Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Построение общей системы отбора проектов





При инициировании портфеля проектов в компании должна быть разработана комплексная система анализа и отбора проектов и стратегий. Базовые элемен­ты такой системы - это последовательность шагов по анализу осуществимости проектов и привлекательности их стратегий (наличие условий и ресурсов), эффективности (оценка уровня доходности), оптимальности (выбор наиболее выгодного варианта реализации), привлекательности (сопоставление ситуации «с проектом» и «без проекта») и других критериев. Параллельно и последова­тельно с этим должны быть проведены процедуры технического и организаци­онного анализа проектов, их влияния на социальные аспекты, возможные эко­логические последствия, финансовые и экономические оценки.

Процедуры определения приоритетности проектов должны включать понятные и единые системы приоритетов для всех проектов одной категории (напри­мер, проектов развития), полное информирование всех заинтересованных лиц о критериях определения, ранжирование всех проектов с официальной публикацией приоритетов, участие руководства (например, Проектного комитета) и система реагирования на изменения процедуры в дальнейшем. Поддержку проведения и контроля процедур определения приоритетности осуществляет внут­ренняя методологическая служба, например служба управления проектами.

Если результаты рассмотрения стратегии или проекта негативны, то они пересматриваются или архивируются. В первом случае процедура рассмотрения может быть повторена, пока не будет разработана удачная концепция проекта. Если результаты рассмотрения и отбора дают положительные оценки, то отобранные проекты или стратегии одобряют к дальнейшей разработке и переходят к разработке концепции проекта и его предварительного плана. Для разра­ботки используют: одобренный документ о формализации идеи проекта или иной подобный документ; уточненные цели и результаты; сформулированную и принятую стратегию реализации. На выходе готовится устав или документ определения проекта.



 

Устав проекта

Устав проекта - это единый документ, подробно описывающий и определяю­щий концепцию проекта и его организацию, в том числе:

• уточненные цели и результаты проекта;

• его необходимость;

• укрупненные показатели по объему работ, продукту/результату;

• наиболее важные контрольные точки;

• ограничения и укрупненные показатели по смете;

• внутреннюю и внешнюю организацию проекта, взаимодействие участников;

• требования к качеству, стандарты и процедуры.

Он выпускается вышестоящей администрацией или инициатором (на практике - и назначенным руководителем проекта), определяет проект и его рамки на фазе инициирования или концепции, фиксируя отношения между заказчи­ком и исполнителями, предоставляет руководителю проекта полномочия при­влекать ресурсы организации для выполнения проекта. Устав может служить основой для принятия решений о подтверждении осуществимости проекта, рассматривается и утверждается ключевыми участниками. Для подразделений компании устав внутреннего проекта — это нормативный документ.

Этот документ страхует участников от более серьезных затрат и ошибок пла­нирования, дает шанс на возврат, если что-то в проекте остается неясным. Основные требования к документу:

• это единый документ, суммирующий проект и всю текущую информа­цию к моменту инициирования;

• это документ уровня руководителя проекта, куратора проекта и внешних сотрудников ранга руководителей;

• это основа для дальнейшего принятия решений руководством по про­должению проекта и детального планирования;

• это текущее подтверждение осуществимости и желательности проекта. Функционально этот документ используется как:

• средство и помощь для общения внутри и вне проекта на фазе концепции;

• очередное подтверждение заказчиком своих обязательств по проекту;

• свидетельство текущего взаимопонимания и определения рамок проекта.

Примерный вид и состав типового Устава проекта представлен в табл. 3.3.

Подчеркнем, что если руководитель проекта не видит необходимости в за­полнении того или иного раздела в силу специфики проекта или отсутствия информации, при условии, что эта информация не является определяющей для принятия решения, эти разделы можно не заполнять. В реальной практи­ке компании разрабатывают свои шаблоны для всех проектов определенного типа, используют также и различные названия этих документов, например паспорт или досье проекта. Контроль его заполнения возлагают на службу управления проектами или службу качества.

 

