Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Дальнейшее развитие идеи - разработка концепции





 

Угол зрения зависит от занимаемого места.

Закон Майлса

 

Как правило, после принятия положительного решения издается приказ о запуске проекта и назначается его руководитель. Им может стать сотрудник, Представивший формализованную идею для обсуждения, или вновь назна­ченный менеджер. Выше уже упоминались основные рекомендации, связан­ные с таким назначением; важно повторить, что это назначение не должно быть принудительным и новый руководитель проекта должен сразу же приступать к дальнейшей работе над идеей. При правильной организации проекта приказ о назначении должен иметь письменную форму. О запуске проекта для дальнейшей проработки и назначенном руководителе должна быть информирована вся компания.

Формально мы уже перешли в фазу разработки концепции проекта, где проводится дальнейшее более глубокое обсуждение и анализ идеи, уже исходя из предварительно принятого положительного решения. Работа выполняется группой потенциальных будущих участников (прообраза команды проекта) во главе с руководителем проекта. Происходит установление более конкрет­ных конечных целей, уточнение будущих результатов. Очень важными являются разработка и оценка альтернативных стратегий достижения целей, ведь не всегда первая стратегия, предложенная на презентации, может оказаться верной и экономически оправданной. Стратегии анализируются, осуществляется выбор основной, наиболее привлекательной, с точки зрения ситуации или ограничений, стратегии. На основе этого выбора формируется предварительное видение и план проекта (с учетом будущей доступности ресурсов), разрабатываются предварительные документы концепции проекта. Подготовка концепции и предварительного плана проекта является, по существу, вторым шагом в детализации параметров проекта после формализации его идеи и подготовки устава, или вторым фильтром отбора проекта. И это так же, как и первый шаг, не очень (или совсем не) затратный шаг. Принимая положи­тельное решение об одобрении формализованной идеи, заказчик или руково­дитель компании еще имеет шанс отвергнуть его позже, рассматривая концеп­туальные документы проекта. Набор документов концепции передается для согласования заказчику (если он внешний по отношению к компании-испол­нителю), анализируется Проектным комитетом и при получении одобрения проект переходит к фазе планирования. Далее в остальных разделах этой главы будут рассмотрены особенности и инструменты фазы разработки концепции.



 

Из практики

В одной строительной компании ведутся архивы проектов, но не с мо­мента их начала, т. е. с фазы инициализации, а с этапа проектирования. Кроме того, там высока текучесть кадров — руководителей проектов. Со­ответственно, при формализации идей новых проектов и их отборе не ис­пользуется опыт прошлых лет и опыт сотрудников. Одной из рекомендаций было введение процедуры полного архивирования материалов проекта, включая начальные фазы и поддержание контактов с ключевыми уволивши­мися или переведенными руководителями проектов.

 

Целеполагание проекта

Сделав первую формализацию проекта, необходимо уточнить его конечные цели. Цель может быть главной и декомпозироваться на так называемые со­ставляющие - подцели (первого и последующих уровней). Такое построение называется деревом целей.

Главная цель проекта

Главная, или генеральная, цель проекта предоставляет комплексное видение решения выявленной потребности, отвечающее существующим требованиям (качественное техническое исполнение, выполнение плана по затратам и сро­кам) и удовлетворяющее ожиданиям заказчика. Целью также можно назвать четкое описание конечного состояния системы (связанной с будущими ре­зультатами), изменяемой в проекте.

Формулирование цели лучше не сводить к формулированию стратегии ее достижения, например «построить дом», «продать 5 т сахара», «выучить английский язык» вместо «обеспечить прибыль», «получить возможность общения с англо-говорящими коллегами». Вспомните знаменитую сказку о трех поросятах и волке. Цель их проектов заключалась не в строительстве соломенного, деревянного или каменного домика, а в обеспечении защиты от конкретного врага - волка. Тип домика, а также способ - строительство - определяли лишь стратегию.

