Назначение среды Microsoft Project, решаемые задачи, правила работы. Ключевые моменты управления проектами

Назначение среды Microsoft Project

Project – программа управления проектами от Microsoft. Она представляет собой уникальную программу- помощник по разработке планов, распределению ресурсов согласно задачам, отслеживанию хода реализации проекта и анализу объемов выполненных или подлежащих выполнению работ.

MS Project позволяет эффективно управлять всеми задачами и ресурсами проекта, определять дату завершения работ, отслеживать выполнение работ по проекту, создавать различные виды отчетной документации.

Данные проекта можно рассматривать в виде таблиц, диаграмм, графиков.

Планирование – выработка конкретной программы действий, позволяющая сосредоточиться на достижении поставленной цели.

Планирование является непрерывным процессом, т.к. включает в себя постепенную корректировку выработанных вариантов действий.

Деятельность любой организации состоит из выполнения операций и проектов.

Под проектом в MS Project понимается некоторая задача с определенными исходными данными, требуемыми результатами и предложенными способами их реализации.

Управление проектом в MS Project заключается в составлении плана и отслеживании выполнения работ по нему.

Проект создается для достижения определенного результата при наличии определенных трудовых, временных и денежных ресурсов.

После определения целей проекта составляется расписание (план) проекта, чтобы определить с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование нужны для выполнения этих работ и в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту. Полный цикл работы над проектом состоит, как минимум, из четырех этапов:

1. Постановка задачи.

2. Планирование проекта

3. Реализация проекта.

4. Завершение проекта.

В среде MS Project проект содержит три основные элемента:

ü задачи (task);

ü ресурсы (resource);

ü назначения (assignment).

Планирование начинается с определения проекта, т.е описания его основных характеристик. Затем составляется список задач, вех и список необходимых для выполнения задач ресурсов. И, наконец, производятся назначения, после чего можно произвести анализ и оптимизации проекта.

Решаемые задачи и правила работы в Microsoft Project.

При планировании проекта нужно составить список задач, требующих решения, и список ресурсов, которые могут в этом помочь, а затем назначить ресурсы задачам. На этапе осуществления проекта необходимо следить за ходом работы, сроками и затраченными средствами. Microsoft Project автоматизирует эти процессы – процессы планирования и управления проектами.

С помощью Project руководитель проекта может автоматизировать все этапы работы над проектом:

1. Составление плана проекта - описание логической структуры проекта, указание связей между работами, расчет критического пути, сохранение базового плана, анализ базового плана и его оптимизация, возможность создания нескольких базовых планов;

2. Графическое представление структуры проекта - отображение плана проекта на различных диаграммах - сетевом графике, диаграмме Ганта, графике ресурсов и др.

3. Сбор и анализ сведений - использование средств совместной для обмена данными о проекте, возможность экспорта\импорта данных в другие приложения, поддержка стандартов SQL и ODBC;

4. Управление графиком работ - определение критических и некритических работ, вычисление длительности работ, регистрация текущего состояния работ по проекту, коррекция графика работ;

5. Управление ресурсами - назначение ресурсов на работы, настройка календаря для каждого ресурса, выявление перегрузки ресурсов и методы её устранения, совместное использование ресурсов в нескольких проектах;

6. Управление расходами - автоматический (или вручную) расчет затрат по проекту, оценка по методу PERT, отслеживание затрат в процессе реализации проекта;

7. Управление областью охвата - анализ и пересмотр целей проекта, указание приоритетов задач;

8. Составление отчетов по проекту - формирование разнообразных отчетов на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Задача – любое действие или событие, необходимое для выполнения проекта.

Каждая задача имеет свою длительность, т.е. период рабочего времени, необходимый для её выполнения.

Задачи в плане проекта могут быть трех типов:

ü задача с фиксированной длительностью;

ü задача с фиксированными трудозатратами;

ü задача с фиксированным объемом ресурсов.

От того, какой тип задачи выбран, зависит какое из трех свойств фиксируется.

Отдельные задачи могут объединяться в более крупные, т.е. задача может состоять из подзадач.

Задачи, в результате выполнения которых достигаются некоторые промежуточные цели, называются завершающими задачами или вехами. (Длительность завершающей задачи – 0 дней и на нее не выделяются ресурсы).

Задачи в расписании проекта могут быть взаимосвязаны (для них устанавливаются временные связи), т.к. часто бывает, что одна задача не может начаться, пока не закончена другая.

Задачам могут быть назначены ресурсы. Под ресурсами понимаются люди, материалы или оборудование, необходимые для выполнения задачи. Ресурсы имеют важное свойство стоимость или затраты.

ü повременная ставка;

ü стоимость за использование.

Повременная ставка выражается в стоимости за использование ресурса в единицу времени.

Стоимость за использование ресурса не зависит от того, сколько времени задействован ресурс.

Назначение – это установление связи между определенной задачей и ресурсами, необходимыми для ее выполнения. На одну задачу можно назначить несколько ресурсов, как материальных, так и нематериальных.

Ключевые моменты управления проектами.

Окно MS Project содержит следующие элементы:

ü меню;

ü панели инструментов: а) стандартная, б) форматирования, в) консультант;

ü строка ввода;

ü рабочая область;

ü строка состояния.

Меню, панели инструментов и строка состояния являются стандартными элементами программ Windows. Настройка меню и панелей инструментов осуществляется щелчком правой кнопки мыши по соответствующему объекту и выбором в контекстном меню пункта Настройка.

В MS Project существуют различные способы представления (способы отображения проектных данных для просмотра и редактирования) информации по проекту: панель представлений, представление проектных данных. По умолчанию для нового проекта устанавливается представление в виде диаграммы Ганта.

В таблице даны основные стандартные представления для ввода, редактирования и получения информации о задачах.

Основные стандартные представления для ввода, редактирования и получения информации о ресурсах даны в таблице.

При запуске MS Project автоматически создается файл нового проекта. Основные характеристики проекта определяются выбором в меню команды Проект – Сведения о проекте.

Проект можно планировать двумя способами:

ü от даты начала проекта;

ü от даты окончания проекта.

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычис­лить, когда этот...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: