Организационный механизм аутсорсинга

Любая коммерческая структура, прежде чем использовать преимущества аутсорсинга, должна оценить выбранную бизнес-стратегию по самостоятельному исполнению корпоративных функций или по передаче их сторонним организациям. Практика подтвердила, что аутсорсинг бывает намного эффективнее корпоративных усилий маркетинга в результате экономии совокупных затрат, более высокого качества исполнения работ. Аутсорсер, как правило, исполняет только специализированные функции и нередко для нескольких заказчиков.

При выборе партнеров важно учитывать такие факторы, как:

· наличие сертификата на исполнение определенных видов работ;

Практика показывает, что наибольшее распространение в PR-агентствах аутсорсинг получил в следующих видах работ:

· подготовка ньюс-релизов, пресс-материалов;

· издание корпоративных журналов, рекламных буклетов, видеороликов;

· проведение социологических опросов и оценки рейтинга топ-менеджеров и других ведущих специалистов, организация аттестации сотрудников;

При организации аутсорсинга необходимо помнить положительные и отрицательные факторы. К положительным можно отнести: совокупную экономию затрат; увеличение прибыли, которую можно будет перераспределить по приоритетным направлениям бизнеса; повышения качества исполнения основных функций в результате освобождения от сопутствующих; возможность использования гибких ценовых и коммуникационных стратегий рыночного участия, повышения имиджа компании.

К отрицательным факторам организации аутсорсинга относятся длительность процедуры организации конкурсных тендеров; конфликтные ситуации за счет реструктуризации компании и сокращения рабочих мест; необходимость детальной «прозрачности» бизнеса, что может привести к излишней информированности конкурентов; высокая стоимость услуг PR-консультантов.

PR-сопровождение бизнес-проектов часто проводится на тендерной основе. Именно организация тендера помогает более детально определить рейтинговый вес претендента, так как к участию в конкурсе допускаются партнеры с оговоренным пакетом документов.

Получив подготовленный агентством пакет документов, заказчик приступает к оценке предложенных проектов по критериям, изложенным в приглашении к подаче предложений. Комиссия, назначенная заказчиком, производит комплексную оценку предложений на основе их соответствия техническому заданию. При этом заказчик акцентирует внимание прежде всего на креативности подхода к решению задания, наличии у агентства ресурсов и компетентности исполнения. Если идея решения была убедительной, то заказчик останавливает свой выбор именно на данном агентстве, совместно с ним оговариваются бюджет, сроки исполнения в рамках заключенного контракта.

Оценка предложения со стороны заказчиков на исполнение аутсорсинга фиксируется в балльной системе по следующим разделам:

· опыт работы консультанта в области данного технического задания (ТЗ). При этом учитывается опыт проведения широкомасштабных акций PR-кампаний и участие в международных бизнес-проектах;

· соответствие предлагаемого плана работ методологии технического задания. Учитываются подход к формированию команды исполнителей, организации PR в маркетинге и соответствие требованиям основных разделов ТЗ;

· квалификация и компетенция основного персонала консультанта, предлагаемого для исполнения задания с учетом степени соответствия предлагаемой должности задачам бизнес-проекта.

После окончательной оценки рейтинга участников заказчик извещает агентства, чье предложение заслужило внимание, и объявляет дату для обсуждения контракта.

Практика отмечает и негативные стороны закрытых тендеров. Бывают случаи, когда компания-заказчик, изучив идеи участников конкурса, отдавала наиболее привлекательную идею на исполнение собственному PR-отделу, а участников объявляли неподходящими. Были случаи, когда заказчик, внимательно изучив предложения участников тендера, всем отказывал, а исполнение предлагал компании, которая и не принимала участия в конкурсе, но была в многолетней партнерской упряжке по бизнесу.

К основному документу на участие в тендере следует отнести: письмо-приглашение к участию в тендере с включением технического задания на выполнение бизнес-проекта с выделением технического предложения, финансового предложения, стандартной формы контракта. При этом указываются язык, на котором должно быть подготовлено предложение, срок выполнения задания. Техническое задание или предложение включает рабочий план исполнения, методологию, график мероприятий проекта, цели задания и услуги, которые должны быть оказаны PR-агентством.

В результате организационный механизм аутсорсинга представляет целостную совокупность прав и полномочий исполнителей аутсорсинга, направленную на достижение генеральной цели заказчика с использованием корпоративных усилий сторонних организаций. Организационный механизм интегрирует в своем составе такие компоненты, как: услуги по стратегическому консалтингу, аналитические разработки, средства массовой информации (СМИ), PR-технологии, сервисность обслуживания клиентов, культуру организации и социально-корпоративную ответственность.

Стратегическое обоснование требует определения четкой последовательности этапов организации системы аутсорсинга:

Первый этап включает системный анализ передачи функций сторонней организации на исполнение. Представляет смысл создать комиссию с приглашением независимых экспертов-аналитиков по закупкам, рыночным стратегиям, франчайзингу, организации сбыта, дизайна и т.п. При принятии решения важно определить, какая функция дороже у вас, чем в компании аутсорсера, и что эта компания делает лучше вас. Практика маркетинга отмечает, что наиболее часто по контракту аутсорсинга передаются работы бухгалтерского учета, внутреннего аудита, организации закупки и сбыта; по обоснованию сметы расходов, профилактике конфликтных ситуаций и др.

На втором этапе определяются конкретные показатели количества и качества затраченного труда, в том числе длительность проектных разработок, накладные расходы, фонд заработной платы. Ключевыми оценочными факторами являются уровень удовлетворенности заказчиков и сервис обслуживания пользователей.

На третьем этапе следует выбрать достаточно полную и достоверную информацию о претендентах с учетом количественных и качественных показателей их хозяйственной деятельности; уделить внимание организационному процессу проведения тендера для окончательного выбора претендента.

После ранжирования претендентов выполняется комплексная оценка экономической целесообразности услуги аутсорсинга с учетом определения рыночного потенциала компании-аутсорсера, расчета коэффициента экономической целесообразности аутсорсинга, потенциала сервисности и уровня деловой активности.

При выполнении четвертого этапа организации аутсорсинга очень важно определить источники информации о рыночной устойчивости компании, общественном мнении, конкретных показателях деятельности. Здесь необходимы и годовые отчеты компании, и мониторинг средств массовой информации (СМИ), участие в презентациях, деловых встречах. Существенное дополнение — информация, полученная от внешних источников, а именно от заказчиков, инвесторов, представителей властных структур и деловых кругов общественности.

Пятый этап предполагает принятие управленческих решений в рамках стратегий аутсорсинга, их конкретную материализацию через программы по направлениям логистики с выделением конкретных сроков и исполнителей. Этому способствуют грамотно выполненный SWOT-анализ, рекомендации отраслевых и муниципальных органов, строительных ассоциаций. Большая работа проводится в части подготовки и организации тендера для претендентов на контракт аутсорсинга.

Данный этап — завершение в части заключения контракта. Как правило, на этом этапе необходимо тщательно продумать меры по профилактике возможных конфликтов. Известно, что контракт на аутсорсинг сопровождается обычно сокращением штатов, реструктуризацией компании, переводом специалистов в компанию-аутсорсер. Данный процесс протекает болезненно и способствует возникновению конфликтных ситуаций.

На заключительном пятом этапе решается вопрос подписания контракта. Для успешного заключения контракта на аутсорсинг часто приглашают внешнего аудитора, который выступает в качестве независимой стороны, хорошо знаком с деятельностью компании-заказчика и будет содействовать аутсорсеру при организации контракта.

В структуре контракта на исполнение аутсорсинга предусмотрены следующие разделы.

1. Имена и адреса сторон, даты начала и окончания срока действия контракта, а также описание тех видов деятельности клиента, которые затрагивают соглашение об аутсорсинге.

2. Инструкции и, если необходимо, правила для руководства переводимого подразделения, а также описание обязанностей каждого менеджера. Кроме того, следует предусмотреть возможные разногласия по вопросам управления между сторонами и выработать правила поведения в таких ситуациях.

3. Подробное описание и технические характеристики всех подразделений, затрагиваемых данным соглашением, как переводимых в организацию поставщика, так и оставшихся в организации клиента.

4. Подробное объяснение всех особо оговоренных условий выхода из контракта, а также все заранее обусловленные сроки окончания проекта при преждевременном разрыве принятого соглашения.

5. Сведения о том, как клиент собирается проводить эталонное тестирование предоставляемых услуг и сроки проведения.

6. Дата, до которой должны начаться переговоры о продлении реализуемого соглашения.

7. Сведения о любом соглашении, предусматривающем распределение риска или прибыли.

8. Пути решения проблем, которые могут возникнуть под действием внешних факторов, например изменений в законодательстве, и повлиять на реализацию соглашения.

9. Описание всех выплат и компенсаций, причитающихся поставщику услуг и клиенту.

10. Дополнительные условия с учетом механизмов авансовых выплат, курсы валюты, размеры неустоек за качество, нарушение сроков исполнения.

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: