|
Деловая беседа как форма делового общения. Виды деловых беседВ практической деятельности существуют разнообразные формы общения: - деловые переговоры; - деловые беседы; - совещания; - деловая переписка; - организационно-техническое общение (компьютер, факс) и т. д. При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой. Понятие «деловая беседа» весьма широко и достаточно неопределенно это: - просто деловой разговор заинтересованных лиц; - устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями. Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению. Задача деловой беседы – убедить партнера принять конкретные предложения. Функции деловой беседы: - взаимное общение работников одной сферы; - совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов; - контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий; поддержание деловых контактов; - стимулирование деловой активности. Каждая деловая беседа в той или иной степени отражается на эффективности деятельности организации в целом и деятельности конкретных сотрудников в частности. Вид деловой беседы зависит от ее целей и ее места в определении направления деятельности организации. По назначению деловые беседы могут быть разнообразными: - беседа – знакомство руководителя и будущего подчиненного при принятии решения о поступлении на работу; - деловая беседа между двумя коллегами при обсуждении ими путей или методов реализации поставленных целей; - деловая беседа будущих партнеров по взаимодействию, деловому сотрудничеству между фирмами; - беседа – установление деловых контактов; - беседа – обмен информацией и др. По характеру деловые беседы бывают официальными и неофициальными, так называемыми рабочими. По направленности – целевыми, преследующими конкретные задачи, и общими. По степени свободы – регламентированными, например, анкетирование и не регламентируемыми, например дружеский разговор. В структурной организации деловой беседы можно выделить следующие этапы: 1) подготовка к беседе; 2) собственно деловая беседа; 3) критический разбор беседы Как правило, деловые беседы планируются заранее. Подготовка к беседе включает несколько этапов. Первый этап. Подготовка беседы начинается с определения цели и круга обсуждаемых вопросов. Формулировка цели беседы должна быть предельно краткой, однозначно понимаемой и представляющей интерес как для одной, так и для другой стороны. Второй этап. П олучение информации об участниках беседы (служебное положение, политические взгляды, отношение к окружающим, заслуги, любимые и запретные темы для разговора). Такую информацию обычно получают у партнеров, клиентов, общих знакомых и т.п. Однако к ней нужно относиться осторожно, поскольку на нее могут влиять различные субъективные и объективные обстоятельства. Третий шаг. Выработка стратегии и плана беседы, подбор различных тактических «заготовок». План включает схему изложения материала, предопределяющую структуру беседы. В серьезной беседе схемой допускается пользоваться открыто, но насколько близко ей следовать, определяется конкретными обстоятельствами: запасом времени, опытом и пр. Помимо плана на подготовительном этапе может быть составлен предварительный текст выступления, состоящий из набора ключевых понятий и детально проработанных фрагментов, полной формулировки деловых предложений. Четвертый шаг. Репетиция, сначала наедине с собой, а затем, возможно, с кем-нибудь из коллег. Пятый шаг. Определение и согласование с партнерами места и времени встречи. Если участниками беседы являются сотрудники одной организации, то она может проходить в кабинете руководителя, на рабочем месте подчиненного, в зале заседаний, а также во внеслужебной обстановке, вплоть до домашней. С посторонними лицами беседы проводятся в кабинете пригласившего, или в специальной комнате для бесед и переговоров. Собственно деловая беседа состоит из пяти фаз: 1) начало беседы – вступление в контакт; 2) постановка проблемы и передача информации; 3) аргументирование выдвигаемых положений; 4) принятие решения; 5) фиксация договоренности и выход из контакта. Первая фаза – начало беседы, вступление в контакт. Основная цель этого этапа – привлечь внимание собеседника, поддержать общий благоприятный фон беседы. Сама беседа начинается с приветствия и осмысления первых личных впечатлений о партнерах с учетом знаний о них, приобретенных на подготовительном этапе. Во вступительной части беседы, которая может занимать до 15 % отведенного времени, желательно: - снять психологическую напряженность; - достичь взаимопонимания на основе проявления искреннего уважения и интереса к личности и делам друг друга; - дать понять собеседнику, что вы считаетесь с его мнением, знаниями как специалиста, например: «Очень приятно, что именно с Вами мы будем обсуждать данную проблему, поскольку именно Вы (именно о Вас я наслышан как о …) являетесь ведущим специалистом в …». Эта фраза позволяет показать ваше расположение к партнеру по деловой беседе, создать доброжелательную обстановку для продолжения беседы. Вторая фаза – постановка проблемы и передача информации. Цель этого этапа – пробудить в собеседнике заинтересованность. Третья фаза – аргументирование выдвигаемых положений. Цель – отстоять свои интересы, детально обосновать свои доводы. Поскольку в процессе беседы важно выяснить, почему собеседник воспринимает ситуацию так, а не иначе, ему нужно дать возможность высказаться, вставляя в нужные моменты замечания или задавая вопросы. Делается это спокойно, аргументировано, без попытки уличить человека в чем-либо или категорично настоять на собственном мнении. На этом этапе важно внимательно слушать собеседника, не отвлекаясь на обдумывание дальнейшего хода ведения беседы. Слушая, выделять и улавливать слабые, уязвимые места в аргументации собеседника или возможность успешной «состыковки» намерений обеих сторон. Четвертая фаза – принятие решения. Цель этапа – установить или смягчить разногласия, наметившиеся до беседы или возникшие в ее процессе, достигнуть компромиссного решения. Особенность деловой беседы такова, что после обмена сообщениями она протекает в форме диалога. На этом этапе беседа является импровизацией. Рекомендуется участникам беседы использовать разные типы вопросов: открытые и закрытые; риторические; радикальные; вопросы, подавляющие сопротивление. Пятая фаза – фиксация договоренности, выход из контакта. Цель этого этапа – сохранение и стимулирование благоприятного отношения сторон друг к другу и в личном плане, и в плане выполнения намеченных действий. Инициатор подводит итоги, показывает, как может быть использована информация, призывает к ее осмыслению и последующим активным действиям. Если продолжительность беседы заранее не регламентировалась, это является сигналом к ее завершению. Успешно завершить беседу – это значит достигнуть заранее намеченной цели беседы. Критический разбор беседы проводится на основе записей, сделанных в ходе общения. Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам... Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот... Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем... ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования... Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:
|