Разработка текстовых документов в процессоре Microsoft Word

Цель занятия: изучение возможностей текстового процессора Microsoft Word и овладение навыками подготовки комплексных документов на ПЭВМ.

Приложение MS Word из пакета MS Office представляет собой мощное полнофункциональное средство для редактирования документов, содержащих, помимо текста, рисунки, диаграммы, таблицы, анимацию и звуковые элементы, а также внедренные и связанные объекты из других приложений Windows. Описать все возможности данного приложения в методическом пособии не представляется возможным, но следует отметить, что MS Word имеет встроенную справочную систему, включающую интерактивную систему помощи – так называемого Помощника, кроме того, недостающие разделы Справки можно оперативно найти на сайте Microsoft.

Запуск программы осуществляется следующим образом: нажмите кнопку Пуск и перейдите в меню Программы>Microsoft Word. Окно приложения показано на рис. 5.1 и состоит из рабочей области, в которой происходит набор и редактирование текста, горизонтальной и вертикальной полос прокрутки, внизу располагается строка состояния. Вверху окна расположена строка заголовка с именем редактируемого файла, строка меню, и панель инструментов.

Строка меню содержит все команды приложения MS Word. Меню Файл дает доступ к командам создания нового документа, открытия существующего текста из файла, сохранения документа в файл, настройки свойств отображения страницы (поля, ориентация бумаги и т.п.) и вывода на печать. Меню Правка содержит команды редактирования текста, отмены последнего действия, поиска и замены фрагментов текста. Эти два меню во многом аналогичны соответствующим меню в WordPad.

Меню Вид содержит команды настройки отображения документа, указания масштаба, вставки колонтитулов на страницу, построения схемы документа. Пункт Вставка позволяет вставить в текст различные объекты: символы из предлагаемого набора символов, номера страниц, дату и время, ссылку (сноски, указатели, пункты оглавления), закладку, организационную диаграмму, гиперссылку, объекты из других приложений Windows и т.д.

Меню Формат содержит команды настройки шрифтов, форматирования абзацев, оформления списков, границ, заливки текста, позволяет разбить текст на колонки, а также содержит набор автоформатов – готовых стилей для автоматического оформления текста.

Меню Сервис содержит инструменты для проверки правописания, выбора языка документа, расстановки переносов, настройки редактора MS Word. Меню Таблица предназначено для вставки, оформления, редактирования таблиц.

Панель инструментов предназначена для быстрого доступа к различным командам редактора, она состоит из нескольких панелей (Стандартная, Форматирование, Рисование и т.д.). В меню Сервис>Настройка во вкладке Панели инструментов (или меню Вид>Панели инструментов) можно выбрать те панели, которые необходимы в данный момент для работы и будут отображены в панели инструментов.

Приемы работы с текстами в процессоре Microsoft Word

К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word относятся следующие:

В текстовом процессоре MS Word принято использовать два метода создания нового документа: на основе готового шаблона или на основе существующего документа. При создании документа на основе существующего документа открывают готовый документ (Файл > Открыть), сохраняют его под новым именем (Файл > Сохранить как), затем выделяют в нем все содержимое (Правка > Выделить все) и удаляют его нажатием клавиши DELETE, после чего получают пустой документ, имеющий собственное имя и сохраняющий все настройки, ранее принятые для исходного документа.

Создание документа на основе готового шаблона выполняется командой Файл > Создать. В открывшемся диалоговом окне Создание файла, включают переключатель Создать документ и выбирают шаблон. Если никаких предпочтений нет, следует выбрать шаблон Обычный на вкладке Общие. Созданный документ приобретает имя Документ1, принятое по умолчанию. Его целесообразно сразу же сохранить под «правильным» именем, выбрав для него соответствующую папку и дав команду Файл > Сохранить как.

При необходимости сохранить документ в произвольную папку, не представленную в предлагаемом списке, следует выполнить навигацию по файловой структуре с использованием раскрывающей кнопки на правом краю поля Папка.

Технология ввода текста и переключения языковых раскладок клавиатуры, применение регистровых клавиш и буфера обмена аналогична технологии при использовании текстовых редакторов Блокнот и WordPad. Microsoft Word имеет ряд дополнительных возможностей, позволяющих автоматизировать ввод текста.

Средства отмены и возврата действий. Все операции ввода, редактирования и форматирования текста протоколируются текстовым процессором, и потому необходимое количество последних действий можно отменить. Последнее действие отменяют комбинацией клавиш CTRL+Z. Другие аналогичные средства команда Правка > Отменить действие и кнопка Отменить действие на панели инструментов Стандартная.

После отмены ряда действий существует возможность вернуться к состоянию, предшествовавшему отмене. Для этого служит команда Правка > Вернуть действие или кнопка Вернуть действие на панели инструментов Стандартная.

Расширенный буфер обмена. Необходимые элементы управления находятся на панели инструментов Буфер обмена (Вид > Панели инструментов>Буфер обмена). О содержании конкретной ячейки можно судить по всплывающей подсказке, отображаемой при наведении указателя мыши на ячейку. При переполнении расширенного буфера обмена ячейки сдвигаются вниз, очередной элемент поступает в последнюю ячейку, содержимое первой ячейки теряется.

Автотекст. Автотекст — это режим автоматического ввода фрагментов текста. Он представлен двумя функциями: автозавершением и собственно автотекстом.

Текстовый процессор хранит словарь автотекста, состоящий из слов и фраз, встречающихся в документах достаточно часто. При вводе первых четырех символов словарного элемента на экране появляется всплывающая подсказка с полным текстом слова или фразы. Если это то, что имел в виду пользователь, он завершает ввод всего фрагмента нажатием клавиши ENTER – так работает функция автозавершения. Однако пользователь может самостоятельно выбрать необходимый элемент текста из списка с иерархической структурой — это функция автотекста. Список элементов автотекста открывается с помощью панели инструментов Автотекст (Вид > Панели инструментов > Автотекст).

Настройку словаря автотекста выполняют в диалоговом окне Автозамена (Сервис > Автозамена > Автотекст).

Использование средства автозамены при вводе. Настройку средства Автозамена выполняют в диалоговом окне Сервис > Автозамена. Для этого надо установить флажок Заменять при вводе, ввести заменяемую комбинацию в поле Заменить, а замещающую комбинацию в поле На, после чего пополнить список автозамены щелчком на кнопке Добавить.

Ввод специальных символов. Основным средством для ввода специальных и произвольных символов, а также для закрепления их за избранными клавишами является диалоговое окно Символ (Вставка > Символ). Если символ надо вставить только один раз, достаточно щелкнуть на командной кнопке Вставить. Если предполагается многократное использование данного символа, за ним можно закрепить постоянную комбинацию клавиш (кнопка Клавиша) или создать элемент для списка Автозамена с помощью одноименной кнопки.

Режимы вставки и замены символов. Текстовый процессор предоставляет возможность выбора между двумя режимами редактирования текста: режимом вставки и режимом замены. В режиме вставки вводимый текст «раздвигает» существующий текст, а в режиме замены новые символы замещают символы предшествующего текста, находившиеся в точке ввода. Текущий режим правки текста идентифицируется на экране индикатором Замена. В режиме замены включен индикатор ЗАМ в строке состояния окна программы, в противном случае он выключен. Двойной щелчок на этом индикаторе позволяет переключать режимы. Настройка режима правки выполняется на вкладке Правка диалогового окна Параметры (Сервис > Параметры > Правка).

Если установлены флажки Режим замены и Использовать клавишу INS для вставки, правка осуществляется в режиме замены символов. Если оба эти флажка сброшены, то режим можно выбирать с помощью клавиши INSERT.

Использование Тезауруса. Тезаурус представляет собой словарь смысловых синонимов. При подготовке технической документации особую роль играют смысловые синонимы к используемым глаголам. Для выделенного слова тезаурус удобно вызывать через пункт Синонимы контекстного меню. Однако этот прием срабатывает далеко не для всех слов (преимущественно для глаголов в неопределенной форме). Общий прием вызова тезауруса состоит в использовании команды строки меню Сервис > Язык>Тезаурус.

Окно Тезаурус имеет две панели. Его интересная особенность состоит в том, что в то время как на левой панели отображаются синонимы выделенного слова, на правой панели могут отображаться синонимы к выбранному синониму, то есть поиск синонима является как бы двухуровневым. Заменяющий синоним можно выбирать как на левой панели, так и на правой. Замена производится щелчком на командной кнопке Заменить. Кроме синонимов в некоторых случаях тезаурус позволяет находить антонимы слов и связанные (как правило, однокоренные) слова.

Средства автоматизации проверки правописания. Средства автоматизации проверки правописания включают средства проверки орфографии и грамматики. Текстовый процессор позволяет реализовать два режима проверки правописания – автоматический и командный.

Для работы в автоматическом режиме надо установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику на вкладке Правописание диалогового окна Параметры (Сервис>Параметры>Правописание).

В командном режиме проверка правописания выполняется независимо от установки элементов управления на вкладке Сервис > Параметры > Правописание. Запуск средства проверки выполняют командой Сервис > Правописание. Проверка начинается от начала документа и продолжается до появления первой ошибки. В тех случаях, когда пользователь отказывается от предлагаемых исправлений и дает команду Пропустить, в документе накапливается список пропускаемых слов, то есть слов и выражений, не подлежащих проверке. Для того чтобы очистить этот список и начать проверку заново, используют командную кнопку Сервис>Параметры >Правописание>Повторная проверка.

Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или панели Форматирование. Основные приемы форматирования включают:

· создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых);

Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт (Формат > Шрифт).

· его размер (измеряется в полиграфических пунктах);

Большинство гарнитур шрифтов являются пропорциональными. Это означает, что и ширина отдельных символов, и расстояние между соседними символами не являются постоянными величинами и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятным для чтения.

Особую группу представляют так называемые моноширинные шрифты. В них каждый символ вместе с окаймляющими его интервалами имеет строго определенную ширину. Такие шрифты применяют в тех случаях, когда надо имитировать шрифт пишущей машинки, а также при вводе текстов, представляющих листинги программ. Характерными представителями таких шрифтов являются шрифты семейства Courier.

Использование средств управления шрифтом (выбор размера, начертания, подчеркивания и других видоизменений) определяется стилевым решением документа, которое задает заказчик. Приступая к выполнения заданию, следует выяснить, какие стилевые решения уже существуют и Вы должны их использовать, каковы ограничения на использование средств оформления и форматирования.

Настройка метода выравнивания. Все последние версии текстового процессора Microsoft Word поддерживают четыре типа выравнивания:

Выбор метода выполняют соответствующими кнопками панели инструментов Форматирование или из раскрывающегося списка Формат > Абзац > Отступы и интервалы > Выравнивание.

Настройка параметров абзаца. Кроме режима выравнивания настраиваются следующие параметры абзаца:

· величина отступа первой строки абзаца («красная строка»);

· величина интервала (отбивки между абзацами) перед абзацем и после него.

Средства создания маркированных и нумерованных списков. Для создания нумерованных и маркированных списков нужно сначала выполнить настройку, затем вход в список и, наконец, выход из него. Настройку выполняют в диалоговом окне Список, открываемом командой Формат > Список. Данное окно имеет три вкладки: Маркированный список, Нумерованный список и Многоуровневый список. В качестве элементов управления здесь представлены образцы оформления списков. Для выбора нужного достаточно щелкнуть на избранном образце.

Для завершения маркированного или нумерованного списка и выхода из режима его создания достаточно по завершении ввода последней строки дважды нажать клавишу Enter.

Для сохранения документа на жестком диске следует выполнить команду Файл>Сохранить или щелкнуть на кнопке Сохранить Cтандартной панели инструментов, или нажать CTRL+S. Появится диалоговое окно cохранения документа. В текстовом поле Имя файла введите имя, которое вы хотите присвоить своему документу. Имя может иметь до 256 символов. Если нужно сохранить документ в другой папке или на другом диске, выберите их из раскрывающегося списка Папка. Щелкните на кнопке Сохранить. Документ будет сохранен на диске, и имя, которое ему присвоено, появится в строке заголовка окна MS Word.

Редактируемый документ нужно периодически сохранять, чтобы минимизировать потерю данных в случае отключения электроэнергии или возникновения других проблем с системой.

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: