|
|
Процедуры и действия при завершении проектаПосле сдачи продукта/результата проекта и подписания заказчиком акта приемки сдачи, что символизирует окончание фазы реализации и переход к последней фазе завершения проекта, начинаются работы по «сворачиванию» проекта и его официальному закрытию. Таким образом, подписание акта является необходимым условием этого перехода. Внутренний проект может завершиться, например, созданием нового формального подразделения этой организации. Персонал, собственность, оборудование, используемые в проекте, передаются из проекта в созданное подразделение. Так происходит, когда, например, университет создает академическое подразделение, выросшее из курсов в другом подразделении. Достаточно частой является ситуация, когда некоторые члены команды просят о переходе в другие проекты или хотят инициировать новые. Такой переход может создать определенные сложности, так как руководство компании должно позаботиться об этих проектах или помочь перейти в уже существующие. При закрытии проекта имущество, материалы и оборудование распределяются между соответствующими подразделениями в организации. Результат проекта становится частью результата деятельности самой организации. После перехода проекта в фазу завершения существует еще довольно большой перечень предметно-ориентированных работ и мероприятий, которые необходимо выполнить. Часто в проект включаются дополнительные требования, такие как, например, составление инструкции по использованию результата проекта, тестирование результата проекта, предоставление всей чертежной документации, предоставление окончательного отчета, обучение персонала заказчика, определение требований по поддержке продукта. Среди проектно-ориентированных видов заключительных работ можно упомянуть следующие: • Расторжение официальных контрактов или трудовых соглашений, перемещение и трудоустройство персонала проекта - команды, руководителя проекта и др. (Как уже отмечалось, наиболее эффективным является использование и команды, и руководителя в дальнейшем также в проектной деятельности, например переводя их в другой начинающийся проект или проектный офис.) • Перемещение использовавшегося оборудования и материалов. (Необходима инвентаризация всех неиспользованных материалов и освободившегося оборудования, определение их дальнейшей пригодности и работоспособности и передача в другие проекты.) • Закрытие финансовых счетов проекта. • Документирование и оформление технологических достижений. (Полезна передача достигнутого опыта всей компании-исполнителю.) • Подведение итогов по основным проблемам и способам их решения. • Рекомендации для будущих проектов. • Описание уроков работы с внешними подрядчиками и организациями. • Подготовка отчетов по оценке работы всех участников проекта, анализ проведенной работы для того, чтобы увидеть, чему вы научились и что может быть применено для успеха следующих проектов. Эта оценка проекта обычно осуществляется при участии всех членов команды и с использованием групповых дискуссий. • Проведение обратной связи по результатам работы. • Окончательный аудит и отчет, закрытие отчетной документации проекта, что является общераспространенной практикой завершения проекта. • Формирование, создание и обеспечение сохранения и использования архива проекта. (При управлении несколькими проектами полезно иметь единую согласованную форму архива проекта.) • Формализованное закрытие офиса проекта. • Приказ или объявление об окончании проекта. Организация всех этих и многих других работ при завершении проекта является обязанностью руководителя проекта, который может проверить себя по следующему контрольному списку вопросов для завершения проекта: • протестировать результат проекта для того, чтобы убедиться, что он работает; • написать инструкцию по использованию результата проекта; • завершить окончательные чертежи; передать результат проекта заказчику; • обучить персонал заказчика для работы с результатом проекта; • переместить персонал проекта и избыточное оборудование и материалы; • освободить мощности; • суммировать основные проблемы, возникшие при реализации проекта, и их решения; • документировать технологические достижения; • суммировать рекомендации для будущих проектов и уроки, полученные в ходе работы с внешними организациями; • обеспечить обратную связь по результатам работы для всех участников проекта; • завершить окончательный аудит; • написать окончательный отчет; написать отчеты по оценке работы всех участников проекта; • обсудить результаты проекта с высшим руководством и объявить об окончании проекта.
Контрольные вопросы для самопроверки 1. Что является признаком завершения проекта? 2. Что необходимо сделать руководителю проекта после принятия результата заказчиком в рамках предметно-ориентированной деятельности? 3. Что необходимо сделать руководителю проекта после принятия результата заказчиком в рамках проектно-ориентированной деятельности? 4. Что такое документ завершения проекта? 5. В чем важность архива проекта? 6. Что иногда бывает полезно сделать, если проект начинает затягиваться и чрезмерно превышать бюджет? 7. Как обеспечить эффективную приемку-передачу результата проекта? 8. Какой приказ является последним административным актом? 9. Как лучше эффективно трудоустроить руководителя проекта и команду? 10. Попробуйте предложить шаблон архива проекта.
Проверьте себя, ответив на вопросы и отметив соответствующую букву.
Правильные ответы: 1А, 2Б, ЗБ, 4Б, 5А, 6А, 7А, 8Б, 9Б, 10А.
Глава 7   Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...  Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...  Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...  ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры... Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:
|