ПОЛЕЗНОЕ

Как развить коммуникабельность Почему могут возникнуть ссоры между супругами, в то время как их отношения кажутся прочными Почему появляется страх? Как стать богатым и отойти от дел молодым Советы от доктора Айболита «Как быть здоровым» Как сделать приглашение правильно Точка зрения. Как сделать сотрудника вовлеченным? Лень и как с ней бороться. Психологические аспекты Способов заработать с помощью internet Лекции по Основам предпринимательства Последнее добавление

КАТЕГОРИИ

ПЕРЕДАЧА ДАННЫХ ИЗ ACCESS В WORD

⇐ ПредыдущаяСтр 9 из 9

Передачу данных из Access в Word можно осуществить двумя способами. Первый из них позволяет вставлять в документ, подготовленный в Word, названия полей базы данных Access, а затем при печати или просмотре документа наименования полей будут заменены на их содержимое («Слияние с MS Word»). Второй способ – «Публикация в MS Word» - позволяет вставлять в документ, подготовленный в Word, документ или таблицу, подготовленную в Access.

Слияние с MS Word

· Режим работы – таблица.

· Сервис/Связи с Office/ Слияние с MS Word.

· Флажок «Создание нового документа и установка связи с этим документом».

· Начните набирать текст документа. В том месте, где необходимо вставить содержимое поля базы данных, например фамилию, нажмите кнопку <Поля слияния> на панели инструментов Слияние.

Публикация в MS Word

· Выберите отчет, таблицу или запрос для публикации.

· Подайте команду Сервис/Связи с Office/ Публикация в MS Word.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

1. Используя СУБД Access, создайте и заполните базу данных, в которой хранится информация о наличии овощей и фруктов на базе. Создайте запрос, позволяющий из этой базы выбрать только те овощи и фрукты, стоимость которых больше 30 тенге.

Данные:

Код	Наименование	Количество	Цена
	Ананасы		56,00т.
	Виноград		43,50т.
	Персики		35,00т.
	Морковь		13,00т.
	Помидоры		28,00т.
	Баклажаны		23,00т.

2. Используя возможности СУБД Access, составьте Ведомость выдачи заработной платы. В базе данных хранится следующая информация: фамилия работника, должность и оклад. Результат сформируйте в форме отчета Ведомость выдачи зарплаты (на основе запроса), в который необходимо включить столбцы: фамилия, должность, оклад (ОК), пенсионный фонд (ПФ), подоходный налог (ПН), к выдаче (ВД). Вычисляемые поля формируйте с помощью построителя выражений.

Расчет производится по формулам: ПФ=ОК*0.01, ПН=(ОК-ПФ)*0.12,

Контрольные вопросы:

Для чего предназначены формы?
Какие методы создания форм вы знаете?
Из чего состоят формы?
Какие разделы форм вы знаете?
Какие элементы управления форм вы знаете?
При создании элемента управления формы рядом с ней автоматически образуется элемент управления – присоединенная надпись. Как оторвать эту надпись от элемента управления и поместить в другом месте?
Как можно выровнять элементы управления формы, расположенные неаккуратно?
Как называются элементы управления формы, позволяющие выбирать данные из заранее подготовленного списка?
Можно ли использовать формы для вывода данных? Если да, то на какое устройство ЭВМ выполняется этот вывод?

Лабораторная работа № 13 Создание и работа с отчетами. Экспортирование Цель работы:научиться создавать отчеты, изменять структуру, редактировать отчеты. Ознакомиться с возможностями экспортирования таблиц. Методический материал: Экспорт данных или объектов базы данных Экспорт в файл Microsoft Access или Microsoft Excel 1. В окне базы данных выводятся ярлыки для создания новых объектов базы данных и открытия существующих объектов, выберите имя объекта, который нужно экспортировать (Экспорт - вывод данных и объектов базы данных в другую базу данных, электронную таблицу или файл другого формата для их использования в других базах данных, приложениях или программах), и выберите в меню Файл команду Экспорт. 2. Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка и выберите диск и папку, где расположена база данных, в которую нужно экспортировать объект. 3. Дважды щелкните значок базы данных, в которую экспортируется объект. В диалоговом окне Экспорт введите имя нового объекта (или используйте текущее имя). При экспорте таблицы выберите в диалоговом окне

Год рождения	Числовой
Оклад	Денежный

Примечания.

· Графу «Описание» можно не заполнять.

· В окне «Свойства поля» устанавливаются необходимые значения полей.

Сохраните изменения в файле. На вопрос «Создать ключевое поле сейчас?» ответьте «Да».

· Заполните таблицу конкретными данными. («Открыть»).

Фамилия	Должность	Год рождения	Оклад
Иванов	Директор
Петров	Гл. бухгалтер
Сидоров	Зам. директора
Васильев	Ст. экономист
Гришин	Референт
Тарасов	Комендант
Немов	Вахтер
Бирюков	Мл. бухгалтер

Примечания.

Ключевое поле можно не заполнять.

Закройте файл и сохраните изменения.

· Произведите сортировку таблицу по какому-либо полю (выделяете нужный столбец и сортируете).

· Измените структуру базы данных. Вставьте поле «телефон, текстовый» перед полем «год рождения». Используйте контекстное меню.

· Заполните номера телефонов.

· Осуществите поиск по к. - л. признаку (например, по фамилии). Для этого в открытой таблице выделяете столбец поиска и подаете команду Правка/Найти.

· Произведите поиск данных с помощью фильтра. (Открыть таблицу, затем команды: Записи/Фильтр/Изменить фильтр, Записи/Фильтр/Применить фильтр, Записи/Фильтр/Удалить фильтр).

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ

Создание Запроса 1

· Выберите режим создания запроса с помощью конструктора.

· Добавьте таблицу, на основе которой будет строиться запрос.

· Пусть, например, требуется составить выборку из таблицы, содержащую только данные о фамилиях и годах рождения сотрудников. Тогда нужно ввести в нижней части окна «Запрос на выборку» в 1-ю колонку строки «Поле» слово «Фамилия» (или выбрать из списка или перетащить в режиме drag&drop поле «фамилия» из общего списка полей в верхней части окна), а во 2-ю колонку – слово «Год рождения».

· Выполните запрос (Запрос/Запуск).

Создание Запроса 2

Составьте выборку из таблицы, содержащую фамилии тех сотрудников, которые родились позже 1950 г. и получают оклад менее 1300 тенге (Используйте поле «Условие отбора»).

4.Экспорт переключатель, соответствующий требуемому виду экспорта — «структура и данные» или «только структура». Загрузка таблицы, запроса, формы или отчета в Microsoft Excel 1. В окне базы данных выберите имя таблицы, формы или отчета, данные которых нужно сохранить и загрузить в Microsoft Excel. Чтобы сохранить лишь выделенную область таблицы, откройте таблицу и выделите ее часть. 2. В меню Сервис выберите команду Связи с Office, а затем команду Анализ в Microsoft Excel. Экспорт в формат Microsoft Word или другой текстовый формат Экспорт таблицы в текстовый файл с разделителями или в текстовый файл с фиксированной длиной записей 1. В окне бывазы данных выберите имя таблицы, запроса, представления, которую нужно экспортировать, и выберите в меню Файл команду Экспорт. 2. В поле со списком Тип файла выберите Текстовые файлы (*.txt; *.csv; *.tab; *asc). 3. Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка и выберите диск и папку, в которой будет экспортирован объект. 4. В поле Имя файла введите имя файла (или оставьте старое имя) и нажмите кнопку Экспорт. Будет запущен мастер экспорта текста. Загрузка таблицы, запроса, формы или отчета в Microsoft Word 1. В окне базы данных выберите имя таблицы, формы или отчета, данные которых нужно сохранить и загрузить в Microsoft Word. Для сохранения только выделенной области таблицы откройте таблицу и выделите ее часть. 2. Выберите в меню Сервис команду Связи с Office, а затем команду — Публикация в Microsoft Word. Выводы: Экспорт представляет собой способ вывода данных и объектов базы данных в другую базу данных, электронную таблицу или формат файла, позволяющий другой базе данных, приложению или программе использовать эти данные или объекты базы данных. Экспорт по своей сути напоминает копирование и вставку через буфер обмена. Данные можно экспортировать в целый ряд поддерживаемых баз данных, программ и форматов файлов. Большинство объектов из базы данных или проекта можно экспортировать в другую базу данных Microsoft Access или проект Microsoft Access. Ход работы: Создадим список телефонов друзей в виде отчета. В окне "База данных" и переключитесь на вкладку объектов "Отчеты". Выберите создание отчета с помощью мастера. Укажите следующие параметры создаваемого отчета: · Отчет строится на базе запроса "Телефоны друзей". Необходимо выбрать все доступные поля. · Уровни группировки - не добавлять. · Порядок сортировки - по имени.

8.стоимости всех заказов по каждому виду продуктов (т.е. необходимо получить таблицу, в которой перечислялись бы продукты и денежные суммы, которые были получены от реализации данных продуктов за все время деятельности фирмы). Подобные запросы требуют использования итоговых вычислений.

Итоговые запросы позволяют производить вычисления по некоторому полю в группах записей. Для того, чтобы вы смогли задать параметры групповых операций, необходимо открыть бланк запросов по образцу и нажать кнопку

на панели инструментов Microsoft Access. В бланке запросов по образцу добавится дополнительная строка "Групповые операции", с помощью которой можно задать необходимые параметры. Здесь, в первую очередь, следует задать поля, по которым следует производить группировку. Это позволяет как бы объединить все записи с одинаковыми значениями в соответствующих полях в одну запись. Для остальных полей следует задать групповую операцию, которая будет произведена для всех записей в выделенных группах. К основным групповым операциям можно отнести суммирование (Sum), поиск минимального, максимального и среднего значений (Min, Max и Avg), определение количества записей (Count).

9. Для решения поставленной задачи, необходимо составить запрос, который будет выполняться на основе анализа полей "Название продукта" и "Стоимость" составленного ранее (в п. 7) запроса. Группировку следует сделать по полю "Название продукта", а к полю "Стоимость" следует применить операцию суммирования.

10. Создайте запрос, который позволяет просматривать статистику по клиентам. Сделайте так, чтобы в результирующей таблице присутствовали сведения о количестве и суммарной стоимости заказов по каждому клиенту.

11. Измените предыдущие (создайте новые) запросы так, чтобы они показывали сведения не за весь период работы фирмы, а лишь за некоторое время (например, за последний год, месяц или день). (Используйте параметр "Условие отбора" в бланке запросов по образцу).

12. Создайте отчет, показывающий сводные данные за некоторый отрезок времени по фирмам о проделанных заказах. В отчете должны содержаться данные о том, какие фирмы, какие товары и на какие суммы приобретали. Подумайте, какой запрос и на основе каких итоговых вычислений вам понадобится. Создайте сначала этот запрос, и на его основе создайте отчет.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 6 7 89

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: