Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Виды бухгалтерских документов, их классификация. Организация документооборота





Бухгалтерские документы классифицируются по различным при­знакам:

• назначению;

• последовательности (времени) составления (порядку формирования);

• способу использования или степени охвата хозяйственных операций;

• количеству позиций (строк);

• месту составления;

• форме;

• способу заполнения;

• воспроизведению информации;

• срокам хранения.

По назначениюдокументы подразделяются на распорядительные, оп­равдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные. Распоря­дительными называются документы, которые содержат распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произ­вести операцию, но не могут служить основанием для отражения опера­ций в учете (например, платежное поручение, доверенность, чек на полу­чение наличных денег с расчетного счета, распоряжение о проведении инвентаризации). Оправдательные (исполнительные) подтверждают факт совершения операции и служат основанием для ее отражения в учете (инвентаризационная опись, акт на оприходование пастбищных кормов, журнал учета надоя молока, акт на оприходование приплода животных и др.) Документы бухгалтерского оформления со­ставляются в бухгалтерии организации, как правило, по дан­ным распорядительных и оправдательных докумен­тов в целях отражения их в бухгалтер­ском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, коммерческих расходов, начисления и рас­пределения амортизационных расходов. Комбинированные документы объединяют признаки распоряди­тельных, оправдательных и частично документов бухгалтерского офор­мления. Они содержат распоряжение на оформление операций и подтверждают ее выполнение. Такими документами являются расходный кассовый ордер, который в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, авансовый отчет, кото­рый содержит перечень произведенных расходов со ссылкой на подтвержда­ющие их документы, а также указание, на какие счета необходимо их отнести.



По последовательности (времени) составления различают первичные и сводные документы. Первичные документы составляются в момент совершения операции. Сводные составляются позже на основе пер­вичных, например, отчет о движении скота и птицы на ферме.

По способу использования(степени охвата операций) документы классифицируются на разовые и накопительные. В разовых документах отражается одна или несколько одно­родных операций (кассовые ордера, акты, товарные накладные). В накопительных документах отражаются однородные хозяйствен­ные операции в течение определенного периода (недели, декады, меся­ца). К ним относятся лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу.

По количеству позиций (строк) в документеразличают однострочные и многострочные. В однострочном документе содержится только одна позиция (одно наименование материала, продукции), а в многострочных отражается несколько наименований.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние составляются внутри организации (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу и др.). Внешние поступают извне (приемо-сдаточные акты, счета-фактуры поставщиков, товарные и товарно-транспортные накладные).

По форме документы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными. Типовые применяются во всех отраслях экономики республики, специализированные – в отдельных отраслях (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве – карточка учета надоя молока и др.).

Унификация документов – это разработка единых форм доку­ментов для учета однородных операций в различных организациях.

Создание унифицированных документов, облегчает их составле­ние, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов. Банковские и кассовые документы являются унифицированными.

По способу заполнения различают документы, оформленные вручную, на пишущих машинках, ПК.

По воспроизведению информации документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов. Подлинник – это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции. Копия – это воспроизведение всех реквизитов документа подлинника, а выписка – копия части документа.

По срокам хранения различают документы текущего срока хранения (от 1 до 5 лет) и постоянного хранения.

Документы до их записи по счетам предварительно подвергают про­верке, приемке и бухгалтерской обработке. Необходимость проверки документов вызвана тем, что многие из них составляют без участия счетных работников. Проверка документов включает проверку по существу, формальную проверку и арифметическую проверку.

Проверка документов по существу заключается в установлении законности и экономической целесообразности совершенных хозяйственных операций.

Формальная проверка заключается в проверке правильности оформления документов, заполнения всех установленных для них реквизитов; наличия и подлинности подписей лиц; наличия ого­ворок в случае исправлений.

Арифметическая проверка представляет собой контроль правильности отражения количественных, ка­чественных и суммарных показателей. При обнаружении в документах каких-либо ошибок их возвращают ответственным за составление лицам для уточнения.

При приемке документовпрежде всего обраща­ют внимание на наличие преемственности в документах (например, соответствие остатка денег в кассе на конец дня по отчету за прошлый день остатку, показанному в отчете на начало текущего дня) и соответствие цифровых данных в связанных между собой так называемых встречных документах. Проверку и прием документов бухгалтер подтверждает своей подписью.

Проверенные и принятые документы подвергают бухгалтерской обработке(группировке, таксировке и контировке), а в условиях автоматизации – кодированию необходимых учетных показателей.

Группировка документов – это подборка их в однородные по сво­ему содержанию группы. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам. Таксировка – это перевод натуральных показателей в денежные и подсчет сумм. Контировка заключается в записи на документе корреспондирующих счетов по данной операции. Если на предприятии применяется автоматизированная форма учета, то обработка документов в бухгалтерии состоит в обозначении учетных номенклатур соответствующими кодами.

После бухгалтерской обработки документы передают на хранение вархив. Они переплетаются в папки, на обложке указывают наименова­ние организации, название и порядковый номер, год, месяц и количество листов. При передаче документов в архив и при их уничтожении состав­ляются акты, которые хранятся в архиве. Порядок, сроки хранения документов в архиве устанавливаются в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277-XII «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности.

Первичные учетные документы могут быть изъяты органами, которым предоставлены соответствующие полномочия. Главный бухгалтер вправе в присутствии представителя органа, проводящего изъятие первичных учетных документов, снять с этих документов копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия.

Для обеспечения своевременности и очередности поступления в бух­галтерию документов главный бухгалтер разрабатывает график документообо­рота, который утверждается руководителем. Документооборотомназывается движе­ние документов от момента их составления или получения от других орга­низаций до передачи в архив.

В нем перечисляют все первич­ные документы, указывают их назначение, количество экземпляров, кто и в какие сроки их составляет, куда и когда представляют каждый доку­мент, кто принимает и обрабатывает представленные документы, какие работы выполняют в бухгалтерии, а также в каких учетных регистрах отражают. График документообо­рота и доводится до сведения всех материально-ответственных лиц, счетных работников и должностных лиц, в обязанности которых входят составление документов, представление их в бухгалтерию и дальнейшая обработка.

 

 









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2018 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.