Таблица 3.3.Устав проекта

Название проекта ____________________________________________________ Руководитель проекта ________________________________________________ Куратор проекта _____________________________________________________ Регистрационный номер проекта в компании _____________________________ Дата подготовки документа ____________________________________________ Подготовил _________________________________________________________ Связь с другими документами проекта __________________________________ Введение. 1. Резюме проекта для заказчика и руководства. Краткое резюме, кратко описывающее основное содержание документа и проекта. 2. Введение, история проблемы и проекта. Причины, обстоятельства, приведшие к инициированию проекта (можно начинать с появления идеи или факта подписания технического задания). Внешние и внут­ренние условия, благоприятствующие проекту в настоящее время. Почему проект надо запускать сейчас? Кто был инициатором? Что послужило причиной? Кто готовил письмо об инициировании и кто представлял проект руководству, когда? Какие проблемы были выявлены при презентации идеи? Другая информация об истории проекта. Содержание и границы проекта. 3. Основные цели и задачи проекта. Уточненная цель проекта - повторить, если цель не изменилась, и привести новую формулировку, если произошло уточнение цели. Уточненное дерево целей, если оно необходимо. Выгоды для компании-исполнителя. 4. Основные задачи проекта. Основные задачи проекта, критерии оценки работ. Как заказчик решает, что про­ект окончен? Каким образом и что будет сделано по проекту? 5. Ожидаемые результаты проекта, описание создаваемого продукта проекта. Описание результата проекта. Технические характеристики создаваемого нового продукта, критерии оценки того, что продукт создан. Предварительные спецификации будущего продукта. Что сдается заказчику? Критерии оценки результата. Как заказчик решает, что проект окончен? Критерии качества создаваемого продукта (мероприятия, на­правленные на обеспечение качества как продукта или результатов проекта, так и процессов управления проектом и выполнения работ). 6. Используемая технология реализации проекта- описание используемой технологии подготовки и реализации проекта (например, строительство, ИТ разработка). Определение границ между проектом и его окружением. Концепция предполагаемого способа достижения результатов проекта, описание технологии создания результата. Возможно несколько альтернативных вариантов. 7. Требования и стандарты.Перечень нормативных и регламентирующих документов или их отдельных положений, которые следует соблюдать в ходе выполнения работ проекта. Основные данные. 8. Предварительная структура и объем работ проекта. Что заказчик получит в конце проекта и каждого этапа? Что не входит в объем работ? Подпроекты, субподрядчики, общее описание работ. Предварительная структура разбивки работ. 9. Предварительный календарный план проекта, план контрольных точек проекта.Общее описание и комментарии. Длительность и начало проекта. Примерный календарный график. Комментарии к плану. 10. Предварительный перечень и загрузка требуемых ресурсов.Краткое описание внутренних и внешних ресурсов, необходимых для реализации проекта. Какие существуют ограничения на ресурсы? Каковы основные требования? Привязка ресурсов к расписанию. Анализ предварительной загрузки ресурсов. Распределение ресурсов по ответственности и исполнению. 11. Предварительный плановый бюджет проекта.Способ расчета, ограничения, источник, временная зависимость затрат и поступления. Другие комментарии. Информация по источникам получения финансирования. 12. Организационная структура проекта, участники, заинтересованные лица, требования, комментарии.Перечень ключевых участников проекта с детальными характеристиками руководителя и куратора проекта, членов команды. Общая организационная структура проекта, связь с материнской компанией, мотивирование. Требования к офису и к обучению. 13. Допущения проекта.Что можно предположить в начале проекта и считать неизменным? Что может привести к новым допущениям? 14. Ограничения проекта.Какие ограничения - люди и факторы - можно привести? Какие из них управляемы? На какие можно влиять? 15. Риски проекта.Примерный план управления рисками. 16. Дополнительные разделы.Внешние услуги, связи с другими проектами, другая необходимая информация, которую можно довести до руководства, и т. д. Приложения.Например, какие-то графики, таблицы расчетов, финансовые показатели.

 

Контрольные вопросы для самопроверки

1. Каковы основные причины рождения проектов?

2. В чем смысл подхода SMART и когда он применяется при управлении проектом?

3. Для чего используется дерево целей и всегда ли оно нужно?

4. Приведите пример правильно сформулированной цели проекта.

5. Для чего используется дерево решений?

6. Какие нечисленные методы используются при отборе стратегий или про­ектов?

7. Какие численные методы используются при отборе стратегий или про­ектов?

8. В чем смысл процесса инициирования?

9. Каков состав Устава проекта?

10. Приведите пример ситуации, где нужно использовать выбор стратегии с помощью учета различных факторов.

Проверьте себя, ответив на вопросы и отметив соответствующую букву.

 

Утверждение Правильно Неверно
В общем случае проекты могут быть инициирова­ны кем угодно А Б
Руководитель проекта ответственен за целеполагание проекта А Б
Главная цель проекта может не включать показа­тели измеримости А Б
«Мозговой штурм» не имеет ничего общего с управлением проектами А Б
Основная стратегия реализации проекта должна быть по возможности протестирована до начала осуществления проекта А Б
Главная цель проекта - это цель его руководителя А Б
Компьютерная симуляция проектного решения может помочь в анализе осуществимости строи­тельных проектов А Б
Дерево целей и дерево решений не могут исполь­зоваться в одном проекте А Б
Для правильного создания детального дерева решений не надо учитывать инфляцию или дис­контирование А Б
При инициировании и разработке концепции про­екта готовят Устав проекта А Б

 

Правильные ответы: 1А, 2А, ЗБ, 4Б, 5А, 6Б, 7А, 8Б, 9Б, 10А.









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2019 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.