Этап 2: Заполнение баз данных.

Откройте по очереди созданные таблицы и наполните их произвольным содержимым.

Примените приемы редактирования структуры таблиц – изменение свойств полей, приемы редактирования данных: задание маски ввода, задание свойств ключевых полей, первичная проверка вводимых данных, ввод в таблицы произвольных объектов, добавление OLE-объектов. Откройте справочную службу и кратко законспектируйте указанные выше возможности редактирования.

Цель работы: научиться создавать межтабличные связи в MS Access, изменять их и редактировать, добавлять новые связи в схему данных.

С помощью кнопки «Схема данных» или Сервис-Схема данных, откройте окно «Схема данных». Одновременно с открытием этого окна открывается окно «Добавление таблицы», на вкладке «Таблицы» выбираются таблицы, между которыми создаются связи.

Существует три типа связей: «один-к-одному» - каждая запись таблицы А не может быть связана более, чем с одной записью таблицы Б, «один-ко-многим» - одна запись в таблице А может быть связана со многими записями в таблице Б и «многие-ко-многим» - каждая запись в таблице А может быть связана со многими записями в таблице Б, а каждая запись в таблице Б может быть связана со многими записями в таблице А.

В окне «Схема данных» рассмотрите образовавшиеся связи, которые можно разрывать или редактировать с помощью контекстного меню.

В структуре нашей базы данных уже есть две таблицы. Однако, они пока существуют независимо и наша цель сделать так, чтобы в таблице "ТЕЛЕФОНЫ" вместо кодов категорий абонентов подставлялись их полные наименования из таблицы "КАТЕГОРИИ". Для этого необходимо настроить подстановочные параметры поля "Код_категории", а также задать параметры связей между таблицами.

Откройте таблицу "ТЕЛЕФОНЫ" в режиме конструктора, перейдите к типу данных поля "Код_категории" и из раскрывающегося списка выберите "Мастер подстановок". Перед вами откроется диалоговое окно, где вам будет предложен ряд вопросов о параметрах настраиваемого подстановочного поля.

Укажите следующие параметры (на каждом шаге нажимайте кнопку "Далее"):

- Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса

- Значения будут выбираться из таблицы "КАТЕГОРИИ"

- В столбец подстановки включить поле "Наименование" (надо выделить это поле и кнопкой переместить его из окна доступных полей в окно выбранных полей)

- Оставить предложенные параметры ширины столбцов и скрытия ключевого столбца

- Оставить подпись "Код_категории" для подстановочного столбца

После нажатия кнопки "Готово" вам будет выдано предупреждение о необходимости сохранить таблицу. Согласитесь с этим.

Закройте окно проектирования таблицы "ТЕЛЕФОНЫ".

Настроим параметры связи между таблицами. Связь уже была создана (в процессе настройки подстановочного поля), но для обеспечения целостности данных требуется ее дополнительная настройка.

Откройте окно "Схема данных". Для этого надо нажать кнопку на панели инструментов Microsoft Access или выбрать пункт меню "Сервис > Схема данных".

При первом обращении к окну "Схема данных" вам сразу будет предложено и окно добавления новых таблиц. В дальнейшем это окно можно будет вызвать через контекстное меню окна схемы данных, пункт меню "Связи > Добавить таблицу" или кнопку панели инструментов.

Добавьте в схему данных таблицы "ТЕЛЕФОНЫ" и "КАТЕГОРИИ". Закройте окно добавления таблиц.

В окне "Схема данных" отображаются окошки со списками полей выбранных таблиц. Связи между полями отображаются в виде линий. При необходимости, здесь же можно и создавать новые связи между полями. Это делается перетаскиванием мышью имени одного поля на имя другого поля. Между данными полями устанавливается связь и сразу же предлагается настроить ее параметры. Удалить связь можно выделив ее мышью и нажав клавишу DEL на клавиатуре (или дав команду меню "Правка > Удалить"). Таким же образом удаляются и лишние таблицы из окна схемы данных.

Откройте окно "Изменение связей" для настраиваемой связи. Это можно сделать через контекстное меню линии связи или выделив линию связи щелчком мыши и дав команду меню "Связи > Изменить связь".

Установите флажок "Обеспечение целостности данных".

Можно также согласиться на каскадное обновление и удаление связанных полей, однако для нашей базы данных это не является необходимым. Дайте подтверждение на изменение связей (нажмите кнопку "ОК").

Включение флажка "Обеспечение целостности данных" позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других полей окажутся без связи. Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым, и оба поля должны иметь одинаковый тип. Флажки "каскадное обновление связанных полей" и "каскадное удаление связанных полей" обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

Обратите также внимание, что концы линии связи в окне схемы данных после включения флажка обеспечения целостности данных помечены знаками "1" и "бесконечность". Это означает, что в качестве значений поля из связанной таблицы могут выступать только значения из соответствующего поля основной таблицы и каждое значение из поля основной таблицы может много раз встречаться в поле связанной таблицы (связь "один ко многим"). Сохраните макет схемы данных, дав команду меню "Файл > Сохранить" или нажав кнопку на панели инструментов. Закройте окно "Схема данных".

Задание:
Пусть некая фирма занимается торговлей кондитерскими изделиями. Клиентами (покупателями) фирмы являются рестораны, кафе, клубы и т.д. Необходимо разработать базу данных для учета и анализа заказов фирмы.

4. Создайте макеты указанных выше таблиц. Настройте подстановочные поля и укажите параметры межтабличных связей (обеспечение целостности данных).

5. Создайте формы для работы с всеми таблицами. Сделайте так, чтобы формы для работы с таблицами "КЛИЕНТЫ" и "ПРОДУКТЫ" в каждый момент времени позволяли бы работать только с одной записью (например, с данными только одного клиента), а форма для работы с таблицей "ЗАКАЗЫ" отображала бы сразу группу заказов.

Таблицу "ЗАКАЗЫ" заполните по своему усмотрению (10-30 записей).

· Выберите режим создания запроса с помощью конструктора.

· Добавьте таблицу, на основе которой будет строиться запрос.

· Пусть, например, требуется составить выборку из таблицы, содержащую только данные о фамилиях и годах рождения сотрудников. Тогда нужно ввести в нижней части окна «Запрос на выборку» в 1-ю колонку строки «Поле» слово «Фамилия» (или выбрать из списка или перетащить в режиме drag&drop поле «фамилия» из общего списка полей в верхней части окна), а во 2-ю колонку – слово «Год рождения».

Составьте выборку из таблицы, содержащую фамилии тех сотрудников, которые родились позже 1950 г. и получают оклад менее 1300 тенге (Используйте поле «Условие отбора»).

Создайте форму с помощью мастера форм. С помощью созданной формы добавьте новую запись в базу данных.

Создайте отчет с помощью мастера отчетов. Для отчета используйте поля «фамилия», «должность», «оклад».

· Флажок «Создание нового документа и установка связи с этим документом».

· Начните набирать текст документа. В том месте, где необходимо вставить содержимое поля базы данных, например фамилию, нажмите кнопку <Поля слияния> на панели инструментов Слияние.

· Выберите отчет, таблицу или запрос для публикации.

· Подайте команду Сервис/Связи с Office/ Публикация в MS Word.

1. Используя СУБД Access, создайте и заполните базу данных, в которой хранится информация о наличии овощей и фруктов на базе. Создайте запрос, позволяющий из этой базы выбрать только те овощи и фрукты, стоимость которых больше 30 тенге.

2. Используя возможности СУБД Access, составьте Ведомость выдачи заработной платы. В базе данных хранится следующая информация: фамилия работника, должность и оклад. Результат сформируйте в форме отчета Ведомость выдачи зарплаты (на основе запроса), в который необходимо включить столбцы: фамилия, должность, оклад (ОК), пенсионный фонд (ПФ), подоходный налог (ПН), к выдаче (ВД). Вычисляемые поля формируйте с помощью построителя выражений.

Расчет производится по формулам: ПФ=ОК*0.01, ПН=(ОК-ПФ)*0.12, ВД=ОК-ПФ-ПН.

Используя редактор Word, подготовьте отчет по лабораторной работе, в который включите результаты запроса по фруктово-овощной базе и ведомость заработной платы с пунктами: фамилия, к выдаче, подпись. Также в отчет включите письмо, которым приглашаются на выставку работники организации. Фамилии вставить в письмо, используя способ обмена между Access и Word – «Слияние».

Тема: Создание и редактирование базы данных (БД).

Цель: овладеть способами создания и редактирования базы данных.

Программное обеспечение: ОС Windows 9x, 2000; МS Access.

База данных (БД) - это совокупность данных, которые обладают свойствами структурированности и взаимосвязанности, а также независимости от прикладных программ. В БД хранится информация об объектах.

Главное преимущество автоматизированного ведения БД – быстрый поиск необходимых сведений и представление их в удобной форме. Это осуществляют прикладные программы – системы управления базами данных (СУБД). Большинство СУБД поддерживает базы данных реляционного типа. В реляционной модели БД данные хранятся в таблицах. Каждая таблица должна описывать один объект, описывать его полностью и не содержать повторяющихся записей. Таблицы связываются по ключевым полям.

Наибольшее распространение у нас в стране получил пакет СУБД - Access фирмы Microsoft. В процессе работы будут использоваться кнопки групп объектов Access:

- таблицы – основные объекты БД. В них сохраняются данные;

- запросы – призваны для поиска данных, которые соответствуют существующим условиям;

- формы – позволяют получать данные в необходимом виде. Они используются также для поиска данных;

- отчеты – с их помощью данные подаются на принтер в удобном и наглядном виде;

- макросы – это макрокоманды. Если какие-то операторы с базой используются часто, то имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и обозначить его выделенной комбинацией клавиш;

- модули – это программные процедуры, написанные языком Visual Basic.

Цель: научиться создавать запросы и находить нужную информацию в базе данных.

Программное обеспечение: ОС Windows 9x, 2000; МS Access.

Базой данных (БД) является совокупность данных, которые определенным образом структурированы и взаимосвязаны между собой, независимы от прикладных программ. В БД хранится информация об объектах. Для поиска необходимой информации можно воспользоваться фильтром. Для того чтобы выбрать нужную запись, нужно открыть таблицу, которая содержит необходимые вам записи. Для этого следует установить курсор на слово, по которому вы хотите проводить поиск, и нажать кнопку Фильтр по выделенному слову.

При необходимости можно воспользоваться средством «Поиск». В диалоговое окно необходимо ввести значение поля и запустить поиск.

Запросы позволяют отобрать данные, содержащиеся в различных таблицах базы, а также выполнить отбор согласно заданным условиям. Создание запроса возможно при помощи Мастера или в режиме Конструктора, который позволяет задавать различные условия отбора и использовать функции. Условия поиска – логическое выражение. Простое логическое выражение является операцией отношений (>, <, =, <>, >=, <=). Сложное логическое выражение содержит логические операции AND, OR, NOT.

Цель: изучить способы создания отчетов и печать данных.

Программное обеспечение: ОС Windows 9x, 2000; МS Access.

Чтобы представить в привычном виде данные, которые собраны в базе данных, нужно сформировать отчет. Для сохранения отчета в Access предусмотрено несколько средств: Мастер отчетов, Конструктор, Мастер диаграмм. Отчеты можно формировать на основе таблиц и запросов.

Отчет создается в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или листе бумаги сведенную информацию, которая сохраняется в базе данных. Для получения такой информации должны быть проведены дополнительные вычисления.

Источником создания отчета может быть и запрос.