Структура закупівельної роботи

Закупівельна робота включає в себе комплекс взаємопов'язаних комерційних операцій. Процес закупівельної роботи варто розділити на три складові - підготовчі, безпосередньо закупівельні й заключні комерційні операції.

До підготовчого етапу закупівельної роботи відносяться такі операції

- вивчення та прогнозування купівельного попиту. Закупівельна робота повинна базуватися на принципах і методах сучасного маркетингу, за допомогою яких комерціііні працівники отримують необхідну інформацію про наявний, задоволений або незадоволений попит споживачів. Вивчення і прогнозування купівельного попиту є необхідною умовою для успішної комерційної роботи з закупівель товарів. Теорія і практика маркетингу виробили значний арсенал засобів і способів вивчення і прогнозування купівельного попиту, які необхідно використовувати при організації закупівель товарів, про що мова піде в наступному розділі;

- визначення потреби в товарах. Потреба в товарах - це обгрунтований розрахунок обсягу та асортименту конкретних видів товарів, які необхідні для максимального задоволення попиту споживачів, що обслуговуються. Своєчасне і точне виявлення потреби в товарах є передумовою для їх закупівель в необхідній кількості. Якщо потреба в товарах оцінена занадто високо, то внаслідок цього виникають надлишки товару, нереалізація яких завдасть матеріальних збитків. Якщо ж вона визначена занадто низько, це викличе перебої в забезпеченні споживачів товарами і призведе до незадоволення купівельного попиту;

- виявлення і вивчення джерел закупівлі та вибір постачальників. Для успішного здійснення закупівель товарів підприємства повинні систематично займатися виявленням і вивченням джерел закупівлі і постачальників товарів. Формування товарних ресурсів є предметом постійної роботи суб'єктів господарювання. Сутність планування закупівель, характеристика джерел закупівель та постачальників товарів буде розкрита у відповідних розділах;

- розробка переддоговірних вимог до постачальників і умов постачання передбачає виявлення власного інтересу підприємства в майбутніх комерційних угодах.

Безпосередньо закупівельні операції включають:

- укладення договорів і разових угод на поставку товарів, що передбачає юридичне закріплення комерційних зв'язків між господарюючими суб'єктами з визначенням їх прав та обов'язків;

- уточнення розгорнутого асортименту товарів, що поставляються. Виконання даної операції відбувається в тому випадку, коли у договорі зазначено лише г руповий асортимент, а розгорнутий визначається у процесі виконання договору у відповідності до специфікації;

- приймання товарів і їх оплата. Передбачувані терміни надходження та форма і строки оплати визначаються в договорі поставки. Додержання цих умов гарантує встановлення належної співпраці між господарюючими суб'єктами та налагодження між ними конструктивних ділових контактів.

Заключні операції закупівельної роботи включають:

- оперативний облік виконання договорів поставки, який використовується для спостереження і контролю за окремими етанами і операціями виконання договірних умов в міру їх здійснення;

- оформлення і пред'явлення штрафних санкцій за порушення умов договорів поставки. Під час реалізації договорів поставки сторони нерідко за об'єктивних чи суб'єктивних причин не виконують прийнятих на себе зобов'язань, завдаючи торговому партнеру матеріальних і моральних збитків. У цих умовах потерпіла сторона має право застосувати низку санкцій, яка передбачена самим договором та іншими правовими нормами.

Методи, способи та прийоми вивчення купівельного попиту

Закупівельну роботу варто починати з вивчення попиту та чинників, які його формують. Вивчення купівельного попиту дозволяє отримати інформацію про необхідні споживачам товари і ціни, які вони готові за товари заплатити. Така інформація не тільки виявляє попит, але і допомагає визначити тенденції його змін. Вивчення і прогнозування попиту є необхідною умовою ефективного використання маркетингу для успішної комерційної роботи щодо закупівель товарів та дозволяє обґрунтовувати комерційні рішення в межах закупівельної роботи.

Попит - не потреба в товарах та послугах, яка забезпечена грошовими коштами Тобто, це є намір покупців придбати товар або послугу, які підкріплені грошовою можливістю.

Попит не є постійною величиною. Він може змінюватися під впливом багатьох чинників, основними з яких є такі:

рівень розвитку виробництва товарів; чисельність, склад, культурний рівень і купівельна спроможність населення;

- національні, професійні, історичні, географічні і кліматичні особливості;

- рівень цін на товари, взаємозамінні товари, що доповнюють даний товар у споживанні;

Наявність значної кількості проявів попиту на ринку товарів та послуг дозволяє виокремити його види за певними напрямами.

Основними класифікаційними ознаками попиту є рівень обстеження, обсяг охоплення, стан життєвого циклу товару, стан ринку, строкові межі, частота та характер пред'явлення [86].

Попит на товари може бути визначений на макрорівні (сукупний попит) та мікрорівиі (попит на конкретний товар або товарну марку).

Попит пред'являється на конкретному ринку і за обсягом його охоплення відрізняють такі види, як індивідуальний, локальний, регіональний, національний, міжнародний. Індивідуальний попит визначає потреби конкретного споживача, локальний попит пред'являється споживачами в межах місцевого ринку (наприклад, населеного пункту), регіональний попит спостерігається на території області чи окремого регіону, національний попит - це попит в масштабі національного господарства країни, міжнародний попит характеризує попит на товари на світовому ринку.

За стадіями життєвого циклу товарів розрізняють чотири основних види попиту: потенційний; попит, що формується; попит, що розвивається; сформований попит. Потенційний попит виникає на стадії розробки і підготовки нового товару. Попит, що формується, виникає на етапі виходу нового товару на ринок. Попит, що розвивається, характерний для етапу утвердження нового товару на ринку. Сформований попит відповідає стадії зрілості товару.

За станом ринку попит на товар визначається такими видами:

- негативний попит, для якого характерно неприйняття товару потенційними споживачами. Таке становище може спостерігатися, наприклад, при виході товару з моди або розповсюдженні про товар негативної думки тощо;

- відсутність попиту. Така ситуація спостерігається в тих випадках, коли споживачі не зацікавлені в товарі або не знають про нього. Спричинити відсутність попиту на товар може неправильна викладка в торговому залі, відсутність реклами, небажання торгових працівників Докладати зусиль до стимулювання продажу товару тощо;

- прихований попит визначає неможливість задоволення потреб споживачів за рахунок наявних на ринку товарів і послуг, так як потрібні товари відсутні на ринку;

- нерегулярний попит характеризується виникненням коливань попиту протягом певних проміжків часу (дня, тижня, місяця, року) і є однією з ключових особливостей торговельного бізнесу. Підприємства повинні відстежувати цей вид попиту. Якість і повнота знань про коливання попиту споживачів становлять одну з основ при створенні планів закупівельної роботи;

- надмірний попит виникає тоді, коли обсяг попиту більше величини пропозиції. Це досить сприятлива ситуація для виробників нової продукції, що прискорює її виведення на ринок і дозволяє випередити конкурентів, хоча такий попит зазвичай досить короткостроковий. Наявність надмірного попиту може негативно відобразитися на настроях споживачів, адже їх потреби залишаються незадоволеними. В таких випадках при здійсненні закупівель слід дослідити можливості збільшити обсяги пропозиції товарів або намагатися штучно знизити попит шляхом припинення реклами та інших стимулюючих продаж заходів та переорієнтувати споживачів на інші товари тощо.

- попит, що знижується. Будь-який товар рано чи пізно починає втрачати свою привабливість на ринку та витіснятися іншими товарами. Максимально відтермінувати таку ситуацію дозволять наділення товарів новими перевагами, зокрема додатковим обслуговуванням чи загальним поліпшенням якості обслуговування споживачів на конкретному підприємстві;

- задоволений попит. Це найбільш бажана ситуація для підприємства, коли має місце стійкий попит на товари. Причому можливе зростання попиту цілком відповідатиме можливостям розвитку підприємства. В такій ситуації при здійсненні закупівельної роботи необхідно враховувати дію чинників, які можуть призвести до зміни попиту, також вирішувати тактичні завдання, пов'язані з проведенням політики цін, підтриманням обсягу продажів, стимулюванням комерційної діяльності та здійсненням контролю за витратами;

- нераціональний попит, до якого відносять попит на товари, шкідливі для здоров'я, наприклад, алкогольні та тютюнові вироби.

За часовими межами попит може бути довгостроковий, середньостроковий і короткостроковий.

За частотою пред'явлення попит поділяється на повсякденний, який пред'являється практично щодня на найбільш необхідні товари; періодичний, що пред'являється при необхідності поповнення або заміни товарів, якими користується споживач, та неперіодичний, що пред'являється раз у декілька років, як правило, по товарах тривалого користування.

За характером пред'явлення визначають стійкий або усталений, альтернативний та імпульсивний попит. Чітко сформульований попит, який не допускає заміни товару, свідчить про усталене ставлення споживача до конкретного товару. Альтернативний попит остаточно формується в процесі безпосереднього знайомства покупця з товаром та його особливостями. Імпульсивний попит виникає під впливом стимулюючих заходів - реклами, презентації, дегустації тощо.

В першу чергу, при вивченні попиту слід визначити цілі цього процесу, які залежатимуть від наявних проблем та можливостей суб'єктів господарювання. Цілями дослідження може бути встановлення фактичного рівня задоволення купівельного попиту, визначення відношення споживачів до нового товару, виявлення товарів, в яких є потреба у споживачів, формування перспективних планів щодо закупівлі товарів тощо.

На наступному етапі необхідно визначити інформаційні джерела для отримання відомостей для подальшого дослідження.

Джерела інформації, які необхідні для вивчення купівельного попиту, поділяють на первинні та вторинні. До первинної інформації відносяться дані, які одержані в результаті спеціально проведених заходів для вирішення конкретного завдання дослідження. Цю інформацію поділяють на якісну і кількісну. До якісної інформації відносять виявлені мотивації споживачів шляхом анкетування, інтерв'ю, опитувань, експертних оцінок тощо. До кількісних - числові дані, які визначають обсяги попиту на той чи інший товар.

До вторинної інформації відносять дані, які були зібрані для досягнення інших цілей, не пов'язаних з проведеним дослідженням.

Вторинну інформацію можна поділити на зовнішню та внутрішню. Внутрішня вторинна інформація накопичується на самому підприємстві. Сюди відносяться всі форми звітності, поточні і перспективні плани, бази даних постачальників і споживачів тощо. До зовнішньої вторинної інформацій відносяться дані, підготовлені сторонніми організаціями. Це відомості статистичних видань, довідники, періодична фахова література, аналітичні звіти дослідницьких компаній, дані мережі Інтернет тощо.

Зібрана інформація має відповідати принципам об'єктивності, систематичності, комплексності, безперервності та оперативності. Об'єктивність інформації передбачає реальну оцінку ситуації, незалежно від інтересів будь-якого суб'єкта господарювання. Систематичність дослідження дозволяє отримати впорядковані дані для проведення послідовних заходів. Комплексність передбачає всебічне охоплення чинників впливу на предмет дослідження для отримання більш достовірних результатів. Безперервність процесу дослідження дозволяє уникнути помилок через упущення або недооцінку зв'язків між подіями, а оперативність - дозволяє отримати актуальні на момент проведення заходів дані та використати їх в подальшій роботі з найбільшим ефектом.

Зібрана інформація про попит дає можливість приймати обгрунтовані комерційні рішення щодо закупівель товарів.

Для вивчення купівельного попиту існують різні способи і методи. Причому варто їх розмежувати в оптовій і роздрібній торгівлі, щоб дані однієї ланки доповнювалися і уточнювалися даними іншої ланки торгівлі, утворюючи єдину систему обліку та аналізу попиту [57].

Підприємства оптової торгівлі, які обслуговують певний територіально-економічний район та конкретних покупців, вивчають як обсяг купівельного попиту на ті чи інші види (групи) товарів, так і асортиментну структуру попиту.

Для вивчення попиту оптові торговельні підприємства здійснюють:

- оперативний облік продажу товарів, що забезпечує підприємство відомостями про обсяг і структуру реалізованої підприємством продукції;

- облік руху товарних запасів шляхом зіставлення з плановими показниками або даними за минулий період для отримання інформації про швидкість товарооборотності;

- вивчення та узагальнення заявок і замовлень гуртових покупців на придбання і постачання товарів;

- вивчення та узагальнення заявок роздрібних торгових підприємств на централізовану доставку і завезення товару;

- облік і аналіз незадоволеного попиту оптових покупців;

- проведення асортиментних і кон'юнктурних нарад з покупцями, на яких представники різних підприємств розглядають бізнес-питання щодо забезпечення процесу продажу товарів товарними ресурсами.

Для вивчення і прогнозування попиту на великих і середніх оптових підприємствах створюються маркетингові служби (відділи), які вивчають загальний обсяг попиту (місткість ринку) і внутрішньогрупову структуру попиту на закуповувані товари.

