Фаза инициирования, концепции.

• Документ об инициировании проекта или заявка (см. Приложение 2).

• Приказ о запуске проекта и назначении руководителя проекта (куратора проекта, команды; соответствует обычным приказам компании).

• Лист регистрации нового проекта в реестре существующих проектов компании (произвольная карточка, фиксирующая основные параметры проекта).

• Реестр проектов компании (база данных, включающая листы регистрации проекта).

• Контракты или соглашения с руководителем проекта и командой.

• Документы по предметной области проекта (бизнес-план, техническое задание, ТЭО, обоснование инвестиций, целевые показатели продукта, спецификации и т. п.).

• Базовый (текущий) план проекта, включающий целый ряд основных и дополнительных документов (см. разд. 4.12).

а) форма запроса на изменение (см. Приложение 4);

б) планы и формы отчетов и совещаний (см. Приложение 5);

в) счета, контракты, рабочие задания (построены по типовым формам, используемым в компании).

• Уточненные документы по предметной области проекта (дополнения
к бизнес-плану, техническому заданию и др.).

• Приказ об утверждении рабочего плана проекта и о начале фазы реализации.

• Утвержденные базовые и текущие документы по предметной области проекта.

• Контракты с руководителем проекта и командой.

• Окончательная документация по продукту проекта (гарантии, обучение,
сервис).

Стабильность поставок всегда обратно пропорциональна напряженности календарного графика.

Управление поставками или обеспечением проекта включает процессы, необходимые для приобретения товаров или услуг за пределами компании-исполнителя. Как и в случае с управлением другими процессами, существует определенная типовая последовательность:

• планирование поставок в проект, т. е. определение того, что и когда надо поставлять для обеспечения выполнения проекта и на каких условиях;

• планирование контрактов, сопровождающих эти поставки;

• запрос информации у поставщиков - получение заявок, предложений;

• администрирование контрактов - управление отношениями с поставщиком;

• закрытие контрактов - исполнение и завершение контракта, включая спорные моменты.

В основном это посвящено внешним поставщикам, хотя частично применимо и для внутренних поставок ресурсов, консультаций, оборудования и т. п. Все дело в свободе выбора. Работая с внешним рынком, руководитель проекта более свободен в выборе (за исключением ситуаций, когда есть аффилированные поставщики). Внутренние поставки характеризуются жестким регламентом и монополией на предложение.

Необходимо отметить вечную дилемму: руководитель проекта хочет получить результат поставки по минимальной цене, но с необходимым качеством; поставщик же, напротив, хочет поставить его за максимальную цену и с минимально возможным качеством. Управление этой дилеммой и есть суть управления поставками проекта.

Работа поставщика может рассматриваться как его собственный проект со всеми вытекающими отсюда процессами и требованиями. А работа менеджера проекта, покупающего поставку, - как его внутренний подпроект.

Вставка 7.1. Взаимоотношения между заказчиком и поставщиком. Принципы Исикавы

• Заказчик и Поставщик несут ответственность за качество и за предоставление достоверной информации.

• Заказчик и Поставщик являются независимыми, и каждый уважает друг друга.

• Между Заказчиком и Поставщиком должен быть заключен контракт.

• Заказчик и Поставщик заблаговременно устанавливают методы и критерии оценки качества продукции.

• Заказчик и Поставщик разрабатывают совместно методы для разрешения спорных вопросов.

• Заказчик и Поставщик обмениваются информацией по проведению контроля качества с учетом взаимной выгоды.

• Заказчик и Поставщик в целях поддержания дружеских и деловых отношений осуществляют функции взаимного контроля качества.

• Заказчик и Поставщик при заключении деловых отношений руководствуются интересами потребителя.

Приступая к планированию проекта, его руководитель должен определить, как лучше обеспечить ресурсы, необходимые для выполнения конкретных работ в проекте. Купить ли у внешнего поставщика или произвести самостоятельно?

Что выше: затраты на приобретение и управление этим процессом или затраты на производство внутри компании? А может, лучше взять в аренду, чем покупать? Подобных вопросов может быть много.

Руководитель и команда анализируют потребности проекта, формируют требования к конкретным поставкам и их условиям и составляют план - что, когда, в каком количестве и с какими характеристиками поставлять. Далее исследуют существующие собственные или внешние источники, определяют рыночные предложения и ограничения, при необходимости проводят экспертную оценку поставки и возможные типы контракта (фиксированная цена, затраты по факту, цена за единицу). Среди ограничений может быть ориентация на зарубежных или отечественных поставщиков.

Подчеркнем важность формирования и пополнения списков потенциальных поставщиков ресурсов, требующихся в проекте. Эти действия должны быть постоянными. Необходимая информация может извлекаться из архивов проектов компании, рекламы, советов экспертов. Желательно проведение предварительных уточнений с целью отсева очевидно неподходящих предложений. Параллельно формируется так называемый «черный список» поставщиков, оказавшихся неблагонадежными или поставляющих некачественные ресурсы.

В результате готовится план управления поставками и варианты технических заданий или спецификаций по работам проекта, куда планируются поставки. План в общем виде включает: описание предлагаемых контрактов, независимые оценочные характеристики предполагаемых поставок, формы и перечни документов, сопровождающих поставку, действия команды и отдела снабжения, вопросы координации большого количества поставок, увязывание поставок с временными планами и отчетностью, взаимодействие в рамках портфеля проектов и т. д. Планирование поставок осуществляется руководителем проекта, менеджером по поставкам, структурным подразделением команды или даже внешним экспертом. В случае небольших проектов, когда затраты на поиск внешних ресурсов и управление процессом их закупки превышают возможные выгоды, планирование значительно упрощается.

• Кто будет проводить независимые оценки? Нужны ли они?

• Какие работы команда может выполнить самостоятельно?

• Перечень стандартных требований и документов.

• Связь и координирование поставок с другими работами проекта, со структурой разбиения работ.

• Есть ли необходимость для предварительных частичных поставок и их связь с расписанием проекта.

• Консультации и инструкции поставщикам по поставкам.

С поставщиком заключается контракт, соглашение, договор подряда и т. п. Контракт - это соглашение, связывающее поставщика и покупателя и обязывающее поставщика обеспечить поставку ресурса, а покупателя - оплатить эту поставку или предоставить иное удовлетворение. Контракт используется как для привлечения отдельных специалистов, подрядных и субподрядных организаций для выполнения работ и услуг, так и для закупок и поставок оборудования и ресурсов. Управление контрактом может быть оформлено как некоторый проект или подпроект. Как правило, контракт - это юридический документ, являющийся при необходимости предметом служебного разбирательства. Организация или компания, осуществляющая какие-либо поставки, должна иметь свою форму контракта.

Управление контрактами имеет и другие требования:

• управление контрактом идет согласно его жизненному циклу;

• контракты могут быть простыми и сложными;

• контракты включают положения, условия, иные пункты и документацию;

• контракт должен быть максимально адаптирован к конкретным нуждам проекта;

• контракты должны соответствовать корпоративным нормам и правилам;

• можно управлять несколькими контрактами одновременно, приветствуется синергия.

В зависимости от способа определения цены подрядных работ контракты подразделяют на следующие типы.

Контракт с фиксированной ценой представляет собой соглашение на выполнение работ за фиксированную цену, независимо от их фактической стоимости для подрядчика. Контракт гарантирует заказчику выполнение работ в срок и в рамках заданной стоимости. Такой контракт передает риск подрядчику, который тот может компенсировать увеличением цены поставки, а значит, дополнительными затратами для поставщика. В то же время, если контракт составлен нечетко, то покупатель имеет шанс получить не то, что ожидал.

Контракт типа «Время и материалы» или с фиксированной ценой единицы продукции используется в тех случаях, когда заранее трудно определить точный объем работ. Подрядчик на основании своего опыта и существующих нормативов определяет цену единицы продукции, в соответствии с которой и осуществляется оплата на основании реально выполненных объемов работ.

Остальные типы контрактов - это контракты с возмещением издержек. Оказание услуги или поставка может быть начата до завершения разработки документации, которая дорабатывается позже.

Контракт с ценой, равной фактическим затратам плюс фиксированный процент от затрат, обеспечивает возмещение подрядчику понесенных при выполнении контракта затрат. Подрядчик также получает оговоренный процент от фактических затрат в качестве прибыли.

Контракт с ценой, равной фактическим затратам плюс фиксированная доплата, обеспечивает подрядчику возмещение понесенных затрат при выполнении контракта и дополнительно он получает в качестве прибыли фиксированную сумму, обычно определяемую как процент от сметных затрат. Эта фиксированная оплата не изменяется с изменением фактических затрат, если только не изменяется предмет контракта.

Контракт с ирной, равной фактическим затратам плюс переменный процент, характеризуется тем, что начальный процент вознаграждения фиксируется в контракте, а окончательный процент определяется с учетом возможных штрафных санкций или премий.

Контракт с определением цены по окончательным фактическим затратам предусматривает, что заказчик оплачивает понесенные при выполнении работ затраты вместе с предварительно определенной оплатой услуг подрядчика и поощрительной премией. При этом типе контракта подрядчик гарантирует заказчику, что согласованная с ним некоторая максимальная стоимость проекта не будет превышена. Если окончательные затраты окажутся меньше заранее обусловленной величины, то разница распределяется между заказчиком и подрядчиком в соответствии с ранее оговоренной пропорцией.

Контракт с гарантированной максимальной ценой гарантирует заказчику, как и при контракте «с определением цены по окончательным фактическим затратам», что согласованная с ним так называемая максимальная цена проекта не будет превышена подрядчиком. Заказчик при этом типе контракта может вносить изменения в проект, объем которых не должен превышать оговоренный в контракте процент от сметной стоимости.

Для повышения финансовой ответственности участников контракта к участию в нем может привлекаться фирма-гарант, берущая на себя риск и ответственность за завершение контракта в полном соответствии с его условиями.

В российской практике управления проектами используются следующие виды контрактов:

• Разделенный - заказчик поручает строительные работы разным подрядчикам, каждый из них отвечает за выполнение своей части проекта.

• «Под ключ» - подрядчик несет ответственность не только за строительство, но и за проектирование.

• Генподрядный - один генподрядчик отвечает за выполнение работ
проекта, только он имеет прямые контрактные отношения с заказчиком.

• Субподрядный - заключается с генподрядчиком без установления контрактных отношений с заказчиком.

• Комплексный контракт - один подрядчик несет ответственность за выполнение всех работ по строительству, при этом специализированных субподрядчиков выбирает сам заказчик.

• Инжиниринговый - контракт с инженерно-консультационной или инжиниринговой компанией на профессиональное управление проектом.

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: