Тема 8. Адаптация сотрудников в организации

Задания по теме

1. Сформулируйте базисные принципы, цели и задачи адаптации;

2. Разработайте программу адаптации. По основным её видам: организационная, психофизиологическая, профессиональная, социально-психологическая;

3. Распределите функции по адаптации между структурными подразделениями или конкретными сотрудниками;

4. Разработайте план адаптации новых сотрудников, определите основные формы работы;

5. Определите критерии оценки адаптации новых сотрудников.

Основные понятия и методические рекомендации

Адаптация – приспособление потребностей и ценностей сотрудника к требованиям, предъявленных к нему в соответствии с ее стратегическими и базовыми ценностями.

Цели адаптации:

- Предоставление новому сотруднику информации необходимой для скорейшей адаптации к новой работе;

- Создание условий при которых сотрудник будет мотивирован работать в организации и достигать целей.

Результаты адаптации:

Результат наличия программ адаптации:

- Снижение издержек; так как новый сотрудник быстрее сориентируется и быстрее принесёт необходимый результат. Чем совершеннее система адаптации, тем быстрее приобретает эффективность работа нового сотрудника.

- Снижение затрат, так как хорошо адаптированный работник не увольняется – нет затрат на поиск и подбор нового персонала.

- Сокращение текучести кадров;

- Снижается тревожность, снимаются опасения и неопределенность – а значит, растёт доверие и позитивное отношение к организации;

- Сокращение временных затрат руководства и сотрудников (снижения сопротивления по отвлечению на нового работника), потому что программа адаптации имеет чёткие рамки, понятную схему, зону ответственности и мотивацию для них.

- Формирование и сплочение коллектива (команды) в атмосфере принятия и взаимовыручки.

Кроме того, способы включения новых сотрудников в жизнь организации могут существенно активизировать творческий потенциал уже работающих сотрудников и усилить их включенность в корпоративную культуру организации.

Результат отсутствия адаптационной программы:

- увольнение;

- затраченные в пустую средства на подбор все новых и новых сотрудников;

- текучесть кадров;

- отсутствие результативной работы всего коллектива;

- удар по имиджу и репутации организации;

- потеря конкурентных преимуществ.

Виды адаптации:

1. Психофизиологическая – приспособление к условиям труда на рабочем месте на уровне организма человека, в результате чего происходят меньшие изменения его функционального состояния (повышение работоспособности, приспособление его к высоким физическим нагрузкам).

2. Организационная адаптация – этот процесс направлен на усвоение работников норм и правил, в том числе и «неписанных», по которым живёт организация. Причем неписанные он больше узнаёт в «курилке» и иногда это не способствует лучшей его адаптации. Целью этого процесса является принятие новым сотрудником ценностей, установок, принципов организации без ущерба для личных ценностей.

Первым этапом введения в организацию является собеседование с менеджером по персоналу, если его нет в компании – непосредственный руководитель. Нового сотрудника посвящают в «жизнь» организации, рассказывают о положении на рынке, конкурентной среде и тех перспективах, которые он сможет иметь, работая здесь. Менеджер по персоналу рассказывает об истории компании, её организационной структуре и месте в ней данного отделения, знакомит со служебной иерархией, отвечает на вопросы. При коллективной адаптации (при большом наборе торговых представителей) в организации разрабатывается курс по введению в должность. В первые дни которого новобранцы узнают о компании, политиках, правилах и многом другом из выступления – первого лица компании, директора/менеджера по персоналу, маркетолога, юриста, руководителя отдела, других специалистов.

Возможная документация которая даётся новичку:

- Схема организационной структуры (компании, отдела…);

- План-схема расположения помещений;

- Список сотрудников с должностями и телефонами;

- Должностная инструкция;

- Положение о персонале;

- Положение о системе поощрений и санкций и др.

3. Социально-психологическая адаптация

Как новичок впишется в коллектив, примет сложившиеся взаимоотношения – одно из непременных условий хорошей работы. Что можно предпринять, чтобы сотрудник скорее преодолел неуверенность. Тот, кто представляет нового сотрудника должен знать о нём и коллективе многое, иначе ему можно представить Василия Селезнева, который учился на том же факультете Университета, что и Саша Иванов, у него есть разряд по тому же виду спорта, которым увлекается Сергей Григорьев и еще у него дома очаровательная домашняя рептилия… В большой организации по Интернету рассылается информация о новом сотруднике, а ему показывается (выдаётся) информация о людях с которыми ему необходимо контактировать (желательно с фотографиями). Очень важно чтобы за новичком был закреплен Наставник (именно с большой буквы) им должен быть и непосредственный руководитель. Важна его мотивирующая обратная связь, в жанре позитивной мотивации, подбадривание – «Василий, ты молодец, мы с тобой…»

Новые сотрудники активно привлекаются к участию в корпоративных мероприятиях. Для них могут проводиться и специальные деловые игры и тренинги.

Методы и средства:

− Мотивационное собеседование с менеджером по персоналу:

− о компаниях, ценностях, целях, традициях;

− Беседа с руководителем:

− тщательный подбор задач,

− функции сотрудника,

− зона ответственности

− задание на испытательный срок, процедуры оценки,

− даты контроля процесса и результата испытательного срока,

− официальная оценка, признание первых успехов;

− Наставник:

− ознакомление с территорией,

− распорядком,

− вводом в группу,

− позитивное подкрепление,

− создание ощущения безопасности и поддержки…

4. Профессиональная адаптация

Несомненно, принимая на работу сотрудника с опытом работы – вы его переучиваете, без опыта – обучаете. Цель профессиональной адаптации – овладение новым сотрудником системой профессиональных знаний и навыков и эффективное их применение на практике.

Первым шагом является разъяснение новому сотруднику основного содержания его профессиональной деятельности на первых собеседованиях с менеджером по персоналу и линейным менеджером.

Стадии процесса адаптации:

– ознакомление (знакомство с ситуацией)

– приспособление (постепенное привыкание, усвоение стереотипов)

– ассимиляция (полное приспособление к среде)

– идентификация (отождествление личных целей с целями коллектива). А вот это постоянная головная боль персональщика.

Последовательность действий по разработке программ адаптации:

1. Составить список сотрудников, которые войдут в рабочую группу по разработке и внедрению программы адаптации.

2. Описать результаты, которых вы хотите достичь с помощью программы адаптации. Классифицировать новых работников по группам. Определить требования к программам адаптации для каждой группы.

3. Составить список вопросов, обычно возникающих у новых работников.

4. Составить список действий нового работника во время программы адаптации, а также список необходимых ему сведений.

5. Определить наставников групп и/или индивидуального руководителя каждому новичку. Подумать и определить мотивационно-стимулирующие рычаги для наставников новичков.

6. Определить временные рамки предоставления информации вновь поступающим работникам по её видам (первый день, первая неделя, первый месяц и т.д.);

7. Разработать программу первого дня сотрудника.

8. Спланировать экскурсии по организации, их содержание, время.

9. Определить, каким образом представить нового сотрудника членам коллектива.

10. Подготовить комплект печатных материалов, включив в него по необходимости следующие разделы:

- миссия компании, история компании, корпоративная культура;

- регламентирующее документы: Положение о персонале, организационная структура, положение о подразделении, должностная инструкция;

- технологии работы, техника безопасности;

- список сотрудников с указанием должности, рабочей комнаты, номера телефона, e-mail;

- список ответов на наиболее стандартные вопросы новичков, с указанием лиц, к которым можно обратиться для дополнительных разъяснений;

11. Определить необходимость входного обучения: стандартам компании (ответа на телефонный звонок, ответа на письмо и т.п.); профессиональным навыкам и т.п.

12. Определить критерии успешности прохождения испытательного срока, варианты его досрочного прекращения.

13. Определить форму предоставления обратной связи от нового сотрудника и его наставника о ходе адаптационного периода (испытательного срока).

14. Разработать программу подведения итогов испытательного срока и перевода сотрудника в основной штат.

Содержание программ адаптации.

Общая программа адаптации.

Общая программа адаптации может проводиться как с группой, так и индивидуально по сокращённой программе и включает в себя:

1. Общее представление о компании:

- приветственная речь;

- основы, рост, тенденции, цели, приоритеты, проблемы;

- традиции, нормы, стандарты;

- продукция и её потребители, стадии доведения продукции до потребителя;

- разнообразие видов деятельности;

- организация, структура, связи компании;

- информация о руководителях.

2. Политика организации:

- принципы кадровой политики;

- принципы подбора персонала;

- направления профессиональной подготовки и повышения квалификации;

- содействие работникам в случае привлечения их к судебной ответственности;

- правила пользования телефоном внутри предприятия;

- правила использования различных режимов рабочего времени;

- правила охраны коммерческой тайны и технической документации.

3. Оплата груда;

- нормы и формы оплаты труда и ранжирование работников;

- оплата выходных, сверхурочных.

4. Дополнительные льготы:

- страхование, учёт стажа работы;

- пособия по временной нетрудоспособности, выходные пособия, пособия по болезням в семье, в случае тяжелых утрат, пособия по материнству;

- поддержка в случае увольнения или ухода на пенсию;

- возможности обучения на работе;

- наличие столовой, буфетов;

- другие услуги организации для своих сотрудников.

5. Охрана труда и соблюдение техники безопасности:

- места оказания первой медицинской помощи;

- меры предосторожности;

- предупреждение о возможных опасностях на производстве;

- правила противопожарной безопасности;

- правила поведения при несчастных случаях и порядок оповещения о них.

6. Работник и его отношения с профсоюзом:

- сроки и условия найма;

- назначения, перемещения, продвижения;

- испытательный срок;

- руководство работой;

- информирование о неудачах на работе и опозданиях на работу;

- правам обязанности работника;

- права непосредственного руководителя;

- организации рабочих;

- постановления профсоюзов и политика компании;

- руководство и оценка исполнения работы;

- дисциплина и взыскания, оформление жалоб;

- коммуникация: каналы коммуникации, почтовые материалы, распространение новых идей.

7. Служба быта:

- организация питания;

- наличие служебных входов;

- условия для парковки личных автомобилей;

8. Экономические факторы:

- стоимость рабочей силы;

- стоимость оборудования;

- ущерб от прогулов, опозданий, несчастных случаев.

Специальная программа адаптации (специализированная под конкретного специалиста).

Она охватывает вопросы, связанные конкретно с каким-либо подразделением или рабочим местом и осуществляется как в формах специальных бесед с сотрудниками, так и собеседований с руководителем (непосредственным и вышестоящим). В неё должны быть включены следующие вопросы:

1. Функции подразделения:

- цели и приоритеты, организация и структура;

- направления деятельности;

- взаимоотношения с другими подразделениями;

- взаимоотношения внутри подразделения.

2. Рабочие обязанности и ответственность:

- детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов;

- разъяснение важности данной работы, как она соотносится с другими в подразделении и на предприятии в целом;

- нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения;

- длительность рабочего дня и расписание;

- дополнительные ожидания (например, замена отсутствующего работника).

3. Требуемая отчётность:

- виды помощи, которая может быть оказана, когда и как просить о ней;

- отношения с местными и общегосударственными инспекциями.

4. Процедуры, правила, предписания:

- правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения;

- поведение в случае аварий, правила техники безопасности;

- информирование о несчастных случаях и опасности;

- гигиенические стандарты;

- охрана и проблемы, связанные с воровством;

- отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению;

- правила поведения на рабочем месте;

- вынос вещей из подразделения;

- контроль за нарушениями;

- перерывы (перекуры, обед);

- телефонные переговоры личного характера в рабочее время;

- использование оборудования;

- контроль и оценка исполнения.

5. Представление сотрудников подразделения.

Таблица 2. Пример программы введения в должность

контрольный лист по введению в должность

Список контрольных вопросов _____________________________________

Адаптационные мероприятия Контроль и оценка

__________________________________________________________________

Пример плана адаптации приведен в таблице 5.

Таблица 5. План адаптации

Управление процессом адаптации – это активное взаимодействие на факторы, предопределяющие её ход, сроки, снижение издержек, неблагоприятные последствия.

Распределить обязанности по адаптации персонала можно следующим образом:

− за службой управления персоналом – методическое сопровождение процесса адаптации, осуществляемое посредством прямых консультаций специалистов;

− за руководителями (или коллегами) структурных подразделений – обеспечение профессиональной деятельности; адаптации путём обучения профессиональной деятельности;

− за отделом обучения – обеспечение процесса введения в должность на основе проведения семинаров, курсов, инструктажа и т.д.;

− за коллективом – обеспечение социально-психологической адаптации нового работника (вовлечение в групповое решение проблем, помощь в освоении элементов неформального общения и т.д.).

Управление адаптацией предполагает закрепление функций за конкретным исполнителем, определение затрат, сроков, исполнителей.

Таблица 5. Распределение функций и адаптации

Таблица Затраты на адаптацию

Таблица Сводная ведомость затрат на адаптацию персонала

Таблица Затраты на адаптацию персонала на ______ год

Адаптация и испытательный срок.

Испытательный срок – юридическое понятие, его главной задачей является выяснение того, насколько новый сотрудник профессионально пригоден и состоятелен как специалист.

Главной задачей адаптации является налаживание системы взаимосвязей новичка с новой для него средой, в которой ему предстоит реализовать себя как специалисту и личности в течение длительного времени.

Таблица Программа «Введение в должность»

Книга о политике компании (путеводитель)

СОДЕРЖАНИЕ

Условия труда

Часы работы

Рабочая неделя

Отпуска и выходные дни

ежегодный отпуск

прибавление к отпуску

отпуск по уходу за ребенком

другие рабочие дни

Политика по отношению к курящим

Возмещение расходов

Командировки

Конфиденциальность и разрешение споров

Язык, принятый в компании

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: