Приемы и средства автоматизации разработки документов

Наиболее общими средствами автоматизации разработки и оформления документов являются стили оформления абзацев и шаблоны документов.

Абзац — элементарный элемент оформления любого документа. Каждый заголовок документа тоже рассматривается как отдельный абзац. Выше мы видели, что в меню Формат > Абзац имеется немало различных элементов управления, и выполнять их настройку для каждого абзаца отдельно — неэффективная и утомительная задача. Она автоматизируется путем использования понятия стиль.

Стиль оформления — это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок). Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа.

Работа со стилями состоит в создании, настройке и использовании стилей. Некоторое количество стандартных стилей присутствует в настройке программы по умолчанию, сразу после ее установки. Их используют путем выбора нужного стиля из раскрывающегося списка на панели управления Форматирование.

Настройка стиля. Настройку стиля выполняют в диалоговом окне Стиль (Формат > Стиль). Настраиваемый стиль выбирают в списке Стили (при этом на панелях Абзац и Знаки отображаются образцы применения данного стиля). Для изменения стиля служит командная кнопка Изменить, открывающая диалоговое окно Изменение стиля. Каждый из компонентов стиля настраивается в отдельном диалоговом окне. Выбор компонента выполняют в меню, открываемом с помощью командной кнопки Формат.

Создание стиля. Для создания стиля служит командная кнопка Создать в диалоговом окне Стиль (Формат>Стиль) – она открывает диалоговое окно Создание стиля.

· выбрать тип стиля (стиль абзаца или знаковый стиль);

· выбрать стиль, на котором основан новый стиль;

· приступить к настройке элементов стиля щелчком на кнопке Формат.

Важной чертой программы является принцип наследования стилей. Он состоит в том, что любой стиль может быть основан на каком-то из существующих стилей. Это позволяет, во-первых, сократить до минимума настройку стиля, сосредоточившись только на его отличиях от базового, а во-вторых, обеспечить принцип единства оформления всего документа в целом.

Стиль следующего абзаца указывают для обеспечения автоматического применения стиля к следующему абзацу, после того как предыдущий абзац закрывается клавишей Enter.

Совокупность удачных стилевых настроек сохраняется вместе с готовым документом, но желательно иметь средство, позволяющее сохранить их и вне документа. Тогда их можно использовать для подготовки новых документов. Такое средство есть — это шаблоны, причем некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с текстовым процессором и устанавливается на компьютере вместе с ним.

По своей сути, шаблоны – это заготовки будущих документов.

Использование шаблона для создания документа. По команде Файл > Создать открывается диалоговое окно Создание документа, в котором можно выбрать шаблон, на базе которого документ будет разрабатываться. В этом случае документ сразу получает несколько готовых стилей оформления, содержавшихся в шаблоне.

Изменение шаблона готового документа выполняется с помощью диалогового окна Шаблоны и настройки (Сервис > Шаблоны и настройки). Для смены текущего шаблона следует использовать кнопку Присоединить и в открывшемся диалоговом окне Присоединение шаблона выбрать нужный шаблон в папке C:\Program Files\Microsoft Office\Шаблоны.

Создание нового шаблона на базе имеющегося шаблона осуществляется по команде Файл>Создать. Открывается диалоговое окно Создание документа, в котором следует включить переключатель Шаблон и выбрать стандартный шаблон, на базе которого он создается. После настройки стилей и редактирования содержания выполняется сохранение шаблона командой Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.

Если готовый документ может быть использован в качестве заготовки для создания других документов, его целесообразно сохранить как шаблон. Командой Файл>Открыть открывают готовый документ, в нем правят содержание и настраивают стили, а потом сохраняют документ как шаблон командой Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.

Внедрение объектов, созданных другими приложениями

В Ms Word имеется возможность вставлять объекты, созданные как с помощью самого редактора (формулы, рисунки, таблицы), так и с помощью других приложений Windows. Для этого используются команды меню Вставка > Рисунок или Объект или Файл.

С помощью текстового редактора MS Word создать документ, в котором определить стили «основной текст», «основной текст с отступом первой строки», заголовок 1, 2, 3 с настройками, удовлетворяющими требованиям, предъявляемых к оформлению отчетов по лабораторным работам (приложение 2). С использованием этого шаблона и определенных в нем стилей произвести форматирование отчётов по лабораторным работам 1 – 3.

1) Ознакомиться с теоретическим материалом пп. 1-5 описания лабораторной работы.

3) Создать новый документ, в котором определить указанные в задании стили в соответствии с требованиям, предъявляемых к оформлению отчетов по лабораторным работам (приложение 2).

4) Сохранить его в своей папке и как документ MS Word, и как шаблон документа.

5) На основе созданного шаблона создать новый документ, скопировать в него отчеты по лабораторным работам 1 – 3.

6) С использованием определенных в документе (шаблоне) стилей произвести форматирование отчётов по лабораторным работам 1 – 3 в соответствии с требованиями представленными в приложении 2.

7) Отчеты сохранить в тех же файлах с именами, образованным из инициалов студента (три латинские буквы) и номера лабораторной работы.

8) При сдаче лабораторной работы необходимо продемонстрировать оформленные отчеты на ПЭВМ и ответить на контрольные вопросы.

1) Как изменить в тексте гарнитуру шрифта, его размер и начертание.

2) Как скопировать фрагмент текста из одного места в другое.

3) Как вставить в документ в MS Word произвольную картинку из файла, центрировать положение картинки на странице.

4) Каким образом создать элемент автозамены, заменяющий в тексте инициалы пользователя на полное имя (фамилия, имя и отчество).

5) Как сохранить текст документа в файл с другим именем.

7) Из каких основных элементов состоит текстовый документ.

8) Какими параметрами характеризуется абзац текста.

9) Что такое стиль, шаблон и как их можно создать, изменить?

10) Как создавать, открывать и сохранять файлы в Microsoft Word.

11) Какие операции составляют процесс редактирования текста и как они выполняются в Microsoft Word.

12) Способы выделения фрагментов текста в Microsoft Word.

13) Способы копирования, перемещения и удаления фрагментов текста в Microsoft Word.

14) Что такое буфер обмена и для чего он используется.

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: