Оформлення прийому, переведення, звільнення, заохочення і стягнення.

Діловодство з кадрів підприємства здійснюється працівниками відділу кадрів у відповідності з номенклатурою справ згідно СТП 355.012.05-2004.

На підприємстві ведеться наступна документація з кадрів:

а) керівні матеріали з організації роботи з кадрами (накази, інструкції, положення, рекомендації);

б) справа з наказами про призначення, переміщення та звільнення працівників за 200__ рік;

г) книги обліку прийомів на роботу, переміщень та звільнень;

е) справа з матеріалами листування та звітами з кадрових питань;

є) особові картки працівників (сумісників) підприємства та їх особові справи;

з) журнал реєстрації наказів (з особового складу);

к) книга обліку видачі довідок з місця роботи.

Всі книги та журнали повинні бути зшиті, пронумеровані та скріплені печаткою.

В справах оформлюється внутрішній опис документів.

Призначення, переведення та переміщення, звільнення працівників, надання їм всіх видів відпусток оформлюються наказами по особовому складу. Цими ж наказами здійснюється виключення з списків особового складу працівників у випадках смерті, загибелі, а також зміна прізвища або інших особистих даних.

Проекти наказів по особовому складу готуються працівниками відділу кадрів на підставі документів про прийом на роботу, доповідних записок керівників структурних одиниць, заяв працівників.

Наказ з особового складу оформлюється згідно вимог вказаного стандарту підприємства.

Кожен пункт наказу повинен починатись з прізвища, імені та по-батькові особи, на яку він поширюється. При цьому прізвище рекомендується писати великими літерами. Потім вказується професія, посада працівника та дія, що оформлюється наказом. Професія, посада повинна вказуватись у відповідності з штатним розписом.

Прізвища осіб у межах одного наказу рекомендується розташовувати в алфавітному порядку.

При необхідності проект наказу узгоджується з відповідними керівниками структурних одиниць підприємства, головним бухгалтером.

Наказ набирає чинності з дати, вказаної у наказі.

Призначення, переміщення та звільнення працівників здійснюються в терміни, які обов’язково зазначаються в наказах.

Накази по особовому складу реєструються в спеціальних журналах обліку і мають самостійну нумерацію.

Перелік документів, що оформлюються при прийомі на роботу керівників, спеціалістів і службовців дещо відрізняється від переліку документів, що оформлюються при прийомі на роботу робітників. Так після Затвердження та узгодження добраних кандидатів на посаду працівники відділу кадрів доводять їм до відома перелік документів, які необхідно надати та оформити при прийомі на роботу.

Кандидати на посаду зобов’язані надати такі документи:

- копії документів про освіту (диплом, свідоцтво);

- копію посвідчення на пільги (при наявності таких);

- копію військового білету (для військовозобов’язаних);

- копію довідки про присвоєння ідентифікаційного номеру;

Кандидати на посаду зобов’язані оформити наступні документи:

- трудовий договір в двох примірниках (для знову прийнятих);

- особову картку (форма П-2) – заповнюється працівником відділу кадрів;

- зобов’язання про нерозголошення комерційної таємниці (стосується посад, визначених в “Переліку посад, на які розповсюджується Положення про комерційну таємницю”, Затвердженому директором підприємства);

- додаток до трудового договору для працівників, що використовують в роботі комп’ютерну техніку.

- договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (для матеріально-відповідальних осіб) в двох примірниках.

А кандидати в робітники зобов’язані надати працівнику відділу кадрів наступні документи:

- довідку про присвоєння ідентифікаційного номеру;

- військовий білет (для військовозобов’язаних);

Після Затвердження та узгодження добраних кандидатів в робітники оформлюються наступні документи:

- трудовий договір в двох примірниках (для знову прийнятих);

- додаток до трудового договору для працівників, що використовують в роботі комп’ютерну техніку;

При прийомі на роботу працівників за сумісництвом на них оформлюються наступні документи:

- копія довідки про присвоєння ідентифікаційного коду;

За умов узгодження з відповідними посадовими особами і подання кандидатом усіх документів, передбачених стандартом підприємства „Підбір, прийом, облік кадрів. Оформлення і ведення кадрової документації”, працівником відділу кадрів готується проект наказу по особовому складу (в двох примірниках), який після підписання директором підприємства, набуває чинності.

Усі працівники, включені до наказу, підлягають ознайомленню з ним у триденний термін під розпис.

Накази по особовому складу мають свою нумерацію і ведуться окремо від наказів по адміністративно-господарській діяльності.

Другий примірник наказів з особового складу передається до бухгалтерії для відкриття особових рахунків або внесення до них змін.

Облік прийому на роботу, переміщень по роботі та звільнень працівників підприємства здійснюється в відповідних книгах, які ведуться працівниками відділу кадрів.

Всі внутрішні переміщення працівників підприємства на посадах здійснюються на підставі доповідних записок на ім’я директора підприємства, в яких стисло відображається необхідність (доцільність) даного переміщення.

У разі переводу працівника на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором, крім випадків, що передбачені законодавством, потрібна заява працівника.

Переведення та переміщення працівника оформлюється наказом, підписаним директором підприємства.

Заяви про переведення керівників, фахівців та службовців та виписки з наказів приєднуються до їхніх особових справ.

При звільненні працівників записи в трудовій книжці здійснюються у точній відповідності до діючого законодавства та з посиланням на відповідну статтю КЗпП України.

Особова картка (форма П-2) вилучається з картотеки, в ній проставляється дата і причина звільнення, потім вона переноситься до картотеки звільнених, де і зберігається в алфавітному порядку.

Облік звільнених здійснюється на базі записів у книгах обліку прийомів на роботу, переміщень та звільнень.

До працівників можуть застосовуватись всі види заохочень, передбачені чинним законодавством та колективним договором.

Допускається поєднання декількох видів заохочень (подяка та грошова премія тощо).

Заохочення оголошуються наказом директора підприємства, доводяться до відома колективу (бажано в урочистій обстановці) і заносяться до трудових книжок працівників.

За порушення трудової дисципліни до працівників може бути застосований лише один з наступних видів стягнень:

Право накладення дисциплінарних стягнень має лише директор підприємства.

За кожне порушення трудової дисципліни може бути застосоване лише одне дисциплінарне стягнення.

Дисциплінарне стягнення повинно бути застосоване безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення.

Дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше 6 місяців з дня вчинення проступку.

До застосування дисциплінарного стягнення необхідно провести службове розслідування та зажадати від порушника письмових пояснень.

На підставі матеріалів службового розслідування видається наказ по підприємству, яким оголошується дисциплінарне стягнення. Наказ доводиться до відома працівника під розпис.

Дисциплінарні стягнення до трудової книжки не записуються.

Якщо протягом року з дня накладення дисциплінарного стягнення працівника не буде піддано новому дисциплінарному стягненню, то він вважається таким, що не мав дисциплінарного стягнення і має право на 13 зарплату, як і в разі дострокового зняття дисциплінарного стягнення.

Стягнення може бути зняте і до закінчення одного року.

Зняття дисциплінарного стягнення виконується наказом.

Протягом терміну дії дисциплінарного стягнення міри заохочення до працівника не застосовуються.

Облік заохочень та стягнень покладається на працівників відділу кадрів і ведеться в спеціальних журналах.

Усі працівники підприємства мають право на відпустки, встановлені Конституцією України, Кодексом законів про працю, Законом України "Про відпустки" та іншим трудовим законодавством.

Вказаний Закон встановлює державні гарантії права на відпустки, визначає умови, тривалість і порядок надання їх працівникам для відновлення працездатності, зміцнення здоров'я, а також для виховання дітей, задоволення власних життєво важливих потреб та інтересів, всебічного розвитку особи.

гарантованим наданням відпустки визначеної тривалості із збереженням на її період місця роботи (посади), заробітної плати (допомоги) у випадках, передбачених законодавством;

забороною заміни відпустки грошовою компенсацією, крім випадків, передбачених статтею 24 Закону України "Про відпустки".

Статтею 4 зазначеного Закону установлюються такі види відпусток:

додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (стаття 7 цього Закону);

додаткова відпустка за особливий характер праці (стаття 8 цього Закону);

інші додаткові відпустки, передбачені законодавством;

2) додаткові відпустки у зв'язку з навчанням (статті 13, 14 і 15 цього Закону);

відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами (стаття 17 цього Закону);

відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (стаття 18 цього Закону);

додаткова відпустка працівникам, які мають дітей (стаття 19 цього Закону);

5) відпустки без збереження заробітної плати (статті 25, 26 цього Закону).

Законодавством, колективним договором, угодою та трудовим договором можуть установлюватись інші види відпусток.

Тривалість щорічної відпустки, яка надається працівникам, визначається колективним договором підприємства.

Загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів.

Щорічні основна та додаткові відпустки надаються працівникові з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року.

Право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві.

У разі надання працівникові зазначених щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу, за винятком випадків, передбачених законодавством.

Щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи на даному підприємстві за бажанням працівника надаються:

1) жінкам - перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;

4) чоловікам, дружини яких перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами;

5) особам, звільненим після проходження строкової військової або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення із служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду на постійне місце проживання;

6) сумісникам - одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;

7) працівникам, які успішно навчаються в навчальних закладах та бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;

8) працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку і не одержали за неї грошової компенсації;

9) працівникам, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;

10) батькам - вихователям дитячих будинків сімейного типу;

11) в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року

Черговість надання щорічних відпусток визначається графіками, які складаються у структурних одиницях підприємства в термін до 20 грудня поточного року та затверджуються директором підприємства. Вказані графіки відпусток узгоджуються з профспілковим комітетом підприємства і доводяться до відома всіх працівників. Графік відпусток керівників структурних одиниць складаеться окремо і затверджується директором підприємства.

Про конкретний період відпустки, що надається, працівнику підприємства повідомляється не пізніше ніж за два тижні до встановленого терміну.

Щорічна відпустка за бажанням працівника, у зручний для нього час, надається особам, що зазначені в ст.10 Закону України “Про відпустки”.

Щорічна відпустка за проханням працівника може бути розділена на частини за умови, що її основна частина складає не менше 14 календарних днів.

Невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Відкликання з щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства. У разі відкликання працівника з відпустки його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки

Невикористана частина відпустки повинна бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року.

Забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд.

Відпустка без збереження заробітної плати за бажанням працівника надається в обов'язковому порядку:

1) матері або батьку, який виховує дітей без матері (в тому числі й у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), що має двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда, - тривалістю до 14 календарних днів щорічно;

2) чоловікові, дружина якого перебуває у післяпологовій відпустці, - тривалістю до 14 календарних днів;

3) матері або іншим особам, зазначеним у частині третій статті 18 та частині другій статті 19 цього Закону, у разі якщо дитина потребує домашнього догляду, - тривалістю, визначеною у медичному висновку, але не більш як до досягнення дитиною шестирічного віку;

4) ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, та особам, на яких поширюється чинність Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту", - тривалістю до 14 календарних днів щорічно;

5) особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною, - тривалістю до 21 календарного дня щорічно;

6) пенсіонерам за віком та інвалідам III групи – тривалістю до 30 календарних днів щорічно;

7) інвалідам I та II груп - тривалістю до 60 календарних днів щорічно;

8) особам, які одружуються, - тривалістю до 10 календарних днів;

9) працівникам у разі смерті рідних по крові або по шлюбу:

чоловіка (дружини), батьків (вітчима, мачухи), дитини (пасинка, падчірки), братів, сестер - тривалістю до 7 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місця поховання та назад; інших рідних - тривалістю до 3 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місця поховання та назад;

10) працівникам для догляду за хворим рідним по крові або по шлюбу, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, - тривалістю, визначеною у медичному висновку, але не більше 30 календарних днів;

11) працівникам для завершення санаторно-курортного лікування - тривалістю, визначеною у медичному висновку;

12) працівникам, допущеним до вступних іспитів у вищі навчальні заклади, - тривалістю 15 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місцезнаходження навчального закладу та назад;

13) працівникам, допущеним до складання вступних іспитів в аспірантуру з відривом або без відриву від виробництва, а також працівникам, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі та успішно виконують індивідуальний план підготовки, - тривалістю, необхідною для проїзду до місцезнаходження вищого навчального закладу або закладу науки і назад;

14) сумісникам - на термін до закінчення відпустки за основним місцем роботи;

15) ветеранам праці - тривалістю до 14 календарних днів щорічно;

16) працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи щорічну основну та додаткові відпустки повністю або частково і одержали за них грошову компенсацію, - тривалістю до 24 календарних днів у перший рік роботи на даному підприємстві до настання шестимісячного терміну безперервної роботи.

Працівникам, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі, протягом четвертого року навчання надається за їх бажанням один вільний від роботи день на тиждень без збереження заробітної плати.

За сімейними обставинами та з інших причин працівнику може надаватися відпустка без збереження заробітної плати на термін, обумовлений угодою між працівником та власником або уповноваженим ним органом, але не більше 15 календарних днів на рік. Крім щорічних відпусток працівники підприємства мають право і на інші види відпусток, що надаються у відповідності до Закону України “Про відпустки”.

Грошова компенсація працівнику за невикористану щорічну відпустку виплачується у випадках:

- при звільненні працівника (якщо відпустка не використана або використана частково);

- за його бажанням за частину невикористаної відпустки за умови, що використані щорічна та додаткова відпустки склали не менше 24 календарних днів, тобто якщо сума цих відпусток склала 28 днів, то невикористана частина не може бути більшою чотирьох днів.

Заміна відпустки грошовою компенсацією в інших випадках не передбачається.

При звільненні працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він вже отримав відпустку, в наказах про звільнення вказується, за який період використаної відпустки провести утримання з його заробітної плати. Утримання за ці дні не проводиться, якщо працівник звільняється на підставах, вказаних у п.п. 3, 5 та 6 ст. 36; ст. 38 (навчання, пенсія); п.п. 1, 2, 5, 6 ст.40 КЗпП України.

На час надання відпустки керівникам структурних одиниць та матеріально-відповідальним особам наказом директора підприємства призначаються особи, які тимчасово виконують їх обов’язки. У цих випадках допускається виплата різниці в посадових окладах, про що обумовлюється в наказі.

Облік використання відпусток працівниками ведеться в особових картках (форма П-2). Відповідальність за їх обробку і правильність ведення покладається на працівників відділу кадрів.

Загальновідомо, що довідка — це службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.

• що містять інформацію про факти й події службового характеру;

Довідки видаються як працівникам, так й іншим громадянам у випадках передбачених законодавством.

Найчисленнішою є друга група довідок, їх видають заінтересованим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи, обійману посаду, розмір заробітної плати тощо. Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, досить типові, то використовують уніфіковані трафаретні бланки, в котрих частину тексту віддруковано й позначено місця для внесення деяких змінних реквізитів. Текст починають із зазначення в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту іноді зазначають, куди подаватиметься довідка, що видається.

Довідки повинні містити наступні реквізити:

місце складання чи видання; адресат (не зазначають, якщо в тексті вказано, куди пред'являтиметься видана довідка);

заголовок до тексту (зазначають у разі потреби);

позначка про наявність додатків (у разі потреби);

підпис (якщо довідка має фінансово-матеріальний характер і виходить за межі підприємства, то її підписують директор підприємства й головний бухгалтер);

відбиток печатки (проставляють, як правило, коли довідка виходить за межі підприємства);

позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).

Довідки інформаційного характеру відображують індивідуальні ситуації, їх складають у відповідь на запити й подають у визначені термін. Довідки, що направляються за межі підприємства, як правило оформляють на загальних бланках, а ті, що подаються в межах підприємства на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту). Якщо довідка не виходить за межі підприємства, то в разі потреби зазначають назву структурного підрозділу).

Заголовок до тексту довідки може містити відомості про час (дату), на який припадають наведені в ній факти, наприклад:

„Про підведення підсумків конкурсу з професійної майстерності в липні 2007 р.”

У довідці необхідно об'єктивно відображувати стан справ, тому її складанню мають передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень, зіставляння та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитися таблиці, додатки.

У деяких випадках довідку можуть підписувати особи, що склали її й сповна відповідають за викладені в ній факти.

Облік особового складу на підприємстві покладається на працівників відділу кадрів.

Основним документом з обліку кадрів є особова картка (форма П-2), яка заповнюється працівником відділу кадрів на підставі опитування особи, що приймається на роботу, та відповідних документів.

Особові картки оформлюються як на штатних працівників, так і на прийнятих за сумісництвом.

Особові картки формуються у картотеку в алфавітному порядку.

В особовій картці повинні регулярно відображатись усі зміни в обліково-біографічних даних працівника (освіта, сімейний стан, зміна місця проживання, заміна документів, що посвідчують особу тощо).

Після звільнення працівника його особова картка зберігається протягом двох років у відділі кадрів, потім передається до архіву.

Крім особової картки на керівників, фахівців та службовців ведеться особова справа, яка формується з наступних документів:

- зобов’язання про нерозголошення комерційної таємниці;

- копія військового квитка (для військовозобов’язаних);

- копія довідки про присвоєння ідентифікаційного коду;

- договір про повну матеріальну відповідальність (для матеріально відповідальних осіб);

При всіх переміщеннях працівника особова справа доповнюється поданнями, характеристиками, виписками з наказів та заявами.

При звільненні працівника до його особової справи приєднується заява. Справа вилучається з основного обліку і передається до архіву.

Для обліку особового складу у відділі кадрів підприємства ведуться і інші робочі документи, а саме:

- книги обліку прийомів на роботу, переміщень та звільнення.

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: