Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Процедуры и действия при завершении проекта





После сдачи продукта/результата проекта и подписания заказчиком акта приемки сдачи, что символизирует окончание фазы реализации и переход к послед­ней фазе завершения проекта, начинаются работы по «сворачиванию» проекта и его официальному закрытию. Таким образом, подписание акта является необходимым условием этого перехода.

Внутренний проект может завершиться, например, созданием нового формального подразделения этой организации. Персонал, собственность, оборудование, используемые в проекте, передаются из проекта в созданное подраз­деление. Так происходит, когда, например, университет создает академическое подразделение, выросшее из курсов в другом подразделении.

Достаточно частой является ситуация, когда некоторые члены команды просят о переходе в другие проекты или хотят инициировать новые. Такой переход может создать определенные сложности, так как руководство компании долж­но позаботиться об этих проектах или помочь перейти в уже существующие. При закрытии проекта имущество, материалы и оборудование распределяются между соответствующими подразделениями в организации. Результат проекта становится частью результата деятельности самой организации.

После перехода проекта в фазу завершения существует еще довольно большой перечень предметно-ориентированных работ и мероприятий, которые необходимо выполнить. Часто в проект включаются дополнительные тре­бования, такие как, например, составление инструкции по использованию результата проекта, тестирование результата проекта, предоставление всей чертежной документации, предоставление окончательного отчета, обучение персонала заказчика, определение требований по поддержке продукта.



Среди проектно-ориентированных видов заключительных работ можно упомянуть следующие:

• Расторжение официальных контрактов или трудовых соглашений, перемещение и трудоустройство персонала проекта - команды, руководителя проекта и др. (Как уже отмечалось, наиболее эффективным яв­ляется использование и команды, и руководителя в дальнейшем также в проектной деятельности, например переводя их в другой начинающий­ся проект или проектный офис.)

• Перемещение использовавшегося оборудования и материалов. (Необходима инвентаризация всех неиспользованных материалов и освобо­дившегося оборудования, определение их дальнейшей пригодности и работоспособности и передача в другие проекты.)

• Закрытие финансовых счетов проекта.

• Документирование и оформление технологических достижений. (По­лезна передача достигнутого опыта всей компании-исполнителю.)

• Подведение итогов по основным проблемам и способам их решения.

• Рекомендации для будущих проектов.

• Описание уроков работы с внешними подрядчиками и организациями.

• Подготовка отчетов по оценке работы всех участников проекта, анализ проведенной работы для того, чтобы увидеть, чему вы научились и что может быть применено для успеха следующих проектов. Эта оценка проекта обычно осуществляется при участии всех членов команды и с использованием групповых дискуссий.

• Проведение обратной связи по результатам работы.

• Окончательный аудит и отчет, закрытие отчетной документации проекта, что является общераспространенной практикой завершения проекта.

• Формирование, создание и обеспечение сохранения и использования архива проекта. (При управлении несколькими проектами полезно иметь единую согласованную форму архива проекта.)

• Формализованное закрытие офиса проекта.

• Приказ или объявление об окончании проекта.

Организация всех этих и многих других работ при завершении проекта является обязанностью руководителя проекта, который может проверить себя по следующему контрольному списку вопросов для завершения проекта:

• протестировать результат проекта для того, чтобы убедиться, что он работает;

• написать инструкцию по использованию результата проекта;

• завершить окончательные чертежи; передать результат проекта заказчику;

• обучить персонал заказчика для работы с результатом проекта;

• переместить персонал проекта и избыточное оборудование и материалы;

• освободить мощности;

• суммировать основные проблемы, возникшие при реализации проекта, и их решения;

• документировать технологические достижения;

• суммировать рекомендации для будущих проектов и уроки, полученные в ходе работы с внешними организациями;

• обеспечить обратную связь по результатам работы для всех участников проекта;

• завершить окончательный аудит;

• написать окончательный отчет; написать отчеты по оценке работы всех участников проекта;

• обсудить результаты проекта с высшим руководством и объявить об окон­чании проекта.

 

Контрольные вопросы для самопроверки

1. Что является признаком завершения проекта?

2. Что необходимо сделать руководителю проекта после принятия резуль­тата заказчиком в рамках предметно-ориентированной деятельности?

3. Что необходимо сделать руководителю проекта после принятия резуль­тата заказчиком в рамках проектно-ориентированной деятельности?

4. Что такое документ завершения проекта?

5. В чем важность архива проекта?

6. Что иногда бывает полезно сделать, если проект начинает затягиваться и чрезмерно превышать бюджет?

7. Как обеспечить эффективную приемку-передачу результата проекта?

8. Какой приказ является последним административным актом?

9. Как лучше эффективно трудоустроить руководителя проекта и команду?

10. Попробуйте предложить шаблон архива проекта.

 

 

Проверьте себя, ответив на вопросы и отметив соответствующую букву.

Утверждения Пра­вильно Невер­но
Основным признаком завершения проекта является под­писание акта приемки-передачи или другого аналогичного документа А Б
Руководитель проекта, осуществив передачу результата заказчику, может считать себя свободным от проекта А Б
Итоговый отчет по проекту начинает формироваться еще на стадии планирования А Б
Наиболее эффективным вариантом трудоустройства членов команды после окончания проекта является пере­вод их на функциональные обязанности А Б
Руководитель проекта, осуществив передачу результата заказчику, выполняет заключительные действия как в рамках предметной области, так и проектно-ориентиро­ванной работ А Б
В случае если проект начинает затягиваться и превышать смету, целесообразно его остановить, зафиксировать результаты и принять решение по необходимости откры­тия нового проекта как продолжения предыдущего А Б
Формирование архива проекта и передача его для хране­ния и использования в компанию является обязанностью руководителя проекта и его команды А Б
Технологические достижения проекта не должны быть достоянием всей компании А Б
Проект считается успешным, когда произведен продукт проекта А Б
Окончательный аудит и закрытие отчетной документации проекта являются общераспространенной практикой за­вершения проекта А Б

Правильные ответы: 1А, 2Б, ЗБ, 4Б, 5А, 6А, 7А, 8Б, 9Б, 10А.

 

Глава 7









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2019 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.