Разрешаемые отклонения или допуски.

Основным вопросом данного шага системы контроля является следующий: какая разница между фактически измеренными и плановыми показателями допустима? Фактически это - вопрос о величине максимально разрешаемого отклонения или допуска. При их установлении для факторов и элементов проекта необходимо участие заказчика, руководства компании, куратора проекта и основных исполнителей. Все вместе они определяют, при каком отклонении фактического показателя от планового можно не предпринимать корректирующих действий, а при каком - это нужно сделать обязательно. Среди типовых вопросов - следующие: является ли ухудшение одного из показателей создаваемого продукта на 10% критичным?; можно ли согласиться с текущим превышением затрат на 5%?; значима ли задержка в проекте на два дня?

Установлением допусков могут заниматься внутренние методологи - служба управления проектами и внешние консультанты. Необходимо, чтобы в итоге их работы установленные значения попали в регламент или стандарт управления проектами и были доступны всем.

В практике консультационной компании были установлены следующие размеры отклонений, которые могли быть разрешены на уровне руководителя проекта: отклонение по показателям создаваемого продукта не более 5%; по превышению текущих затрат - не более 8%; по задержке времени исполнения - не более 10%.

При управлении внутренним проектом в условиях добывающего предприятия руководитель проекта самостоятельно организует действия по управлению отклонением срока, бюджета или объема выполняемых работ, если оно не превышает 10% от планового значения. В случае появления отклонения, не превышающего 20% от планового значения, решение принимает куратор проекта. И наконец, при появлении отклонения параметра проекта, превышающего 20%, решение принимает Проектный комитет.

Временной график проведения контрольных действий.

Контрольные действия, как и другие работы, должны быть запланированы, определены их длительности, назначены ресурсы. Типичным примером правильного подхода в такой ситуации является введение контрольных точек в конце каждой значимой фазы, стадии или работы проекта, например: «План подготовлен» или «Команда набрана», вместе с действиями по их контролю: «Проверка или утверждение плана» или «Анализ состава набранной команды». Частота подготовки отчетов или проведения контрольных действий в первую очередь определяется целесообразностью и спецификой проекта. К основным правилам можно отнести следующее: контрольные действия должны быть распределены по всему жизненному циклу проекта, представлять собой значимые для проекта работы.

Какие корректирующие действия должны производиться в случае принятия решения об их необходимости? Целесообразность применения того или иного корректирующего действия определяется руководителем проекта при обсуждении с куратором или спонсором и при наличии существующих в проекте ресурсных ограничений: персонал, финансы, оборудование, технологии и т. д. (см. Ограничения проекта). Проведение корректирующих действий не должно противоречить принятым у исполнителя этическим нормам и иным стандартам, внутренним и внешним. Полезно использовать накапливаемый в компании или проектном портфеле опыт применения тех или иных действий в разных ситуациях, которые оказались успешными. Подчеркнем опять важность базы данных успешных проектов. Перечислим возможные варианты наиболее подходящих действий:

• ничего не делать в надежде на прогнозируемое улучшение ситуации в будущем (задержка при выкапывании котлована в зимний период, возможно, не очень критична, если планируется внезапное резкое потепление и, очевидно, ускорение работы);

• проведение самих корректирующих действий, соответственно запрос на дополнительные ресурсы и время;

• обсуждение с заказчиком проекта возможного изменения целевых параметров создаваемого продукта без ухудшения его коммерческой ценности.

Признание наличия значимого отклонения связано с идентификацией виновных в этом отклонении (если оно имеет негативное влияние). Необходимо очень взвешенно подходить к этим вопросам. Наказание может создать условия для более дисциплинированного управления в дальнейшем. В то же время, оно может снизить проявление инициативы. Имеет смысл также использовать поощрение тех, кто способствовал более раннему проведению контрольного действия, и тем самым снизить величину последующих корректирующих действий.

Заключительным шагом планирования контрольных мероприятий является формирование процедуры исполнения, подбора самих исполнителей и определения перечня действий по контролю. Еще раз отметим, что это ресурсоемкие работы, требующие особого внимания к качеству их проведения.

Серьезную роль в контроле управления проектами играет проектный офис (при его наличии) или служба управления проектами.

Приведем в качестве примера выдержку из действующего положения о службе управления проектами:

<...> Координация, мониторинг и аудит проектной деятельности Общества в части соблюдения сроков, смет, объемов работ проектов и качества создаваемых продуктов и результатов.

Контроль выполнения рабочими группами проектов требований, предъявляемых к управлению проектами в Обществе, а также контроль выполнения проектов Общества и портфелей проектов сточки зрения оптимальности применяемых технологий управления проектами, построения организационной структуры, сбалансированности портфелей в целом. <...>

Существует ряд основных инструментов, которые используются руководителем проекта при контроле, и к этим инструментам в первую очередь относятся: построение системы контроля, описанной выше, план и анализ контрольных точек, контроль финансовых затрат в комплексе с оценкой промежуточных результатов освоения работ (так называемый метод «освоенного объема»).

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: