Какие суммы готова вложить фирма в автоматизацию.

Для очень ограниченных в ресурсах предприятий, как покупка зарубежного комплекса автоматизации, так и заказ на разработку в сторонней фирме обычно неприемлемы. Выбор между покупкой существующего программного обеспечения или разработкой своего силами небольшого отдела автоматизации решается обычно на основании ответов на вышеприведенные вопросы.

Таким образом, покупку и адаптацию готовой КИСУ следует выбирать для фирм со стабильными и более или менее традиционными методиками ведения дел и в том случае, когда на рынке программного обеспечения есть соответствующие информационные системы.

При этом для очень крупных и разветвленных структур (особенно если фирма предполагает активную интеграцию или просто взаимодействия с зарубежными партнерами) рекомендуется выбирать мощную западную систему, для небольшой и средней фирмы - отечественную.

Разработка КИСУ своими средствами и заказ разработки КИСУ сторонней организации-разработчику наиболее привлекательны для редкого или нетипичного ведения "делового хозяйства". При этом конкретный выбор стоит делать на основании информации о финансовом состоянии фирмы, наличии надежной фирмы разработчика или интегратора и возможности установить с ней длительные партнерские отношения и других факторов.

Критерии выбора КИСУ и лежащих в их основе ИТ управления.

При выборе КИСУ необходимо учитывать следующие критерии:

· репутация фирмы-разработчика ИТ управления, КИСУ, репутация КИСУ, стаж пребывания фирмы-разработчика на рынке, число продаж.

· сколько работающих КИСУ в России. Имеются ли внедрения на родственных предприятиях? Потребовалась ли помощь внешних консультантов?

· терминология и качество русификации западной КИСУ.

· качество локализации западных ИТ управления или КИСУ. Есть области производства, где действуют стандарты - юридические и фактические. Например - методы бухгалтерского учета, бухгалтерская и налоговая отчетность. В конструкторской и технологической подготовке производства у отечественных предприятий повсеместно приняты стандарты ЕСКД и ЕСТД. На западных предприятиях принята предметно замкнутая организация производства, а для отечественных - более привычна технологическая специализация. На западе безцеховая структура управления, в России - цеховая. Все эти моменты должны быть отработаны при локализации. Желательно, чтобы система отрабатывала такие российские реалии как бартер, цепочки зачетов, предоплату, оплата в неденежной форме, неотфактурованные поставки и т.д.

· какая российская команда стоит за западной КИСУ. Кто ее русифицировал, кто внедряет? Знают ли они производство? Какое у них образование? Какой опыт? Какая за ними “история успехов”? Какой их подход к внедрению?

· цена. Покупая КИСУ, необходимо помнить, что на весь цикл - покупка, внедрение, сопровождение, развитие - придется затратить в 3 - 10 раз больше денег, чем стоимость программных средств. Чем сложнее и дороже система, тем больше коэффициент. Если придется привлекать западных консультантов, это будет стоить минимум в 1000 $ в день, причем заранее неясно, то ли они будут учить работать с их системой, то ли сотрудники предприятия за эти деньги будут их знакомить с волнующими особенностями российской экономики,

· функциональная полнота КИСУ. Система должна покрывать основные потребности в управлении. Практически все западные системы сильно избыточны в этом отношении, но на уровне базовых возможностей - они все близнецы,

· модульность. Чтобы не тратить лишних денег, нужно иметь возможность покупать и внедрять КИСУ по частям и только на нужное число пользователей.

· гибкость. КИСУ будет внедряться полтора-три года и будет работать пять - десять лет. За это время предприятие изменится. Изменится продукция, оргструктура, организация управления, бизнес - процессы, роли и полномочия управленцев. Система управления должна меняться вместе с производством. Значит система должна позволять легко менять АРМы и меню, формировать отчеты и справки, делать произвольные выборки информации в удобном представлении, менять бизнес - процессы и алгоритмы путем параметрической настройки и так далее. Обычная проблема с западными системами - не понятно, для какого пользователя экраны для ввода информации. Вроде бы для технолога, но при чем тут нормативы планирования? Вроде бы для кладовщика, но при чем тут цены и длительность цикла? Вроде бы для бухгалтера, но для какого раздела учета? В этом случае придется разбивать экраны, убирать лишние реквизиты, добавлять нужные, менять названия полей, менять их расположение на экране, менять значность, добавлять поля в базу данных, менять HELP. Позволит ли это делать система и какой ценой? Система должна также легко интегрироваться с другими модулями, например, с российскими программами расчета зарплаты или управления персоналом (не очевидно, что удастся использовать соответствующие западные аналоги) или с уже существующими старыми разработками, которые нельзя отключить (из-за специфики, уникальности и т.п.). Системы европейского производства обычно более гибки, чем американские, - они изначально ориентированы на учет национальных особенностей разных стран Европейского сообщества,

· архитектура. Желательна трехзвенная - сервер базы данных, сервер приложений, клиент - клиент-серверная архитектура с возможностью использования “тупых терминалов”. Клиент может быть “толстым” или “тонким”,

· техническая платформа. За время жизни системы сменится не одно поколение технических средств. Привязанность к определенной платформе опасна. Система должна уметь мигрировать с платформы на платформу,

· операционная среда. Обязательно должны быть версии на UNIX и Windows NT. Лучше UNIX. Это надежная, отработанная, выносливая, масштабируемая система. Единственный недостаток - сложность администрирования,

Критерии оценки эффекта автоматизации управленческой деятельности

Автоматизация каждого управленческого процесса должна либо уменьшать размер издержек на управление, либо изменять некие качественные характеристики управленческого процесса, влияющие на величину экономической выгоды, получаемой предприятием.

В общем случае, затраты на управление состоят из фонда оплаты труда управленцев и стоимости информационного обеспечения деятельности управленцев. Однако, существуют еще два, возможно самых важных компонента затрат на управление, - это упущенная выгода от не принятых вовремя решений и оплата ошибочных решений. Причиной ошибочных управленческих решений или задержки в принятии решений, как правило, является либо отсутствие достоверной информации в момент принятия решения, либо отсутствие надлежащего контроля над специалистами, принимающими решения.

КИСУ позволяет улучшить управление предприятием. Качество системы управления может определяться следующим набором параметров процесса принятия решений:

· среднее время выработки решения (быстрота реакции);

· частота ошибочных решений (вероятность принятия неправильного решения);

· ущерб от необоснованных решений за определенный период;

· скорость обнаружения ошибок в принимаемых решениях.

Эффект от улучшения любого из приведенных параметров подразделяется на исчисляемый и неисчисляемый. Если при оценке целесообразности внедрения информационной системы опираться только на анализ прибыли на инвестируемый в автоматизацию капитал, то исказится или пропадет весь смысл совершенствования управленческих процессов. Цена достижения (вследствие совершенствования параметров процесса принятия решений) таких целей, как повышение качества обслуживания заказчиков, рост конкурентоспособности, не поддается точному денежному измерению.

Своевременность принятия и вероятность получения правильного решения, как правило, возрастают, если вся информация, необходимая для принятия решения, пропускается через корпоративную информационную систему, а не локализуется в бумажных архивах и персональных компьютерах отдельных служб и подразделений. Вполне реальной является ситуация, когда комплексная автоматизация системы управления является единственно возможным путем для выживания предприятия в конкурентной борьбе. Четкое определение целей, которые должны быть достигнуты в результате внедрения новых автоматизированных технологий управления, является отправной точкой при оценке целесообразности затрат на автоматизацию управленческой деятельности. Цена, которую руководство предприятия готово заплатить за достижение этих целей, зачастую является главным критерием при принятии решения об инвестициях в конкретный проект автоматизации.

Факторы эффекта от внедрения комплексной системы автоматизации управленческой деятельности

Прирост эффективности экономической деятельности предприятия в результате комплексной автоматизации системы управления может проявляться различным образом. В качестве возможных факторов, определяющих совокупный эффект от автоматизации, часто рассматриваются следующие составляющие:

· качественное улучшение процессов подготовки и принятия решений;

· уменьшение трудоемкости процессов обработки и использования данных;

· экономия условно-постоянных расходов за счет возможного сокращения административно -управленческого персонала, необходимого для обеспечения процесса управления предприятием;

· переориентация персонала, высвобожденного от рутинных задач обработки данных, на более интеллектуальные виды деятельности (например, ситуационное моделирование вариантов развития предприятия и анализ данных);

· стандартизация бизнес-процессов во всех подразделениях предприятия;

· оптимизация производственной программы предприятия;

· сокращение сроков оборачиваемости оборотных средств;

· установление оптимального уровня запасов материальных ресурсов и объемов незавершенного производства;

· уменьшение зависимости от конкретных физических лиц, являющихся «держателями» информации или технологий обработки данных;

· получение автоматизированной поддержки для мероприятий по «оптимизации» налогообложения компании;

· использование незаметных (скрытых) для исполнителей технологий контроля выполняемой ими работы, не требующих предоставления справок и отчетов к определенной дате.

Все вышеперечисленные факторы повышения результатов экономической эффективности представляют лишь потенциал, который должен быть востребован управленцем. Для превращения потенциальных источников роста эффективности в реально полученные результаты необходимо выполнение ряда дополнительных условий.

Условия, необходимые для получения эффекта

КИСУ является всего лишь поставщиком и инструментом обработки информации для поддержания деятельности конкретных специалистов. Однако, наличие полной информации о различных аспектах деятельности предприятия не является достаточным условием для того, чтобы заставить менеджеров проявлять «здравый смысл» и принимать оптимальные управляющие решения. Одна только ИТ не несет в себе существенных улучшений, если она не базируется на платформе из принципов, целей, стимулов и идей: всего того, что принято называть «корпоративной философией». Если такая основа изначально отсутствует или разваливается в ходе проведения работ, вместо эффекта получается лишь освоение средств, выделенных на закупку техники и программного обеспечения под автоматизацию. На рис. 1.28 изображена платформа, на которой, как мы считаем, должен базироваться процесс комплексной автоматизации. В основании данной платформы - план и воля хозяина.

Потенциальная угроза внедрению информационной системы может исходить от недостаточно благоприятного отношения к ней пользователей, если новшества, вносимые в их работу новыми технологиями, не соответствуют их интересам. Получение предприятием ощутимого материального эффекта от автоматизации системы управления в значительной мере определяется способностью руководителя предприятия внушить коллективу веру в то, что при движении к поставленным общим целям будут достигнуты и индивидуальные цели конкретных сотрудников, поддерживающих процесс преобразований.

Рис. 1.28. Слагаемые эффективной системы управления

Структура затрат на автоматизацию управленческой деятельности

Инвестиции в КИСУ хозяйствующим субъектом обычно предполагают следующие группы затрат:

· обучение сотрудников хозяйствующего субъекта;

· внедрение КИСУ в деятельность хозяйствующего субъекта;

· закупка технических средств автоматизации (компьютеров и др. периферийных устройств) и монтаж локальных вычислительных сетей;

· обеспечение связи для взаимодействия с удаленными территориями;

Оценка экономической выгоды, получаемой хозяйствующим субъектом от автоматизации процедур управления

С экономической точки зрения явная выгода от реализации проекта комплексной автоматизации представляется как разница между полученным эффектом и понесенными затратами. Как уже отмечалось, истинная оценка полученного эффекта может быть сделана только руководством предприятия при сопоставлении достигнутых результатов с поставленными целями совершенствования системы управления. Предварительная оценка экономической выгоды, которую может получить предприятие от автоматизации процедур управления, выполняется экспертным путем.

Экспертные оценки возможного снижения затрат и экономической выгоды от автоматизации процедур управления для конкретного предприятия обычно формируются на стадии проведения консалтинговых работ. Расчета экономической эффективности может быть основан на сравнительном анализе показателей бизнес-процессов, характеризующих конкретные источники эффективности.

На первом этапе анализа проводится опрос основных пользователей предприятия с целью сбора сведений об ожидаемых пользователями последствиях предлагаемых консультантами изменений информационных технологий. Опрос позволяет сформулировать пункт за пунктом те материальные и качественные выгоды, которых пользователи ждут от автоматизации каждого бизнес-процесса, а также имеющие место риски. Выявленные выгоды последовательно переводятся из технических терминов в экономические. Побочным результатом опроса может являться оценка персонала и подбор кандидатов в группу внедрения новых информационных технологий.

Моделирование существующих процессов, которые предстоит совершенствовать и автоматизировать, является следующим этапом в расчете экономической эффективности. Здесь оценивается:

· удельная доля каждого автоматизируемого бизнес-процесса в совокупном объеме затрат на автоматизацию;

· относительный вклад каждого автоматизируемого бизнес-процесса в совокупный эффект.

· При наличии вышеперечисленных оценок становится возможным переход к стадии планирования затрат на автоматизацию во времени:

· расчет минимального момента времени, начиная с которого возможно получение «отдачи» от вложенных в автоматизацию каждого бизнес-процесса финансовых инвестиций;

· формирование и защита оптимального план-графика затрат (в соответствии с критерием затраты/эффект).

Под бизнес-процессом понимается целостное описание основных видов деятельности организации (предприятия, фирмы, корпорации) и их проекция на организационные структуры с учетом развития взаимодействия между участниками во времени.

· читать: учебное пособие Алехиной Г.В., Година И.М., Пронкина П.Г. Информационные технологии и информационные системы в экономике и управлении. – М.: МФПА., 2006. – с.136-155;

· изучить дополнительные материалы: учебник Баронов В.В, Калянов Г.Н., Попов Ю.И., Титовский И.Н. Информационные технологии и управление предприятием - М.: ФиС, 2004 (глава 3)

Пройти тестирование выполнить тест для контроля полученных знаний.

Выполнить тест по теме 8 из сборника тестов по данному курсу

[1] Горский Ю.М. Системно-информационный анализ процессов управления. - Новосибирск: Наука. Сиб. отделениение. - 1988. - 327с

[2] Полная потребность в материалах представляет собой интегрированную таблицу, выражающую потребность в каждом материале, в каждый конкретный момент времени.

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: