Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Итак, рассмотрим некоторые особенности заполнения путевого листа.





Срок действия документа. У Минтранса одно ограничение – не дольше месяца. Если вас устраивает месячная «годность» путевого листа, то надо помнить, что отчетная дата в бухучете – последнее число каждого месяца. И логично ограничивать срок действия всех листов, выданных в течение месяца, последним его числом. Иначе будет путаница.

 

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты: 1) наименование и номер путевого листа; 2) сведения о сроке действия путевого листа; 4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован. 10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

 

Предположим, кому-то путевой лист открыт 5-го июня и заканчивает срок действия 5 июля, кому-то 28-го июня со сроком действия по 28 июля. А 30 июня - отчетная дата и к тому же конец квартала. Надо листы собирать обратно, после возвращать, так как срок действия у них не закончился. Это неудобно. Поэтому, в какой бы день месяца путевой лист ни выдан, последним днем срока его «годности» лучше устанавливать последнее число месяца.

Но этот совет подойдет только тем организациям, водители которых не ездят в дальние рейсы и к концу месяца могут сдать путевые листы. Если же заведомо ясно, что это невозможно, не ограничивайте срок действия документа концом месяца. Включите стоимость топлива в расходы тогда, когда водитель, вернувшись из дальней поездки, сдаст путевой лист.



Дальше. В строке 1.1 раздела 1. юридические лица указывают свою организационно-правовую форму (ООО, ЗАО, ОАО), наименование, местонахождение и телефон. Какое именно местонахождение - не уточняется. Но для налоговых целей лучше, вписать юридический адрес.

Строка 1.2 раздела 1. Помимо марки, модели и госномера нужно указать тип транспортного средства. То есть грузовой это автомобиль или легковой, а быть может микроавтобус либо автокран.

Нормы расхода топлива в строке 1.3 требуют отдельного рассмотрения, останавливаться на них сейчас не будем.

Строка 1.4 с данными водителя. Тут надо отметить, что если машиной управляют разные люди, то путевой лист выдается каждому из них.

 

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты: 3) сведения о собственнике (владельце) [ТС]… 4) сведения о [ТС]… 5) сведения о водителе. 5. Сведения о собственнике (владельце) [ТС]… включают: 1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона; 6. Сведения о [ТС]… включают: 1) тип [ТС]… (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус…) и модель [ТС]… а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа; 2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса… 7. Сведения о водителе включают: 1) фамилию, имя, отчество… 11. Если в течение срока действия путевого листа [ТС]… используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно [ТС]… нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

 

Раздел 2. Если проводите медосмотры – заполняете, не проводите – убираете раздел из формы. Если медосмотры не проводятся, это не влияет на возможность учесть расходы.

 

Раздел 3. Таблица заполняется от руки, так как часто заранее не известно, когда водитель покинет территорию организации и как сложится маршрут. Тем более это нельзя предугадать, когда путевой лист выписывается на длительный срок (месяц).

Теперь остановимся на графах 3 и 8 таблицы. В госкомстатовской форме дату выезда – въезда и время заверяет диспетчер, а пробег – механик. Но в обычной организации таких работников, скорее всего, нет. Если мы говорим об автомобиле директора, то заверять сведения вполне может он сам. Если это другой автомобиль, то либо придется назначить подходящего по должности сотрудника, либо графы 3 и 8 удалить вовсе.

Если сотруднику позволено на машине фирмы уезжать домой, не заезжая на фирму, а потом с утра сразу ехать по делам, то придется доверить заполнение граф 1 – 3 и 6 – 8 ему.

А если водителю дозволено ездить на автомобиле и в выходные, то, чтобы не дразнить контролеров, ему лучше данные о поездках в рабочие дни вносить синей ручкой, а данные о поездках в выходные - красной. Маршрут в последнем случае, конечно же, можно не указывать. Затем, в конце месяца, данные суммируются и можно увидеть, какую сумму можно списать в расходы, а какую надо отнести на расчеты с водителем.

В любом случае помните, пренебрегая указанием данных одометра и времени выезда и возвращения, вы рискуете остаться без расходов.

 

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 13. Даты, время и показания одометра при выезде [ТС]… с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия… и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий… Постановление ФАС Северо-Западного округа от 07.02.2012 N А05-12219/2010 Имеющиеся в материалах дела путевые листы... не позволяют установить, в каких целях использовалась автомашина (связь расходов с осуществляемой Обществом деятельностью, направленной на получение дохода). В них не указаны показания [одометра]... на момент выезда из гаража и возвращения, движение горючего (остатки при выезде и при возвращении), что не позволяет установить фактический расход ГСМ. Кроме того, в путевых листах имеются неустранимые противоречия в части... времени возвращения машины в гараж.

 

Следующая графа 4 – служебное задание. Среди обязательных минтрансовских реквизитов такого показателя нет. Однако, чтобы не было претензий, лучше эту графу ввести. Подробно суть задания можно не расписывать, хватит общих слов. Например: «Перевозка груза» или «Обслуживание генерального директора». С другой стороны, если служебное задание будет описано детально, это несомненный плюс при проверке.

Графа 5 «Маршрут» раздела 3. Порядок ее заполнения полностью зависит от того, в каком режиме используется автомобиль. Если это четкие разовые задания, то в эту графу водитель вписывает начальную и конечную точки маршрута. Правда, чтобы не было вопросов к протяженности пути, в интересах водителя указать и ключевые промежуточные точки маршрута. Чтобы подтвердить, что, к примеру, объезжал пробку.

Если заданий за один день было несколько, значит и записей в строке этого дня в графе 5 раздела 3 путевого листа будет несколько. В тех случаях, когда автомобиль легковой и он все время в разъездах, допустимо просто перечислить точки, в которых побывала автомашина.

При этом лучше избегать формулировки «по городу». Проверяющим это обычно не нравится, как и некоторым судам. Хотя суды иногда занимают и сторону налогоплательщика. Но, чтобы не доводить дело до суда, заполняя графу с маршрутом, использовать общие слова не стоит.

 

Постановление ФАС Поволжского округа от 30.11.2010 N А65-17164/2009 [Согласно позиции налоговой инспекции]… запись "по городу" в путевом листе не несет информации о конкретном месте следования и не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях, следовательно, такие путевые листы не могут подтвердить производственный характер расходов организации. Однако нормы статей 171, 172 Кодекса не связывают право на применение [вычетов]… с наличием подтверждающих документов по сделке, в том числе путевых листов. Неточности и неполнота сведений, отраженных в путевых листах, не являются основанием для отказа в применении налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость. Постановление ФАС Уральского округа от 12.10.2010 N Ф09-8425/10-С3 Указание водителем транспортного средства в путевом листе в графах "место отправления" и "место прибытия" "по городу"… само по себе не является основанием… влекущим невозможность принятия по таким путевым листам в расходы затрат по приобретению горюче-смазочных материалов. Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 07.11.2011 N 07АП-8045/11 В материалы дела налоговой инспекцией представлены путевые листы, исследованные в ходе проверки, в которых конкретный маршрут следования (наименование организации-адресата) не указан, либо в качестве такового указано "поездки по городу", "езда по городу", "дежурный маршрут", в некоторых случаях запись ограничивается названием населенного пункта с указанием организации-заказчика. Между тем, целью составления данного документа в том числе является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие данных о маршруте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях, либо о том, что автотранспорт действительно был использован в производственной деятельности, проконтролировать пробег автомобиля, данные реквизиты необходимы в целях определения обоснованности расходов, отражая действительное содержание хозяйственной операции.

 

Полагаю, что остальные графы в отдельных пояснениях не нуждаются.

Осталось разобраться с тем, кто выдает путевые листы. Тут универсальный совет дать невозможно. Все зависит от условий работы каждой конкретной фирмы. Путевые листы может выдавать и бухгалтер, и даже руководитель компании.

Но важно вести журнал учета движения путевых листов. Его форму можно взять из того же Постановления Госкомстата N 78, а проще всего из Справочной информации в системе КонсультантПлюс. И хотя ведение этого журнала не обязательно для обычных организаций, поскольку и это Постановление, и Приказ Минтранса, в котором журнал тоже упоминается, отраслевые, лучше его вести. Это поможет отслеживать как своевременность представления водителями путевых листов, так и фиксировать день поступления путевых листов в бухгалтерию, чтобы можно было посмотреть, насколько быстро бухгалтерия обрабатывает документы.

 









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2019 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.