Роздрібні торговельні підприємства застосовують також певні способи вивчення попиту покупців:

- аналіз показників товарообігу, товарних запасів і товарооборотності;

- аналіз реалізованого та нереалізованого попиту населення тощо.

Найбільш поширеною формою прояву попиту є показник роздрібного

товарообігу - це обсяг продажу товарів і надання послуг населенню для особистого, сімейного, домашнього використання. Аналіз структури роздрібного товарообігу допомагає виявити переваги покупців щодо тих чи інших товарів.

Однак товарообіг як вираження попиту дозволяє судити лише про реалізовані потреби покупців і не дозволяє — про нереалізовані потреби, тобто незадоволений попит.

Якщо реалізований попит можна оцінити за розміром фактично проданих товарів, то незадоволений попит виявити і оцінити кількісно дуже важко. Тому найчастіше основною метою вивчення незадоволеного попиту є виявлення причин його виникнення.

Основними причинами незадоволеного попиту можуть бути відсутність у продажу необхідних споживачам товарів, високі ціни на товари, які не відповідають доходам населення тощо.

Для вивчення незадоволеного попиту застосовують:

- картки обліку незадоволеного попиту (ведуть продавці);

- контрольні листки (заповнюють самі покупці);

- прийом замовлень від покупців на товари, які тимчасово відсутні У продажу;

Для кількісного виміру незадоволеного попиту можна скористатися прийомом фіксації запитів покупців. При цьому важливо фіксувати не тільки найменування товару та ступінь регулярності і масовості попиту, але і характеристики товару, такі як колір, розмір, фасон, сорт і т. д

Обсяг незадоволеного попиту можна виміряти шляхом множення середнього розміру покупки на кількість випадків незадоволеного попиту:

де Пн - величина незадоволеного попиту; Р_ср - середній розмір покупки; К - кількість випадків незадоволеного попиту за період вивчення.

Аналіз реалізованого попиту полягає у вивченні асортиментної структури товарів та обліку руху товарних запасів, що дозволяє визначити скільки і яких товарів продано.

Методи вивчення реалізованого попиту можна умовно розділити на дві групи: методи, засновані на балансових розрахунках та методи безпосередньої реєстрації продажу товарів.

Методи, засновані на балансових розрахунках є найбільш ефективними і поширеними. Вони засновані на формулі товарного балансу:

де 3п - залишок товарів на початок періоду; Н - надходження товарів за період вивчення попиту; Р - реалізований попит за досліджуваний період; З_к - залишок товарів на кінець періоду.

Звідси обсяг реалізованого попиту розраховується за формулою:

Вихідною інформацією для розрахунку реалізованого попиту є дані про запаси на початок і кінець досліджуваного періоду, можуть бути залучені й дані інвентаризації. Дані про надходження товарів беруть з рахунків-фактур і товарно-транспортних накладних.

По товарах з тривалими термінами зберігання вивчення реалізованого попиту доповнюється аналізом стану товарних запасів. Дані про рівень, асортиментну структуру товарних запасів дозволяють виявити тенденції реалізованого попиту, відповідність товарного забезпечення структурі попиту покупців, визначити товари низької оборотності.

До методів безпосередньої реєстрації продажу товарів відносяться: - облік продажу товарів за товарними чеками;

- облік продажу при розрахунках з покупцями з використанням реєстраторів розрахункових операцій;

- реєстрація проданих товарів за товарними залишками;

- облік продажу за допомогою карток кількісного обліку;

- визначення часу перебування товарів у магазині тощо.

Попит на різні товари можна вивчати також за допомогою таких методів, як виставки-продажі, виставки-огляди, опитування покупців (усні та письмові), проведення дегустацій, а також шляхом спеціальних спостережень за ходом продажу нових або мало відомих товарів.

Універсальним методом вивчення всіх видів попиту є анкетне опитування. Воно здійснюється за допомогою спеціальних анкет, що містять чітко сформульовані запитання, на які пропонується відповісти покупцям. При проведенні опитувань анкети можуть заповнюватися самими покупцями або спеціально виділеним співробітником.

Після обробки та аналізу отриманої в результаті дослідження інформації розробляють рекомендації та готують звіт про результати вивчення попиту.

Планування та здійснення закупівель товарів є безперервним процесом, що вимагає значних витрат грошових коштів. Рішення про закупівлю повинні прийматися при ретельному розгляді всіх показників плану майбутніх закупівель. Правильна організація закупівельної діяльності сприяє збільшенню прибутків підприємств, однак помилки в плануванні призводять до значних збитків чи банкрутства суб'єкта господарювання.

Заходи з планування оптових закупівель бувають стратегічні і поточні. Під стратегічним плануванням закупівель слід розуміти визначення структури закупівель --- подальшого продажу товарів.

Поточне планування характеризується систематичним контролем за постачанням товарів, їх обсягами і яістю. Таке планування закупівель дозволяє коригувати асортимент і розмір партії товарів, організовувати ефективну роботу підприємства з отримання і опрацювання товарних ресурсів.

Результатом планування має стати план закупівель, де повинна міститися інформація про товари або матеріальні ресурси, які необхідні для безперебійної роботи підприємства. Головною метою плану закупівель є забезпечення узгодженості дій усіх внутрішніх підрозділів та посадових осіб підприємства при вирішенні таких завдань, як визначення потреби і розрахунок кількості замовлених товарів (матеріальних ресурсів); визначення способу закупівель та укладання договорів поставки товарів (матеріальних ресурсів); організація контролю за кількістю, якістю, термінами поставок і організацією розміщення товарів (матеріальних ресурсів) на зберігання тощо.

Процес планування закупівель здійснюється на базі прогнозу продажів, що може привести до виникнення певних ризиків, якщо реальна картина буде надто відрізнятися від запланованої. Щоб мінімізувати можливі негативні наслідки і грамотно планувати закупівлі, слід провести аналіз діяльності підприємства і визначити такі параметри:

- скласти перелік необхідних товарів або матеріальних ресурсів;

- визначити величину кожної окремої партії всіх видів товару;

- встановити терміни проведення закупівель;

- розрахувати ступінь завантаження приміщень для зберігання товарів (матеріальних ресурсів);

- спрогнозувати загальні витрати на закупівлю товару.

Етапи проведення планування закупівель товарів

Організація процесу закупівель має здійснюватися з дотриманням певної послідовності.

Насамперед, підприємство має визначити кошторис здійснення закупівель та затвердити річний або інший за термінами план закупівель.

На даному етапі планування проводяться загальні розрахунки номенклатури постачань і визначення загальної суми витрат. Метою цього етапу є з'ясування доцільності здійснення закупівель з урахуванням витрат на їх проведення і очікуваних результатів. Прийняття рішення про закупівлю на цьому етапі не передбачає конкретного оформлення договорів чи контрактів на постачання товарів. Воно базується на відомостях прайс-листів постачальників або виконавців послуг чи угод про наміри.

На наступному етапі визначається процедура здійснення закупівель на основі попередньо визначених витрат та планів. При реалізації цієї стадії планування можливі уточнення базових даних про закупівлю товарів, обираються найбільш прийнятні способи закупівлі конкретних товарів.

Далі підприємство має встановити конкретного постачальника товарів (матеріальних ресурсів) та укласти з ним договір постачання. На даному етапі визначаються групи потенційних постачальників, проводяться ділові переговори та приймається рішення про подальшу співпрацю.

При здійсненні закупівельної роботи до проведення переговорів з постачальниками складається план дій, де слід визначити ідеальні умови постачання, умови, які можуть бути бажаними, а також обов'язкові умови. Такий план отримав назву LIM (від like - бажаний, ideal - ідеальний, must - обов'язковий). Він визначає, яких результатів переговорів з постачальником може досягти підприємство та дозволяє закупівельнику визначити межі, порушення яких призведе до матеріальних втрат компанії.

Результати складання LIM-плану можуть бути оформлені в таблиці такої форми:

Наступним етапом процесу планування закупівель товарів має стати дієвий контроль за виконанням договорів поставки, що передбачає додержання зобов'язань за відповідним договором як покупця, так і постачальника товарів, розгляд і затвердження можливих змін в процедурі закупівлі товарів, вирішення суперечок в межах виконання договорів, застосування заходів впливу до недбайливих учасників договірного процесу.

Завершенням процесу планування є визначення економічної ефективності закупівель товарів. Отримані результати є підставою до удосконалення організації закупівель товарів на підприємстві в подальшому.

Економічна ефективність закупівель товарів (Е_еф) розраховується як відношення величини доходів (Д) від реалізації товарів до витрат обігу (Во):

Таким чином, планування закупівель товарів має встановити конкретну потребу підприємства в товарах або матеріальних ресурсах та визначати у кого і що варто купувати та на яких умовах це робити

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: