Реализация межведомственного электронного документооборота

(МЭДО): правовое обеспечение; основные направления деятельности;

Гос-я программа РФ «Информационное общество (2011-2020 годы)»

- системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО),

- единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

МЭДО - взаимодействие ИС электронного документооборота ФОИВ, органов исполнительной власти субъектов РФ и иных государственных органов, а также гос-ых внебюджетных фондов

Участники МЭДО - Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, ФОИВ, органы исполнительной власти субъектов РФ, а также иные государственные органы и государственные организации.

Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, содержащими:

- документы – метаданные (реквизиты) документов и их файлы;

- уведомления – информация о ходе рассмотрения и исполнения документов получателями.

ЦЕЛЬ МЭДО – повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга хода рассмотрения и исполнения документов.

Организатор МЭДО - ФСО России. В этом качестве ФСО России реализует организационное и методическое обеспечение МЭДО; ведение адресных справочников МЭДО; создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и обеспечивает информационную безопасность МЭДО.

ПП РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе МЭДО».

РП РФ от 02.10.2009 № 1403-р «О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».

1) Осуществлять обмен документами с их регистрацией в СЭД и уведомлениями всех видов;

2) Проверять, фильтровать, формировать, отображать, сохранять поступившие документы, подписывать файл документа (приложения к документу) одной или несколькими ЭП;

3) Формировать графические элементы визуализации регистрационных данных документа и отметки о его электронной подписи (подписях) и их координаты (данные о местоположении);

4) Осуществлять контроль отправки и регистрации отправленных документов, обрабатывать уведомления о регистрации или отказе в регистрации отправленных документов.

- отсутствие единого информационного пространства, различия в сложившихся в гос. органах методах сбора, хранения и обработки инфо.

- системы построены на различных платформах, имеют самую разную архитектуру и форматы данных. Обеспечение достоверности передаваемой между организациями инфо.

- непонятно как обеспечить долговременную сохранность электронных документов без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы.

- не решен пока вопрос о том, как наиболее эффективно организовать совместное использование гос. органами двух систем – МЭДО и СМЭВ.

- механизм обновления протокола работы системы, в рамках которого рекомендовано, в первую очередь, пересылать версию протокола, а затем сведения об отправителе и адресате;

- исчерпывающая классификация, исключающая любые затруднения со стороны пользователей по заполнению документов;

- представление даты и времени, учитывающее множество часовых поясов, охватывающих территорию РФ.

41. Экспертиза ценности документов в таможенном органе:

Определение, цель, этапы. Понятия: «ведомственный архив таможенного

Органа», «специальный архив таможенного органа», «электронный архив»,

«документальный фонд таможенного органа», «архивный фонд

Приказ ФТС от 9 июля 2014 г. № 1331 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации »

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы их ценности;

11.1.1. Экспертиза ценности документов в таможенном органе проводится:

на стадии делопроизводства - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив таможенного органа;

в архиве таможенного органа - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений совместно с ЭК под методическим руководством архива таможенного органа.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив таможенного органа; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и пометками "До минования надобности" (ДМН) и "До замены новыми" (ДЗН), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел таможенного органа путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и незаверенные копии документов, черновики и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Электронные документы, имеющие срок хранения с отметкой "ЭПК" подлежат экспертизе ценностей и отбору на постоянное хранение.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив таможенного органа проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного (муниципального) архива.

. Оформление результатов экспертизы ценности документов. Составление и оформление описей

Опись дел (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи могут не составляться. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел таможенного органа, которую готовит архив таможенного органа и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

11.3.9. При составлении описи соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации (подпункты 13.4.2 - 13.4.4) на основе номенклатуры дел; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же"; при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- в описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см;

- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

. Опись подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с архивом таможенного органа и утверждается начальником структурного подразделения.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение № 30).

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела всего таможенного органа. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

11.3.32. Уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела проверяет правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеет право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

11.3.33. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемно-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем лица, ответственного за работу архива таможенного органа. После уничтожения дел в номенклатуре таможенного органа проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... №..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

Архив таможенного органа*(2) - структурное подразделение, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности таможенного органа, составляет его документальный фонд.

Документы постоянного хранения, т.е. документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение, составляют архивный фонд таможенного органа, являющийся составной частью Архивного фонда Российской Федерации.

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: