|
|
Рабочий стиль, который вы до сих порСтр 1 из 4Следующая ⇒ Инвентаризация времени. Рабочий стиль, который вы до сих пор Практиковали (самоанализ) Предпосылкой того, что в вашем личном рабочем стиле вообще что-либо изменится, является прежде всего представление о том, куда уходит ваше время, что конкретно и как вы делаете. Часто это представление бывает совершенно ошибочным. Анализ использования времени Первый шаг — составление инвентарной описи всех видов деятельности, в которых вы участвовали как руководитель. Хорошим подспорьем здесь могут служить следующие рабочие таблицы: анализ видов деятельности и расхода времени; листок «дневных помех» (перерывов в работе). Таблица Анализ видов деятельности и расхода времени
Листок «дневных помех»
Указания по методу записи (инвентаризации времени): · не менее важным, чем собственно инвентаризация времени, является выбор репрезентативных рабочих дней. Возьмите при соответствующих условиях целую рабочую неделю в качестве периода наблюдения; · старайтесь проводить немедленную регистрацию, избегайте более поздних записей по памяти (иначе будет утеряна наибольшая польза от вашей инвентаризации времени).
К формуляру «Анализ видов деятельности и расхода времени»: · не ограничивайтесь существенным и фиксируйте все виды деятельности в форме результатов за пятнадцатиминутные отрезки времени; · поначалу не заполняйте колонки, обозначенные АБВГ. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени.
К формуляру «Дневные помехи»: заносите сюда все «помехи» или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры и (незаявленные) посетители, время, потраченное на ожидание и т.п.; фиксируйте все, что вас отрывает от дел: Ко - коллега Пос - поставщик П - подчиненный Сем - семья С - секретарь Пр - прочие При заполнении формуляра помните о том, что записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда вы сами нарушаете ход своего трудового процесса (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, так как вам внезапно пришло в голову, что вы должны позвонить товарищу «Н»!). Два исходных пункта инвентаризации времени. Прежде чем приступить к оценке результатов анкет, вы должны определить, в каком виде вы могли бы получить итоги. В центр анализа вы можете поставить либо позитивные, либо негативные аспекты. Таким образом получаются две исходные сферы, с которыми вы можете работать. Анализ сильных сторон Каждый менеджер владеет множеством технических приемов, приводящих к успеху,- иначе он бы не смог изо дня в день справляться с лавиной дел. Анализ слабых сторон Как только вы вскроете свои личные слабые стороны, вы сможете разработать исходные пункты и стратегию по их преодолению. Помощником и советчиком при этом послужит методическое пособие, которое вы держите в руках! Обработка данных формуляра «Анализ видов деятельности и расхода времени» После того, как вы провели учет своей трудовой активности за несколько типичных трудовых дней, просмотрите каждую из заполненных вами трудовых таблиц и оцените течение рабочего дня по следующей схеме. 1. Дайте оценку каждой выполненной вами работе, виду Ответ «Нет» занести также в графы «Б» и «В» В — Было ли целесообразным выполнение работы? Да Нет Метод записи сам по себе дает большой дидактический и познавательный эффект! Обработка формуляра «Анализ помех». Попытайтесь определить факторы, отвлекающие вас, и причины «помех». Вопросы для обработки данных: какие «помехи» по вашей оценке наиболее дорогостоящие? какие телефонные звонки оказались бесполезными? какие посещения были ненужными? какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее? Если вы выполняете всю вашу работу в учреждении, вы можете поручить вашему секретарю вести точную регистрацию времени, которое вы тратите на различные дела. Питер Друкер, который признает, что он считает чрезвычайно трудным вести точную регистрацию своего времени (кстати, большинство людей так считают), сказал недавно в своей речи: «Я заставляю себя обращаться с просьбой к моему секретарю через каждые девять месяцев вести учет моего времени в течение трех недель. Это очень трудно для нее, потому что я никогда не нахожусь поблизости. Но есть одно условие: я обещаю себе и обещаю ей письменно (и она настаивает на этом), что я не уволю ее, когда она принесет результаты. И тем не менее, хотя я делаю это в течение пяти или шести лет, я каждый раз выкрикиваю: «Этого не может быть! Я знаю, что я теряю много времени, но не может быть, чтобы так много». Да, это плохо, но хотел бы я увидеть кого-либо с иными результатами подобного учета!» Если вы проводите часть дня вне учреждения, подобный учет мало поможет вам. Вы тратите много времени на дела, о которых ваш секретарь не может знать. Если вы должностное лицо среднего ранга, то добрых 40 % вашего времени тратится за стенами вашего кабинета и ваш секретарь не имеет возможности оценить, как вы используете время, которое уходит на такую работу. Даже если вы проводите в учреждении 40 или 50 часов, есть возможность сберечь больше времени: работать дома или в библиотеке, а не в условиях напряженного графика работы в конторе.
Анализ временных потерь С помощью следующей самоанкеты из 50 пунктов проанализируйте практиковавшийся вами до сих пор рабочий стиль и определите, в каких сферах вы теряете время.
Каков оказался ваш результат? Пусть вас не обескураживает большое число отмеченных вами слабых мест. Попробуйте теперь по-новому расположить отдельные пункты в соответствии с их важностью. Тем самым вы способствуете целе-ориентированной проработке последующего изложения. Важнейшие причины потерь времени 1______________________ 2______________________ 3______________________ Значение постановки целей Постановка цели требует выразить в виде четких намерений и в точных формулировках наши явные и скрытые потребности, интересы, желания или задачи, а также сориентировать наши действия и поступки на эти цели и их выполнение. Каждое предприятие предполагает постановку целей. Поскольку в этой книге речь идет о самом менеджменте, мы хотим ближе рассмотреть значение целеустановки для личной сферы. Постановки цели означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель описывает конечный результат. Речь идет не о том, что вы делаете, а о том, для чего вы делаете. Цели представляют собой вызов вам и побуждают вас к действиям. Без целей отстутствует критерий оценки, по которому вы могли бы измерять ваши трудозатраты. Цели, кроме того, являются еще и масштабом для оценки достигнутого. Даже самый лучший метод работы ничего не стоит, если вы заранее четко и однозначно не определили то, чего хотите. Чтобы поставить цель, надо подумать о будущем. Традиционное мышление в рамках частных задач чревато тем, что вы потеряетесь в мелочах. Мышление в масштабах целей способствует тому, что частности подчиняются целому: Становится ясно, в каком направлении двигаться и каким должен быть конечный результат. Ежедневно, выполняя свою работу, задавайте себе вопрос: Приближает ли меня то, что я в данный момент делаю, к достижению соответствующей моей цели? Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще. Предпосылка планирования - а значит, и успеха - заключается в точном знании того, что, когда, в каких масштабах необходимо достичь. Постановка цели является безусловной предпосылкой планирования, принятия решений и ежедневной работы. Если вы обычно приходите на работу с представлением типа «Я буду работать над тем, что именно на сегодня важно», то кончайте с этим! Поставьте однозначную цель для себя (и для своих сотрудников) и трудитесь по принципу: Я буду работать над тем, чего я сегодня хочу достичь! Добейтесь ясности цели! Это безусловная, основополагающая предпосылка успехов в труде и в жизни! Найти личные жизненные цели и дать им определение означает придать своей жизни направление. В результате вы сможете воплотить в действительность свои собственные ценности. Попытайтесь установить цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия. Пример: 1. Как не надо: Я хочу вести более здоровый образ жизни. Как 2. Как не надо: Я хочу уметь лучше контактировать со своими Подобные конкретные, ориентированные на определенные действия цели можно непосредственно планировать, например, фиксировать в дневнике времени по определенным дням или неделям и реализовывать по этапам. Точно опишите то, чего вы конкретно хотите достичь! Письменная регистрация способствует тому, что зачастую фиксируются более или менее смелые представления и желания. Таким образом вы приучитесь постоянно заниматься своими целями и уточнять их. В письменном виде цели к тому же визуально запечатлеваются и менее подвержены опасности забвения. Дифференцируйте свои жизненные цели по временным критериям. Уясните себе с помощью нижеследующего упражнения: с какими событиями вы должны считаться в ближайшие 20 лет вашего личного временного ряда. Принимайте при этом во внимание лиц из вашего ближайшего окружения (партнеров, детей, родителей, шефа, друзей и т.д.) и свой возраст. Подобными событиями могут быть: поступление детей в школу или достижение ими совершеннолетия; выход на пенсию отца или матери; выход на пенсию непосредственного начальника; истечение сроков платежей по долгосрочным кредитам; высвобождение вложенных денежных средств и т.п. Жизненные цели Личные желания: долгосрочные (жизненные цели); среднесрочные (5 лет); краткосрочные (12 месяцев). Профессиональные цели: долгосрочные (цели карьеры); среднесрочные (5 лет); краткосрочные (ближайшие 12 месяцев). На предпоследнем этапе нахождения личных целей подробнее рассмотрим сферу «профессия». Выделите свои профессиональные ориентиры! Чем бы вы охотнее всего занимались в профессиональном отношении? Если бы вы могли свободно выбрать служебное положение, функцию, звание, отрасль, организацию, предприятие или институт, кем бы вы охотнее всего были или стали? Примеры: Стать управляющим в средней фирме ХУ-отрасли. Стать членом правления фирмы X или У. Основать или руководить зарубежным филиалом (в какой стране?). Быть причисленным к ведущим специалистам. Достичь должности в государственном аппарате. Добиться звания профессора или доктора. Занимать нынешнюю должность до выхода на пенсию и укреплять свое положение. Работать самостоятельно (не по найму) в качестве... Через пять лет «выйти из игры» и стать пастухом в Араратской долине. И т.д. Последняя фаза процесса — постановка целей — конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования. План жизни и карьеры Перенесите ваши сформулированные жизненные и карьерные цели из заполненных ранее рабочих бланков в нижеследующие формуляры. Установить сроки - сформулировать результаты! Каждая цель, как мы выяснили в начале этой главы, имеет смысл только тогда, когда установлены сроки ее воплощения и сформулированы желаемые результаты. Сформулируйте теперь их применительно к своим желаемым и практическим целям и перепроверьте свои планы с точки зрения того, насколько они реалистичны. Критерии устанавливаете вы! Помните при этом и о таких аспектах, как физическое состояние, здоровье, поскольку хорошее здоровье и конституция являются предпосылкой активной жизни и успешного самоменеджмента. Для этого предусматривайте в своих периодических планах (годовых, месячных, недельных и дневных) мероприятия для сферы «Здоровье»: лыжные пробеги, спортивные каникулы, лечение, плавание каждую неделю, ежедневные пробежки на свежем воздухе, занятия йогой и т.п.; а также профилактические осмотры. Не забывайте также о самообразовании, о повышении уровня знаний и квалификации, о своем культурном просвещении (путешествия, участие в культурных мероприятиях и т.д.). Не берите на себя слишком много, поскольку нереальные задачи имеют мало шансов быть выполненными. Чем больше цели вы себе поставите, тем больше вам придется менять в вашей прежней жизни, тем больше придется развивать активность. Устанавливайте также конкретные краткосрочные цели, согласованные с достижением ваших долгосрочных глобальных целей. При стремлении к долгосрочным целям вы должны считаться с изменением внешних условий и возникновением новых тенденций. Поэтому наряду с общими целями важно с точки зрения психологической мотивации ставить перед собой и краткосрочные достижимые подцели и добиваться промежуточных успехов. Пример: жизненный план (извлечение).
Для формулировки практических целей в профессиональной сфере требуется из первых рук и умение ориентироваться в вопросах, касающихся предприятий, отраслей и рынка. Здесь важную роль сыграют ваше профессиональное самообразование, накопление специальных знаний, делового опыта. Какова самая вероятная (ближайшая во времени) возможность вашего продвижения по службе в предстоящие 2—3 года? Наименование должности___________________________ Сфера ответственности_____________________________ Дополнительно требуемые: деловые качества________________________________ качества руководителя___________________________________. личные способности _________________________________ Другие критерии Для планирования карьеры важно знать следующее. Малый шаг, предпринимаемый сразу, дает подчас больше эффекта, чем обширные, стратегические и грандиозные замыслы, за которыми следуют затяжные действия. Каков ваш очередной шаг? Активная цель (ближайший шаг)______________________ Требуемая информация___________________________________ Необходимые ресурсы, помощь со стороны и т.п.____________ Ожидаемые трудности, проблемы__________________________ Акции, мероприятия______________ Сроки_________________ Прочее_________________________________________________ Зафиксируйте этот первый ближайший шаг в своем плане карьеры! Пример: План карьеры (извлечение).
ПЛАНИРОВАНИЕ: КАК ГОТОВИТЬ ВЫПОЛНЕНИЕ СВОИХ ЗАДАЧ Кто все принимает так, как придется, тот не работает, а подчиняется работе. Народная мудрость Планирование призвано обеспечить хозяйское использование, вероятно, самого ценного достояния — времени, а именно: либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий); либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени (минимальный критерий). Вряд ли необходимо вам как руководителю доказывать преимущества планирования в рамках предприятия. Вместе с тем мы хотели бы вас призвать к следующему: Станьте в своей деловой сфере сами для себя предпринимателем. и планируйте использование своего ограниченного времени для достижения своих целей! «Кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно сэкономить 2 часа, а также вернее и лучше справиться с важными делами». Принципы и правила планирования времени Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, вы должны ясно представлять себе, насколько ограничен ваш бюджет времени. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период. Мы планируем не только наши профессиональные и личные цели, но и текущую, связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справиться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований. Таким образом, чем лучше мы представляем свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше мы готовы перепоручить менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки. Чтобы вас не отпугивало обилие нижеследующих правил планирования времени, предлагаем вам отметить пять наиболее важных с вашей точки зрения принципов, которые вы хотели бы применять в своей практике.
События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (поглотители времени), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиком без остатка. Соответственно свое время надо распределять между тремя блоками. Основное правило планирования времени 60 % - запланированная активность; 20 % — непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия); 20 % - спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество).
Рабочее время 60 % 20 % 20 % запланированное непредвиденное спонтанное время время время
Таким образом, ваша активность будет изначально направлена непосредственно надостижение какой-то вашей цели, и вы сумеете избежать эскалации внеплановой деятельности, например, обсуждения того, что вам спонтанно приходит на ум. Постоянно задавайтесь вопросами: В чем цель этого разговора, этой работы и т.п.? Чего я хочу достичь?
Опыт показывает: На работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Если вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно 2 часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее. Норматив типа «Обсуждение стратегии сбыта в мае с.г.» (продолжительность - 90 мин.) задает точные рамки и вынуждает концентрироваться на самом важном (рабочее совещание — не дискуссионный клуб), чтобы достичь желаемого результата.
Система планирования времени В рамках общего планирования планирование времени ориентируется на соответствующие стратегически долгосрочные цели, которые в свою очередь подразделяются на оперативные частичные цели.Установление периодов времени, которые требуются для достижения вами личных и профессиональных целей, дает вам чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении. План на несколько лет вперед Если вы под влиянием того, что узнали из этой главы, решили составить план жизни, то он послужит вам исходным пунктом процесса планирования. На основе плана жизни вы выводите свои долгосрочные цели на ближайшие годы и составляете план на несколько лет вперед. План на 1990-1994 годы
Годовой план Из плана на несколько лет вперед вы выводите годовой план, перенося в него из соответствующего (годового столбца) все те задачи и цели, которые вы наметили. Следите за тем, чтобы не взяться за задачи, которые относятся к более поздним целям. В конце уходящего года (самое позднее — в начале следующего) надо установить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев. При этом в большинстве случаев бывает достаточно разбивки на кварталы. Во всяком случае, вы можете запланировать только имеющиеся в вашем распоряжении рабочие дни, поскольку большая часть вашего рабочего времени уходит на рутинную работу, совещания, командировки и т.п. Квартальный план Квартальный план служит аргументом контроля за выполнением годового плана. В течение года через равные промежутки времени вы побуждаете себя к тому, чтобы обдумать события истекшего периода и при необходимости внести изменения или перенести сроки (промежуточный контроль). В конце каждого квартала можете установить ориентиры на ближайшие три месяца и определить, какие задачи в следующем квартале надо вычеркнуть, какие — перенести, а какие — добавить. Месячный план Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана, а также в случае надобности из плана истекшего месяца. Поскольку приближением временного горизонта повышается точность планирования, в месячном плане задачи планируются уже с большей детализацией (расход времени ведется в часах). Предпосылка составления реальных месячных и недельных планов состоит в том, что вы определяете еще и так называемое свободно планируемое время. Предусматривайте в своем временном плане также резервы времени («буферы») для решения дополнительных и непредвиденных задач так, чтобы можно было соблюсти плановые сроки без стресса и цейтнота. Декадный план Декадный план предполагает еще более детальный, более точный прогноз предстоящего периода. Исходя из своего месячного плана составьте на неделю распорядок всех своих дел и задач в соответствии с их объемом и необходимым для их исполнения временем.
-На чем я должен сконцентрироваться в первую очередь на этой:' неделе (центральная задача)? -Какая задача на этой неделе самая существенная и требующая наибольших затрат времени? -Какие другие дела на этой неделе необходимо завершить, подготовить к завершению или начать (обязательные задачи)? -Какую рутинную работу (писанина, телефонные разговоры, совещания и т.п.) я должен выполнить? -К каким нерешенным вопросам следовало бы приступить (возможные задачи)? -Что было бы еще целесообразно, желательно или уместно сделать? -Какие события могут быть предусмотрены? Дневной план Дневной план строится на базе декадного плана. В нем устанавливается, какие задачи и дела должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня, причем к предусмотренным ранее, запланированным прибавляются непредусмотренные.
Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей! ! Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобы различные действия можно было распределить во времени. В дальнейшем на примере дневного плана рассматриваются пять стадий системного планирования времени. Чтобы организовать использование времени в настоящем, надо подготовить его распределение, когда оно еще в будущем. Составление планов дня с помощью метода «Альпы» Планирование, как уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей. В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий вас мир, если знаете, чего вы хотите и когда (почему), то есть если вы имеете конкретный план расхода времени. -Принципиально важно составлять план дня в письменном виде. -Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются. -Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти. -Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня. -В результате Вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами. -Благодаря контролю результатов дня у Вас «не теряются» несделанные дела(перенос на следующий день). -За счет письменной регистрации Вы повышаете эффект от планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени и «помехи», а также можете более реалистично планировать резервное время. -Если существует ясность относительно того, что надо сделать в течении дня, то Вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать «помехам»внутреннего или внешнего порядка. В этом случае Вас не отвлекают лишние телефонные разговоры, Вы ограничиваетесь только самым существенным. Ели Вы в конце дня задаете вопрос, а что, собственно сделано, то причина этого заключается главным образом в отсутствии четкой целеустановки на день. Реалистичный план дня должен в принципе содержать лишь то, что Вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому что, чем более достижимыми Вы считаете поставленные цели, тем больше сил Вы концентрируете и мобилизуете на их реализацию. Пять стадий метода «Альпы» Предлагаемый вашему вниманию метод относительно про   Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...  Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...  ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...  ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между... Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:
|