Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Ведення і облік трудових книжок. Їх зберігання.





 

Трудові книжки є основним документом обліку трудової діяльності працівника підприємства.

Відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, Затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 „трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі - підприємство) усіх форм власності або у фізичної особи понад п'ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.”

Прийом на постійне місце роботи без трудової книжки не допускається.

У Постанові „Про трудові книжки працівників” від 27 квітня 1993 р. № 301 Кабінет Міністрів України визначив, що „відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.”

На працівників, що працевлаштовуються вперше, трудові книжки заповнюються не пізніше п’яти днів з дня прийому їх на роботу.

На осіб, що працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за основним місцем роботи.

При первинному оформленні трудових книжок особам, звільненим із Української Армії, Служби безпеки та Міністерства внутрішніх справ України, до трудової книжки вносяться записи про час служби в даних військових формуваннях (на підставі наданих військових квитків).

Всі записи до трудової книжки заносяться після видання наказу, але не пізніше тижневого терміну, а при звільненні - в день звільнення і повинні відповідати тексту наказу. Записи робляться чорнилами чітко і акуратно.



Трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами.

До трудової книжки вносяться:

відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;

відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіх у роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Наприклад, якщо робітник або службовець прийнятий на роботу 5 січня 1993 р., у графі 2 трудової книжки записується "05.01.1993".

Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою записи про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

В розділі “Відомості про роботу” внесені або невірні записи закреслювати неможна. При необхідності внесення змін пишуть: “в графі 1 - порядковий номер, в графі 2 - дата внесення запису, в графі 3 - запис № - недійсна” і далі правильний варіант запису, в графі 4 - дата и номер наказу”.

Зміни запису в трудових книжках про прізвище, ім’я та по-батькові і дату народження здійснюється по останньому місцю роботи на основі поданих документів. Всі зміни оформлюються наказами по особовому складу.

При внесенні змін застарілі записи закреслюються і поряд записуються нові дані. На внутрішній стороні обкладинки трудової книжки робиться посилання на відповідні документи, на основі яких внесені зміни, які завіряються начальником відділу кадрів і скріплюються печаткою.

При заповненні розділу “Відомості про роботу” у вигляді заголовку (дозволяється штамп) вказується найменування підприємства. Після цього в графі 1 - ставиться порядковий номер запису, в графі 2 - дата прийому на роботу. В графі 3 - пишуть “Прийнятий на посаду (вказується посада, зазначена в наказі). В графі 4 - вказується, на основі чого внесено запис (наказ, його дата та номер).

У тому ж порядку оформлюється переведення робітника на інші посади в межах підприємства.

Запис про звільнення працівника проводиться в точній відповідності з формулюваннями відповідних статей Кодексу Законів про працю України.

При звільненні працівника підприємства, записи в трудовій книжці завіряються підписом начальника відділу кадрів і печаткою.

Оформлена трудова книжка видається працівнику в день звільнення.

Треба пам’ятати, що при затримці видачі трудової книжки з вини адміністрації, працівнику повинен бути виплачений середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (затримки видачі).

У випадку неотримання працівником трудової книжки, йому повинно бути направлено повідомлення протягом 10 днів з дня звільнення.

Трудові книжки, не одержані працівником при звільненні, зберігаються протягом 7 років, після чого передаються до архіву.

У випадку, коли в трудовій книжці повністю заповнений один з розділів, в неї вшивається вкладиш. При цьому на титульному аркуші ставиться штамп “Виданий вкладиш” з зазначенням його серії та номера. Вкладиші заповнюються у тому ж порядку, що і трудова книжка. При внесенні чергового запису у вкладиші продовжується порядкова нумерація трудової книжки.

Трудові книжки зберігаються як бланки суворої звітності, тому видаються на руки працівникам лише при звільненні.

В окремих випадках працівнику, на його прохання, видається виписка з трудової книжки, яка завіряється підписом начальника відділу кадрів та печаткою.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу. У трудовій книжці померлого працівника у розділі "Відомості про роботу" і дати запису у графі 3 записується: "Роботу припинено у зв'язку зі смертю", далі – заповнюється графа 4 - зазначаються дата і номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується у встановленому порядку.

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це працівникам відділу кадрів. Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші строки працівнику видається інша трудова книжка або вкладиш до неї (нових зразків) з написом "Дублікат" в правому верхньому кутку першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділи "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" і "Відомості про заохочення" при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ "Відомості про роботу" у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 пишеться найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника. Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.

Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на іншу постійну роботу на тому ж самому підприємстві, то про це робиться відповідний запис.

Після цього у графі 2 записується дата звільнення, а у графі 3 - причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.

У тому разі, коли документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу у минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є у документах.

У графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи у дублікаті.

Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику.

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і т. ін.), то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).

При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис "Замість видано дублікат", а книжка повертається її власнику. При працевлаштуванні на нове місце роботи працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.

При виписуванні трудової книжки, або вкладиша до неї, або дубліката трудової книжки підприємство стягує з працівника суму її вартості.

У разі невірного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також псування їх бланків внаслідок недбалого зберігання, вартість зіпсованих бланків сплачується підприємством.

Якщо трудова книжка працівника загублена підприємством внаслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.

Трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

На підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок:

а) книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 року;

б) книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 року.

До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносяться усі операції, пов'язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланку. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює оформлення прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, що прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, що видані працівникам знову.

У разі одержання трудової книжки у зв'язку із звільненням працівник розписується у особистій картці і у книзі обліку.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них і книга обліку руху трудових книжок мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою.

Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.

По закінченні кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них і про суми, що одержані за заповнені трудові книжки і вкладиші до них, з додатком прибуткового ордеру каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт за формою, Затвердженою наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 року N 227.

 

 









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2019 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.