Информационный и Проектный Офис

В управлении проектами термин «офис» имеет два довольно разных значе­ния.

1. Офисом называют рабочее место администратора или руководителя проекта, где проводятся встречи, куда стекается вся информация по проек­ту и где она далее обрабатывается и хранится. Такой офис может включать представителей нескольких проектов. В такой интерпретации более близ­кое значение будет иметь термин Информационный и коммуникационный центр проекта или просто офис проекта.

Офис проекта может физически занимать помещение или даже целое зда­ние со специально выделенными ресурсами, техническим персоналом, лини­ями связи или быть виртуальным - в виде интернет-сайта, одного компьюте­ра или даже записной книжки руководителя проекта.

Эффективный офис среднего проекта включает специально подобранный программный продукт управления проектом, необходимые базы данных, техническое обеспечение, сервер, линии доступа к связи с участниками и Интернету, отлаженные принципы работы с поступающей информацией, четко прописанные функции, включая и сохранение информации, и наконец, подготовленный персонал. Одно из важных требований к офису проекта - это возможность быстрого получения и передачи информации (конечно, с уче­том выбранных правил ее маршрутизации).

При организации работы команды, рассредоточенной по широкой географической зоне, офисом является помещение штаб-квартиры компании, осуществляющей проект. Коммуникации членов команды осуществляются по Интернету, телефону или посредством регулярных физических встреч.

Из практики

Для создания нового «с иголочки» информационного офиса проекта руководитель компании отремонтировал помещение, куда поставил но­вое оборудование, подключил системы коммуникаций и осуществил «на­учную рассадку» персонала проектов. Все эти сотрудники оказались в одном блоке, им была предоставлена комната для презентаций и специ­альные экраны успеха проектов.

2. Другое значение офиса связывают с термином «проектный офис» (Project Management Office, или РМО). Это значение определяет подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления прикрепленных к нему проектов. Такой офис руководит управлением проектами. Среди его основных функций - поддержание и развитие методологии управления проек­тами, централизованный мониторинг проектов, управление отдельными про­ектами, координация ресурсов и т. п.

Необходимо отметить, что формирование такого офиса целесообразно для проектно-ориентированных компаний или в случае, когда в компании есть потребность в централизованном управлении рядом проектов.

Документация проекта

То, что не записано на бумаге, не говорилось.

Г. Керцнер

Как уже упоминалось, проект включает свою систему документооборота, ко­торая также является элементом системы коммуникаций и подсистемой документооборота компании в целом (если таковой существует). Документы могут иметь разные уровни обобщения и относятся к разным уровням управления: внешний уровень - для заказчика и внешних заинтересованных лиц, стратегический уровень - для руководства компании, оперативный - для руководителей проекта и команды, технический - для конкретных исполни­телей. Они также могут различаться по предмету документа: отчетные, организационно-распорядительные, информационные, срочные, общие и специализированные.

Как элемент системы коммуникаций документооборот требует построе­ния, управления, реализуемого по традиционному принципу: план докумен­тооборота, исполнение процедур и его контроль, завершение и закрытие до­кументации. В план управления документооборотом входит:

• подготовленный и утвержденный перечень документов по управлению проектом и его предметной области;

• связь и ссылки на шаблоны (при их наличии, как отдельные шаблоны или в составе регламента или стандарта управления проектами) или сами шаблоны;

• определение уровней доступа к документации с указанием должностей, позиций, условий доступа;

• организация движения и маршрутизация документов;

• определение принципов хранения, защиты и архивирования докумен­тов и работы с архивами;

• определение ответственного за ведение, изменение и сохранность документов, а также за автоматизацию их использования.

Приведем краткий перечень типовых документов по фазам жизненного цик­ла, которые должны существовать практически в каждом проекте. Ряд шабло­нов документов приводится в настоящем издании, к остальным даны короткие комментарии, которые помогут самостоятельно их подготовить.

Общие документы:

• Положение о Проектном комитете.

• Регламент или Стандарт управления проектами в компании.

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычис­лить, когда этот...

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: