ПОЛЕЗНОЕ

Как развить коммуникабельность Почему могут возникнуть ссоры между супругами, в то время как их отношения кажутся прочными Почему появляется страх? Как стать богатым и отойти от дел молодым Советы от доктора Айболита «Как быть здоровым» Как сделать приглашение правильно Точка зрения. Как сделать сотрудника вовлеченным? Лень и как с ней бороться. Психологические аспекты Способов заработать с помощью internet Лекции по Основам предпринимательства Последнее добавление

КАТЕГОРИИ

Тема 8. Адаптация сотрудников в организации

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 8Следующая ⇒

Задания по теме

1. Сформулируйте базисные принципы, цели и задачи адаптации;

2. Разработайте программу адаптации. По основным её видам: организационная, психофизиологическая, профессиональная, социально-психологическая;

3. Распределите функции по адаптации между структурными подразделениями или конкретными сотрудниками;

4. Разработайте план адаптации новых сотрудников, определите основные формы работы;

5. Определите критерии оценки адаптации новых сотрудников.

Основные понятия и методические рекомендации

Адаптация – приспособление потребностей и ценностей сотрудника к требованиям, предъявленных к нему в соответствии с ее стратегическими и базовыми ценностями.

Цели адаптации:

- Предоставление новому сотруднику информации необходимой для скорейшей адаптации к новой работе;

- Создание условий при которых сотрудник будет мотивирован работать в организации и достигать целей.

Результаты адаптации:

Результат наличия программ адаптации:

- Снижение издержек; так как новый сотрудник быстрее сориентируется и быстрее принесёт необходимый результат. Чем совершеннее система адаптации, тем быстрее приобретает эффективность работа нового сотрудника.

- Снижение затрат, так как хорошо адаптированный работник не увольняется – нет затрат на поиск и подбор нового персонала.

- Сокращение текучести кадров;

- Снижается тревожность, снимаются опасения и неопределенность – а значит, растёт доверие и позитивное отношение к организации;

- Сокращение временных затрат руководства и сотрудников (снижения сопротивления по отвлечению на нового работника), потому что программа адаптации имеет чёткие рамки, понятную схему, зону ответственности и мотивацию для них.

- Формирование и сплочение коллектива (команды) в атмосфере принятия и взаимовыручки.

Кроме того, способы включения новых сотрудников в жизнь организации могут существенно активизировать творческий потенциал уже работающих сотрудников и усилить их включенность в корпоративную культуру организации.

Результат отсутствия адаптационной программы:

- увольнение;

- затраченные в пустую средства на подбор все новых и новых сотрудников;

- текучесть кадров;

- отсутствие результативной работы всего коллектива;

- удар по имиджу и репутации организации;

- потеря конкурентных преимуществ.

Виды адаптации:

1. Психофизиологическая – приспособление к условиям труда на рабочем месте на уровне организма человека, в результате чего происходят меньшие изменения его функционального состояния (повышение работоспособности, приспособление его к высоким физическим нагрузкам).

2. Организационная адаптация – этот процесс направлен на усвоение работников норм и правил, в том числе и «неписанных», по которым живёт организация. Причем неписанные он больше узнаёт в «курилке» и иногда это не способствует лучшей его адаптации. Целью этого процесса является принятие новым сотрудником ценностей, установок, принципов организации без ущерба для личных ценностей.

Первым этапом введения в организацию является собеседование с менеджером по персоналу, если его нет в компании – непосредственный руководитель. Нового сотрудника посвящают в «жизнь» организации, рассказывают о положении на рынке, конкурентной среде и тех перспективах, которые он сможет иметь, работая здесь. Менеджер по персоналу рассказывает об истории компании, её организационной структуре и месте в ней данного отделения, знакомит со служебной иерархией, отвечает на вопросы. При коллективной адаптации (при большом наборе торговых представителей) в организации разрабатывается курс по введению в должность. В первые дни которого новобранцы узнают о компании, политиках, правилах и многом другом из выступления – первого лица компании, директора/менеджера по персоналу, маркетолога, юриста, руководителя отдела, других специалистов.

Возможная документация которая даётся новичку:

- Схема организационной структуры (компании, отдела…);

- План-схема расположения помещений;

- Список сотрудников с должностями и телефонами;

- Должностная инструкция;

- Положение о персонале;

- Положение о системе поощрений и санкций и др.

3. Социально-психологическая адаптация

Как новичок впишется в коллектив, примет сложившиеся взаимоотношения – одно из непременных условий хорошей работы. Что можно предпринять, чтобы сотрудник скорее преодолел неуверенность. Тот, кто представляет нового сотрудника должен знать о нём и коллективе многое, иначе ему можно представить Василия Селезнева, который учился на том же факультете Университета, что и Саша Иванов, у него есть разряд по тому же виду спорта, которым увлекается Сергей Григорьев и еще у него дома очаровательная домашняя рептилия… В большой организации по Интернету рассылается информация о новом сотруднике, а ему показывается (выдаётся) информация о людях с которыми ему необходимо контактировать (желательно с фотографиями). Очень важно чтобы за новичком был закреплен Наставник (именно с большой буквы) им должен быть и непосредственный руководитель. Важна его мотивирующая обратная связь, в жанре позитивной мотивации, подбадривание – «Василий, ты молодец, мы с тобой…»

Новые сотрудники активно привлекаются к участию в корпоративных мероприятиях. Для них могут проводиться и специальные деловые игры и тренинги.

Методы и средства:

− Мотивационное собеседование с менеджером по персоналу:

− о компаниях, ценностях, целях, традициях;

− Беседа с руководителем:

− тщательный подбор задач,

− функции сотрудника,

− зона ответственности

− задание на испытательный срок, процедуры оценки,

− даты контроля процесса и результата испытательного срока,

− официальная оценка, признание первых успехов;

− Наставник:

− ознакомление с территорией,

− распорядком,

− вводом в группу,

− позитивное подкрепление,

− создание ощущения безопасности и поддержки…

4. Профессиональная адаптация

Несомненно, принимая на работу сотрудника с опытом работы – вы его переучиваете, без опыта – обучаете. Цель профессиональной адаптации – овладение новым сотрудником системой профессиональных знаний и навыков и эффективное их применение на практике.

Первым шагом является разъяснение новому сотруднику основного содержания его профессиональной деятельности на первых собеседованиях с менеджером по персоналу и линейным менеджером.

Стадии процесса адаптации:

– ознакомление (знакомство с ситуацией)

– приспособление (постепенное привыкание, усвоение стереотипов)

– ассимиляция (полное приспособление к среде)

– идентификация (отождествление личных целей с целями коллектива). А вот это постоянная головная боль персональщика.

Последовательность действий по разработке программ адаптации:

1. Составить список сотрудников, которые войдут в рабочую группу по разработке и внедрению программы адаптации.

2. Описать результаты, которых вы хотите достичь с помощью программы адаптации. Классифицировать новых работников по группам. Определить требования к программам адаптации для каждой группы.

3. Составить список вопросов, обычно возникающих у новых работников.

4. Составить список действий нового работника во время программы адаптации, а также список необходимых ему сведений.

5. Определить наставников групп и/или индивидуального руководителя каждому новичку. Подумать и определить мотивационно-стимулирующие рычаги для наставников новичков.

6. Определить временные рамки предоставления информации вновь поступающим работникам по её видам (первый день, первая неделя, первый месяц и т.д.);

7. Разработать программу первого дня сотрудника.

8. Спланировать экскурсии по организации, их содержание, время.

9. Определить, каким образом представить нового сотрудника членам коллектива.

10. Подготовить комплект печатных материалов, включив в него по необходимости следующие разделы:

- миссия компании, история компании, корпоративная культура;

- регламентирующее документы: Положение о персонале, организационная структура, положение о подразделении, должностная инструкция;

- технологии работы, техника безопасности;

- список сотрудников с указанием должности, рабочей комнаты, номера телефона, e-mail;

- список ответов на наиболее стандартные вопросы новичков, с указанием лиц, к которым можно обратиться для дополнительных разъяснений;

11. Определить необходимость входного обучения: стандартам компании (ответа на телефонный звонок, ответа на письмо и т.п.); профессиональным навыкам и т.п.

12. Определить критерии успешности прохождения испытательного срока, варианты его досрочного прекращения.

13. Определить форму предоставления обратной связи от нового сотрудника и его наставника о ходе адаптационного периода (испытательного срока).

14. Разработать программу подведения итогов испытательного срока и перевода сотрудника в основной штат.

Содержание программ адаптации.

Общая программа адаптации.

Общая программа адаптации может проводиться как с группой, так и индивидуально по сокращённой программе и включает в себя:

1. Общее представление о компании:

- приветственная речь;

- основы, рост, тенденции, цели, приоритеты, проблемы;

- традиции, нормы, стандарты;

- продукция и её потребители, стадии доведения продукции до потребителя;

- разнообразие видов деятельности;

- организация, структура, связи компании;

- информация о руководителях.

2. Политика организации:

- принципы кадровой политики;

- принципы подбора персонала;

- направления профессиональной подготовки и повышения квалификации;

- содействие работникам в случае привлечения их к судебной ответственности;

- правила пользования телефоном внутри предприятия;

- правила использования различных режимов рабочего времени;

- правила охраны коммерческой тайны и технической документации.

3. Оплата груда;

- нормы и формы оплаты труда и ранжирование работников;

- оплата выходных, сверхурочных.

4. Дополнительные льготы:

- страхование, учёт стажа работы;

- пособия по временной нетрудоспособности, выходные пособия, пособия по болезням в семье, в случае тяжелых утрат, пособия по материнству;

- поддержка в случае увольнения или ухода на пенсию;

- возможности обучения на работе;

- наличие столовой, буфетов;

- другие услуги организации для своих сотрудников.

5. Охрана труда и соблюдение техники безопасности:

- места оказания первой медицинской помощи;

- меры предосторожности;

- предупреждение о возможных опасностях на производстве;

- правила противопожарной безопасности;

- правила поведения при несчастных случаях и порядок оповещения о них.

6. Работник и его отношения с профсоюзом:

- сроки и условия найма;

- назначения, перемещения, продвижения;

- испытательный срок;

- руководство работой;

- информирование о неудачах на работе и опозданиях на работу;

- правам обязанности работника;

- права непосредственного руководителя;

- организации рабочих;

- постановления профсоюзов и политика компании;

- руководство и оценка исполнения работы;

- дисциплина и взыскания, оформление жалоб;

- коммуникация: каналы коммуникации, почтовые материалы, распространение новых идей.

7. Служба быта:

- организация питания;

- наличие служебных входов;

- условия для парковки личных автомобилей;

8. Экономические факторы:

- стоимость рабочей силы;

- стоимость оборудования;

- ущерб от прогулов, опозданий, несчастных случаев.

Специальная программа адаптации (специализированная под конкретного специалиста).

Она охватывает вопросы, связанные конкретно с каким-либо подразделением или рабочим местом и осуществляется как в формах специальных бесед с сотрудниками, так и собеседований с руководителем (непосредственным и вышестоящим). В неё должны быть включены следующие вопросы:

1. Функции подразделения:

- цели и приоритеты, организация и структура;

- направления деятельности;

- взаимоотношения с другими подразделениями;

- взаимоотношения внутри подразделения.

2. Рабочие обязанности и ответственность:

- детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов;

- разъяснение важности данной работы, как она соотносится с другими в подразделении и на предприятии в целом;

- нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения;

- длительность рабочего дня и расписание;

- дополнительные ожидания (например, замена отсутствующего работника).

3. Требуемая отчётность:

- виды помощи, которая может быть оказана, когда и как просить о ней;

- отношения с местными и общегосударственными инспекциями.

4. Процедуры, правила, предписания:

- правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения;

- поведение в случае аварий, правила техники безопасности;

- информирование о несчастных случаях и опасности;

- гигиенические стандарты;

- охрана и проблемы, связанные с воровством;

- отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению;

- правила поведения на рабочем месте;

- вынос вещей из подразделения;

- контроль за нарушениями;

- перерывы (перекуры, обед);

- телефонные переговоры личного характера в рабочее время;

- использование оборудования;

- контроль и оценка исполнения.

5. Представление сотрудников подразделения.

Таблица 2. Пример программы введения в должность

Предварительное посещение места работы	Этическо е обучение в первые дни (менеджер по персоналу)	Сокращённый вариант введения в должность (руководитель)	Вводный тренинг	Встреча с первым лицом компании	Курс введения в должность	Проверка освоения	Задание	Контроль	Задание	Контроль
Подготовка к тренингу				Обратная связь		Обратная связь

контрольный лист по введению в должность

Список контрольных вопросов _____________________________________

Адаптационные мероприятия Контроль и оценка

__________________________________________________________________

Пример плана адаптации приведен в таблице 5.

Таблица 5. План адаптации

Мероприятия	Исполнитель	Форма	Сроки
Составление характеристики по результатам собеседования	Менеджер по персоналу	Письменная характеристика	До поступления на работу
Оформление документов (заявление, трудовая книжка, контракт)	Секретарь	Письменно	в течение 5 дней
Ознакомление новичка с политикой компании (миссией, целями, внутрикорпоративной культурой, традициями, условиями труда, формой оплаты и т.д.)	Непосредственный руководитель	Беседа	на предварительном собеседовании
Объяснение основных задач деятельности и непосредственных обязанностей	Непосредственный руководитель	Беседа	на предварительном собеседовании
Подготовка рабочего места	Секретарь		1-ый день работы
Ритуал вхождения: − Представление коллегам по работе − Помещение информации о сотруднике на стенд − Присутствие на совещании − Совместное чаепитие	Руководитель	на совещании \|	1-ая неделя работы
Назначение наставника	Руководитель	Устно	на 1-ом совещании
Ознакомление с видами отчётности (бланки, формы, порядок ведения); ответы на вопросы	Наставник	Пакет документов. Беседа	1-ая неделя работы
Правила работы с оргтехникой	Секретарь	Практическая демонстрация	1-ая неделя работы
Знакомство с компьютерной базой данных	Секретарь	Практическая демонстрация	1-ая неделя работы
Введение в рабочую группу, привлечение к участию в проектах	Непосредственный руководитель	на совещании	по мере необходимости
Периодический контроль качества и эффективности деятельности	Наставник	на совещании, личный контакт	по мере необходимости
Проведение промежуточного собеседования по вопросам адаптации, выявление возникающих трудностей	Наставник	Личный контакт	через 1-1,5 мес
Проведение пред аттестационной беседы (планирование карьеры)	Непосредственный руководитель, менеджер по персоналу	Личный контакт	через 0,5 года
Составление плана-отчёта к аттестации	Новый сотрудник (с помощью наставника)	Письменно
Проведение аттестации	Руководство	Собеседование	через год

Управление процессом адаптации – это активное взаимодействие на факторы, предопределяющие её ход, сроки, снижение издержек, неблагоприятные последствия.

Распределить обязанности по адаптации персонала можно следующим образом:

− за службой управления персоналом – методическое сопровождение процесса адаптации, осуществляемое посредством прямых консультаций специалистов;

− за руководителями (или коллегами) структурных подразделений – обеспечение профессиональной деятельности; адаптации путём обучения профессиональной деятельности;

− за отделом обучения – обеспечение процесса введения в должность на основе проведения семинаров, курсов, инструктажа и т.д.;

− за коллективом – обеспечение социально-психологической адаптации нового работника (вовлечение в групповое решение проблем, помощь в освоении элементов неформального общения и т.д.).

Управление адаптацией предполагает закрепление функций за конкретным исполнителем, определение затрат, сроков, исполнителей.

Таблица 5. Распределение функций и адаптации

Функции и мероприятия по ориентации	Обязанности
	непосредственного руководителя	менеджера по персоналу
Составление программы ориентации	Выполняет	Ассистирует
Ознакомление новичков с фирмой и её историей, кадровой политикой, условиями труда и правилами		Выполняет
Объяснение задач и требований к работе	Выполняет
Введение работника в рабочую группу	Выполняет
Поощрение помощи новичкам со стороны опытных работников	Выполняет

Таблица Затраты на адаптацию

Виды адаптации	Затраты
1. Профессиональная	− на дополнительное обучение − на тренинги навыков − на формирование необходимого трудового поведения
2. Психофизиологическая	− на ознакомление с рабочим местом − на оплату труда наставнику
3. Социально-психологическая	− на проведение ознакомительных мероприятий − на проведение воспитательной работы
4. Организационная	− на тренинги командообразования − на обучение эффективным коммуникациям

Таблица Сводная ведомость затрат на адаптацию персонала

Структурные подразделения	Должность	Адаптационные мероприятия	Затраты на мероприятия (прямые затраты)	Период адаптации	Примечания

Таблица Затраты на адаптацию персонала на ______ год

№ п/п	Мероприятия	Срок исполнения	Затраты	Ответственный исполнитель
Всего	в том числе по кварталам
I	II	III	IV

Адаптация и испытательный срок.

Испытательный срок – юридическое понятие, его главной задачей является выяснение того, насколько новый сотрудник профессионально пригоден и состоятелен как специалист.

Главной задачей адаптации является налаживание системы взаимосвязей новичка с новой для него средой, в которой ему предстоит реализовать себя как специалисту и личности в течение длительного времени.

Таблица Программа «Введение в должность»

Этап	Мероприятие
Первый день работы нового сотрудника компании
1. Собеседование с менеджером по персоналу	1. Вручение буклета о компании, краткий комментарий его содержания: − история компании – когда образована, учредители, основные акционеры; − цели и перспективы развития компании; − положение компании в настоящее время: уставный фонд, услуги компании, лицензии, направления деятельности, с какими организациями взаимодействует, штат. 2. Ознакомление со структурной схемой компании. 3. Ознакомление с порядками и традициями компании. 4. Ознакомление с действующими документами: приказами и распоряжениями. 5. Передача списка телефонов сотрудников. 6. Информирование о днях рождениях сотрудников (список дней рождений). 7. Знакомство с функциями менеджера по персоналу (помощь в адаптации нового сотрудника, установление контактов, психологическая поддержка, помощь в разрешении возможных конфликтных ситуаций). 8. Ответы на вопросы нового сотрудника.
2. Представление	Знакомство сотрудника с руководителем, курирующим отдел, в который выходит новый сотрудник: − уточнение роли и значения отдела в структуре и деятельности компании; − ответы на вопросы нового сотрудника.
3. Представление непосредственному руководителю	− порядок взаимодействия с руководителем (приёмные часы, круг вопросов); − принятые в отделе методы планирования, отчетности и контроля; − представление наставника из числа опытных сотрудников отдела; − порядок взаимодействия с другими отделами.
4. Знакомство с коллегами и рабочим местом	Взаимное представление сотрудников. Уточнение расположения рабочего места и его технической оснащённости и комплектации.
5. Знакомство с сотрудниками других отделов	Знакомство с сотрудниками других отделов, с которыми новый сотрудник будет взаимодействовать по роду своих обязанностей.
6. Оформление в отделе кадров	Оформление документов в отделе кадров в соответствии с Положением о приёме на работу в компанию.
Курирование в течение испытательного срока
Испытательный срок	Еженедельное собеседование с сотрудником, а также с его непосредственным руководителем с целью отслеживания процесса адаптации. Проведение консультаций и коррекции в случае возникновения проблемной ситуации.
Окончание испытательного срока	В случае успешного прохождения испытательного срока сотрудник считается зачисленным в штат компании на постоянную работу.
Завершение программы «Введение в должность»	После успешного завершения испытательного срока сотрудник включается в число служащих компании, с которыми проводятся плановые кадровые мероприятия (обучение, повышение квалификации, оценка персонала, ротация).