Приведем ряд примеров целеполагания проекта. Хорошая цель - обеспе­чение подготовки и выпуска финансовой отчетности в течение двух недель. Если ее свести к разработке системы финансовых расчетов в течение двух не­дель, то мы получим вариант стратегии достижения цели. Или другой проект, где цель - это не строительство дома, а обеспечение возможности нормаль­ного проживания 100 семей в данном районе города (если это социальный проект для бездомных или беженцев) и получение прибыли в размере $10 млн. за пять лет (если это инвестиционный проект строительства элитного особ­няка). Целью веб-проекта является обеспечение функционирования веб-сай­та в глобальной сети. Причем под словом «обеспечение» здесь понимается целый комплекс возможных стратегий: аренда уже работающей площадки, покупка готового сайта или создание нового, что включает комплекс меро­приятий по подготовке, проектированию, разработке, тестированию, внедре­нию, эксплуатации и развитию интернет-сайта.

Необходимо отметить, что главной целью проекта является цель его заказчика. Зачем инициирован проект? Чего хочет заказчик в результате реализации проекта? В первом из приведенных примеров заказчиком может быть финансовое управление компании, во втором - комитет по защите беженцев, в третьем - девелоперская компания или инвестиционный фонд, а в четвер­том - руководство компании.

Заметим, что также полезно проанализировать и цели основных участников, например цель инвестора (вернуть инвестиции с определенной прибылью), цель исполнителя (получить вознаграждение или прибыль путем выполнения проек­та, повысить статус, получить возможности карьерного роста), цели членов ко­манды (также получить вознаграждение, получить опыт командной работы) и др. Очень часто при формулировании цели делают две традиционные ошибки: во-первых, формулируют не саму цель, а способ ее достижения, и во-вторых, цель исполнителя или руководителя выдают за цель заказчика. Желательно обеспечить, чтобы цели основных участников были согласованы между собой.

 

SMART-цели

Правильно сформулированная цель проекта должна удовлетворять так назы­ваемым критериям SMART:

S - Specific. Цели должны быть четкими, точными, конкретными. Пра­вильная цель сама четко говорит о том, чего хотят достичь в проекте. Вари­анты иной трактования буквы S включают Simple - т. е. простые, понятные цели, или Smart - умные цели.

М - Measurable. Цели должны быть измеримыми, что предполагает нали­чие количественных показателей, достигнув которых, можно быть уверенным в выполнении проекта.

А - Action-oriented. Цели должны быть ориентированными на действия. При постановке целей используйте фразы, которые содержат глаголы, побуж­дающие к действию. В иной интерпретации Achievable - достижимые или распределяемые.

R - Realistic. Цели должны быть реалистичными. Также Related - близ­кими компании и важными для ее развития, или релевантными, и Relatable - соотносящимися с культурой, политикой компании, ценностями ее сотруд­ников.

 

ПРИМЕР Проанализируйте еще раз цель McDonald's: вряд ли кто-нибудь сомне­вается в их нереальности.

 

Т - Time-limited. Цели должны быть ограниченными по времени. Устано­вите время, в течение которого вы должны достичь целей. В других редакци­ях этот параметр цели трактуется как Tracking - поддающийся контролю.

Дерево целей

Формализация цели в виде одной главной, или генеральной, цели проекта является достаточной, если она позволяет верно оценить содержание проекта, последовательность и длительность работ, а также необходимые ресурсы для дальнейшего планирования. Однако в ряде случаев это сделать затруднитель­но, и главная цель проекта должна быть изложена в виде составляющих ее подцелей, представляющих цели более низкого уровня. Эта иерархия форму­лируется в следующем виде:

• главная цель проекта (собственно описание того, что же будет с систе­мой, бизнесом, объектом и т. п., когда проект будет реализован);

• подцели первого уровня (промежуточные цели, совокупность которых дает и объясняет главную цель);

• подцели второго и последующих уровней (небольшие цели, интегрирующиеся в промежуточные подцели верхнего уровня).

Все уровни, связанные вместе в иерархическую схему, называются деревом целей, которое является одним из инструментов структуризации проекта. Это связанный граф, выражающий соподчинение и взаимосвязи целей и подце­лей. Представление целей начинается с верхнего уровня, дальше они после­довательно разукрупняются. При этом основным правилом разукрупнения является полнота: каждая цель верхнего уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня исчерпывающим образом. Чем ниже спус­каешься по дереву целей, тем они более детализированы.

Цели более низкого уровня должны обеспечивать достижение цели на бо­лее высоком уровне, с которой они связаны. Однако не следует заниматься искусственным дроблением генеральной цели, если этого не требуется про­ектом.

Дерево целей необходимо представить проектной команде. Участники проекта должны увидеть свое место в общем проекте, понять свои подцели и свою решающую ответственность за достижение главной цели. Не случайно дерево целей сопровождает проектные документы в течение всего проекта. Графически дерево целей может быть изображено в виде рисунка или текста со сме­шением вправо, так называемого варианта «с отступом».

Генеральная цель

Цели первого уровня

Цели второго уровня и т. д.

 

ПРИМЕР 3.1 Достижение 40% доли рынка офисной мебели Санкт-Петербурга к концу 2007 г. в рамках бюджета $ 1 млн. Первый уровень дерева целей (примеры). 1. Производственно-логистические цели. 1.1. Обеспечение производства 1000 комплектов мебели. 1.2. Обеспечение трехкратного увеличения наполнения склада. 1.3.... 2. Маркетинговые цели. 2.1. Увеличение осведомленности потребителей о марке в два раза. 2.2. Обеспечение четкой позиции марки (см. отдельное описание). 2.3.... 3. Цели по продажам. 3.1. Предоставление дополнительных агентов по продажам и продавцов в сеть магазинов в количестве 50 человек, пропорционально персоналу каждого магазина. 3.2. ... 4. Цели, заданные ограничениями проекта. 4.1. Выполнение бюджета $1 млн. 4.2. Выполнение срока проекта до конца 2007 г.

 

Уместно упомянуть, что цель любого проекта компании должна быть в общем векторе с ее стратегической целью. При этом цель проекта развития имеет вспомогательное поддерживающее значение, а цель бизнес-проекта - основ­ное. Это разграничение также может быть одним из критериев отбора проектов для дальнейшей разработки: например, проекты, соответствующие цели ком­пании, принимаются к рассмотрению немедленно; косвенно связанные, но ин­тересные - откладываются для дальнейшего анализа; не укладывающиеся в предпринимательское видение - отвергаются. Бизнес-проекты обычно связа­ны с частью стратегии, относящейся к бизнесу компании, проекты развития - со стратегией развития компании.

Говоря о правильном целеполагании проекта, нельзя забывать, в первую очередь, и о его соответствии видению и миссии бизнеса или компании (что еще довольно редко используется в российском бизнесе, так как не стало управленческой потребностью, а остается лишь внешней атрибутикой). Правильнее идти от миссии, видения компании к целям конкретных проектов, хотя на практике встречаются и варианты наоборот, например когда анализ текущих проектов позволяет формулировать ключевые стратегические направления и разрабатывать миссию.

Из практики

Среди основных проблем проектов российских компаний, встречавших­ся автору, были следующие:

• слишком амбициозные временные границы проекта, что явно увеличивало их рискованность, или просто их нереалистичность уже на эта­пе разработки концепции;

• отсутствие учета изменчивых факторов из-за недостоверности прогнозов в быстро меняющемся окружении;

• конфликт между более долгосрочными стратегическими целями бизнеса и относительно среднесрочными целями финансового характера
(конфликты между целями заказчика проекта - долгосрочный ста­бильный рост или прибыль, и целями конкретного исполнителя - высо­кое вознаграждение участников в текущем периоде, увеличение те­кущих издержек).









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2019 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.