Народився 15 вересня 1965 р. в м. Новомосковськ Дніпропетровської області. Одружений, маю сина та дочку. Домашня адреса: пров. Дальній, 3, кв. 21, м. Дніпропетровськ, 49000. Телефон – 773-43-71. Навчання: 1980 - 1985 рр. – Дніпропетровський державний університет (викладач англійської мови); 1986 - 1992 рр. – навчання в аспірантурі ДДУ. Досвід роботи: серпень 1984 р. - серпень 1986 р. – учитель іноземної мови в СШ № 12 м. Новомосковськ; липень 1992 р. - жовтень 1999 р. – викладач іноземної мови в Технікумі ракетно-космічного машинобудування м. Дніпропетровськ. Із жовтня 1999 р. дотепер викладач іноземної мови Дніпропетровського регіонального інституту післядипломної освіти вчителів. Додаткові відомості: загальний педагогічний стаж 18 років. Навчаючись у ДДУ, працював за сумісництвом у міському приватному ліцеї «Lingua» викладачем іноземної мови. 2008 р. видав довідник «Специфіка перекладу технічних текстів». Маю досвід роботи з ПК, умію працювати з Word, Excel. Досконало володію іспанською та французькою мовами. У разі потреби можу надати рекомендації. 26. 03. 13 особистий підпис Смирського О.П. Характеристика Характеристика – це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві. Характеристика пред’являється при вступі до середніх і вищих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до науково-дослідних інститутів тощо. Характеристику укладають у двох примірниках, один із яких отримує працівник, а другий (копію) підшивають до його особової справи. Текст характеристики укладається від 3-ї особи на прохання працівника. Згідно з типовим запитом характеристика може надсилатися до вищих інстанцій, судових і адміністративно-господарчих органів та інших установ. Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні. Характеристика має містити такі відомості: 1. Назва документа. 2. Прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, на яку укладається характеристика (у Р. відмінку). 3. Статус; посада; науковий ступінь і вчене звання (якщо є); місце роботи, навчання. 4. Рік народження (якщо треба – національність, домашня адреса, освіта). 5. Текст – дані про трудову діяльність (навчання), із якого часу працює (навчається), просування по службі; як ставиться до своїх службових обов’язків; який має рівень професійної майстерності; найвагоміші досягнення, заохочення, покарання. Зазначаються моральні якості – риси характеру, ставлення до колег чи інших членів колективу. 6. Висновки – призначення характеристики. 7. Дата укладання документа (ліворуч). 8. Посада (ліворуч), підпис, ініціали, прізвище керівника установи, закладу (праворуч). 9. Печатка установи, що видала характеристику. Зразок Характеристика Кудлая Михайла Олександровича, випускника 2 групи технікуму ракетно-космічного машино-будування Дніпропетровського національного університету, 1988 року народження, освіта вища (молодший спеціаліст). Кудлай Михайло навчався в технікумі з 2004 по 2008 рік на технологічному відділенні за спеціальністю “Обслуговування верстатів з ЧПУ та робототехнічних комплексів” (5.090231). Під час навчання показав середній рівень знань, на третьому та четвертому курсах підвищив свій професійний рівень. З більшості предметів отримував оцінки “задовільно” та “добре”. Проте предмети технічного циклу давалися Михайлові краще, з них він мав добрі та відмінні оцінки. Може вчитися краще. Має схильність до спеціальних технічних наук. В групі виконував обов’язки члена трудового сектору. Без поважної причини пропусків занять на старших курсах не допускав. Сумлінно ставиться до навчання, відповідальний, працьовитий, старанний, пунктуальний. Коректний, добрий, співчутливий, товариський, стриманий, врівноважений, добре розуміє жарт. Підтримував товариські стосунки зі всіма студентами групи. В колективі поважають особисту думку Михайла. Не конфліктний, толерантний. На зауваження реагує нормально, робить висновки. Михайло постійно брав участь у житті технікуму та групи: допомагав готувати тематичні вечори, сумлінно працював на упорядженні території технікуму та прилягаючих територіях, відвідував ветеранів та пенсіонерів технікуму, постійно відвідував засідання осередку Товариства української мови ім. Т.Г. Шевченка. Регулярно працював на додаткових заняттях. У вільний час захоплюється спортом. Фізично розвинений нормально, не має шкідливих звичок. Батьки приділяли багато уваги вихованню сина Порушень навчальної та трудової дисципліни не було. До адміністративної та карної відповідальності не притягався. Характеристика видана для подання за місцем вимоги. 10.06.08 Заступник директора з виховної роботи В.В. Сітарчук 3.9 Службові записки Службові записки бувають двох видів: доповідні та пояснювальні. Доповідна записка – це документ на ім’я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт. Подію, подається звіт про виконання службового доручення чи взятих на себе зобов’язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки та пропозиції. Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи й має реквізити, аналогічні доповідним запискам. Пояснювальна записка може бути: 1. Службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту й т. ін.). У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа, викладає структуру, зміст, функціональне призначення і термін його дії з поясненням можливих наслідків. 2. Документом особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін. Реквізити: 1. Адресат – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка у Д. відмінку. 2. Адресант – посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, у Р. відмінку. 3. Назва документа. 4. Текст – може поділятися на такі частини: а) загальну – лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції; б) описову – аргументоване пояснення причини, факту, вчинку, події; з’ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо); в) висновок – конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів. 5. Дата укладання. 6. Підпис укладача. Зав. відділенням КПІ Михайловій В.О.. студента гр. КС-11-3 Сапажинскаса Ігоря Павловича Пояснювальна записка Із 05. 03 до 18. 03. 2013 р. я не відвідував заняття в коледжі, оскільки допомагав усунути наслідки стихійного лиха, що сталося за місцем проживання батьків (м. Макіївка Донецької обл.). 20. 03. 13 особистий підпис Сапажинскаса І.П. Довідка Довідка – це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути особисті й службові. Особисті довідки підтверджують той чи інший юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, куди). Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об’єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи чи організації. Довідки, що відображають виробничу діяльність установ, можуть бути зовнішніми і внутрішніми. Зовнішні довідки укладаються для подання до вищої організації, підписують їх, крім укладача, керівник установи та завіряються печаткою. Внутрішні довідки подають керівникові організації або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і не завіряються печаткою. Довідка мстить такі обов’язкові реквізити: 1. Назва організації, що видає довідку. 2. Дата видачі й номер довідки. 3. Прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, якій видається довідка. 4. Текст довідки. 5. Призначення довідки (куди подається). 6. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка на має юридичної сили. Зразок 1 Довідка Лісова Тетяна Вадимівна дійсно навчається на ІІІ курсі денної форми навчання Дніпропетровського коледжу ракетно-космічного машинобудування Дніпропетровського національного університету імені Олеся Гончара. Довідка видана для подання до ЖЕО №7 м. Дніпропетровськ. 24.09.2013 Начальник відділу кадрів підпис О.В.Вовк печатка Зразок 2 Дніпропетровський коледж ракетно-космічного машинобудування Дніпропетровського національного університету імені Олеся Гончара вул. Макарова, 27, м. Дніпропетровськ, 49000, тел. 792-22-86 30.10.2013 Довідка №7 Пані Ткач Надія Станіславівна працює викладачем Технічної механіки. Її посадовий оклад складає 1500 (п’ятсот) гривень на місяць. Довідка видана для подання до відділу соціального захисту населення м. Дніпропетровська. Головний бухгалтер підпис К.П.Волошина Директор підпис О.М. Романовський печатка Доручення Доручення – це письмове повідомлення, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні чинності або отримувати матеріальні цінності. Доручення видаються на розпорядження майном, отримання грошових і матеріальних цінностей. Вони поділяються на особисті та офіційні. Особисті доручення видаються окремим особам, які передають свої права іншим особам (право на отримання заробітної плати, поштового переказу та ін.). Обов’язковою умовою правомірності особистого доручення є наявність підпису службової особи й печатка установи, підприємства, що засвідчує підпис довірителя (доручення, які видаються студентам, можуть засвідчуватись навчальним закладом). Реквізити особистого доручення: 1. Назва документа. 2. Текст - прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка дає доручення; прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, якій видається доручення; паспортні дані особи, якій дається доручення; напрям діяльності особи, якій дається доручення. 3. Строк дії доручення. 4. Дата укладання (ліворуч). 5. Підпис особи, яка склала доручення (праворуч). 6. Засвідчення підпису. 7. Дата засвідчення. В офіційному дорученні установа доручає здійснювати дії установі чи службовій особі. Реквізити офіційного доручення: 1. Назва організації, яка видає доручення. 2. Номер доручення й дата видання. 3. Посада, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, якій видано доручення. 4. Назва організації чи підприємства, від якого повинні бути отримані матеріальні цінності. 5. Перелік цінностей із вказівкою на їх кількість і суму. 6. Строк дії доручення. 7. Зразок підпису особи, якій видано доручення. 8. Назва документа, що посвідчує особу отримувача цінностей (паспорт, посвідчення). 9. Підписи службових осіб, які видали доручення. 10. Печатка організації, що видала доручення. Офіційні доручення можуть бути разовими, спеціальними й загальними. Разові видаються на виконання одноразової дії (отримання товарно-матеріальних цінностей, одержання заробітної плати, стипендії, поштового переказу). Спеціальні – на здійснення приватною чи службовою особою однотипних дій (представництво в органах суду, виконання банківських операцій у межах певного терміну). Загальні (генеральні) – на виконання широких повноважень (отримання документів, ведення справи в усіх судових, арбітражних і адміністративних установах з усіма правами, що надані законом позивачеві, відповідачеві; укладання угод, одержання майна тощо). Для багатьох доручень є друковані бланки, куди вписують прізвище, ім’я та ім’я по батькові того, кому доручається, що саме, де треба одержати, та завіряють підписом і круглою печаткою. Завіряється також підпис особи, на ім’я якої написано доручення. Зразок Доручення Я, Бакун Віктор Сергійович, старший лаборант відділу головного технолога заводу „Південмаш”, доручаю Бакун Ганні Семенівні (паспорт: НА №447019, виданий Кіровським РВ ДМУ УМВС України в Дніпропетровській обл 10. 03. 91) одержати в касі підприємства належну мені заробітну плату за травень 2013 року. Доручення дійсне до 01. 07. 2013 року. 01. 06. 06 особистий підпис Бакун В.С. Підпис лаборанта Бакуна В.С. засвідчую: Начальник відділу головного технолога підпис І.Г. Корецький 02. 06. 13 Розписка Розписка – це документ, що засвідчує факт отримання особою матеріальних цінностей від іншої особи чи організації. Наприклад, передачу й одержання документів, грошей, матеріальних цінностей. Розрізняють приватну розписку, якщо дія відбувається між приватними особами, та службову, коли особа або представник установи отримує матеріальні цінності чи документи від організації, закладу. Розписка може мати довільну форму викладу, але необхідно зазначити такі відомості: 1. Назва документа. 2. Прізвище, ім’я та ім’я по батькові (посада й повна назва установи для службового варіанта) особи, яка надає розписку. 3. Прізвище, ім’я та ім’я по батькові (посада й повна назва установи для службового варіанта) особи, якій надається розписка. 4. Конкретне зазначення, у чому дано розписку: - точне найменування матеріальних цінностей, документів та ін.; - стан (нові, були у користуванні, у робочому стані); - кількість, вага, вартість, розмір, сума зазначаються цифрами, а в дужках – словами. 5. У службовому варіанті слід зазначити, на підставі якого розпорядження, наказу чи іншого документа передано й отримано цінності. 6. Дата укладання (ліворуч). 7. Підпис укладача (праворуч). 8. У приватному варіанті підпис особи, яка дає розписку, засвідчується керівником установи чи підрозділу (із зазначенням його посади, ініціалів, прізвища) або нотаріальною конторою. 9. Дата засвідчення (ліворуч). Іноді у розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її було підписано. У такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами. Усі вільні місця між текстом і підписом перекреслюють. Укладається розписка лише в одному примірнику Зразок 1 Розписка Я, Бакун Віктор Сергійович (паспорт: МН №522014, виданий обл. виданий Красногвардійським РВ ДМУ УМВС України в Дніпропетровській 20. 07. 91), одержав від Швець Ніни Семенівни гроші в сумі 5000 (п’ять тисяч) гривень. Зобов’язуюсь повернути всю суму до 17. 05. 2014 р. 17. 05. 13 особистий підпис Бакун В.С. Підпис Тарасевича М.П. засвідчую: Нотаріус нотаріальної контори №7 м. Харкова підпис О.Г.Воробйов 18. 05. 13 печатка Зразок 2 Розписка Я, голова предметної комісії філологічних дисциплін та українознавства Головко Ганна Анатоліївна, одержала від заступника директора з адміністративно-господарської частини коледжу Асаула Миколи Михайловича сканер HP ScanJet 2400 (інв. №14156714), принтер LG SPP-2040 (інв. №17349832) та ксерокс CANON NP-6512 (інв. №29989138) для роботи з підготовки та випуску документів, необхідних для проведення атестації спеціальності «Розробка програмного забезпечення». Підстава: наказ директора коледжу № 98 від 04. 05. 2013 р. 14. 05. 13 особистий підпис Головко Г.А. Протокол Протокол – це документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час, мету й результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад та ін. У протоколі занотовують склад присутніх і відсутніх, зміст доповідей, що заслухані, та винесені ухвали з обговорених питань. Зміст інших протоколів – об’єктивний опис певного факту чи події. Протоколом також оформляється певна діяльність адміністративних, державних, міждержавних структур, слідчих, міліцейських та судових органів. Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяють на три групи. Стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою “СЛУХАЛИ”) та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою “УХВАЛИЛИ”). Повні, у тексті яких окрім ухвал стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення. Стенографічні, у яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів. У протоколах зазначають такі відомості: 1. Назва документа (посередині) та порядковий номер (після слова «Протокол»). 2. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада). 3. Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція. 4. Дата проведення зборів, наради, засідання. 5. Кількісний склад учасників. 6. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді, конференції. 7. Текст поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”. 8. Перелік додатків до протоколу. 9. Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови зборів, секретаря). Текст протоколу, записаний на підставі виступів учасників зібрання, повинен бути стислим і лаконічним (для стислих і повних), але має містити інформацію, яка всебічно та зрозуміло характеризує обговорення конкретних питань. Зразок ПРОТОКОЛ № 3 засідання студентського гуртка Осередку Товариства української мови імені Т.Г. Шевченка Дата 15.10.2012 м. Дніпропетровськ Голова: Головко Г.А. Секретар: Акімов Ю.О. Присутні: Баженов М., Липченко В., Бондаренко Д., Коротков І., Бортвицька В., Ляпустіна К., Сотула А. Відсутні: немає Порядок денний 1. Доповідь Липченка В. і Бортвицької В. по темі «Історія становлення української мови». 2. Підготовка до проведення другого туру Конкурсу з української мови імені Петра Яцика. 3. Визначення доповідача на наступне засідання. СЛУХАЛИ по п.1: доповідь Бортвицької В. на тему: «Праіндоєвропейська та праслов’янська мови – витоки української мови» ВИСТУПИЛИ по п.1: Липченко В. доповнив виступ повідомленням «Церковнослов’янська мова. Кирило та Мефодій» УХВАЛИЛИ по п.1: вважати роботу Бортвицької та Липченка виконаною. СЛУХАЛИ по п.2: Головко Г.А. про перебіг підготовки до проведення другого туру Конкурсу з української мови імені Петра Яцика. УХВАЛИЛИ   Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот...  Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...  ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...  Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все... Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:
|