Робота з елементами керування

Для ефективної роботи з компонентами документа використовують елементи керування, такі як Поле со списком, Раскрывающийся список, Выбор даты та ін. Вони вміщені в групі Элементы управления вкладки Разработчик. Для додавання вкладки Разработчик на стрічку активізують значок (Кнопка «Office»), команду Параметры Word перемикач Показывать вкладку Разработчик на ленте.

Щоб використати в документі команду (Рас­крывающийся список), курсор встановлюють у потріб­не місце документа та обирають цю команду в групі Элементы управления. У документ додається шаблон, в який необхідно ввести інформацію.

Для цього активізують команду (Свойства элемента управления) і у вікні, що з'являється на екра­ні дисплея (рис. 1.110.), використовуючи кнопки Доба­вить, Изменить, Удалить, додають потрібку інформа­цію до елементів списку та його назву.

Рис 1.110 .Додавання елементів у список

Після створення списку, що розгортається, в доку­мент можна додавати інформацію із списку, що має вигляд, зображений на рис.1.111.

Рис. 1.111. Зміст списку, що розкривається

Елемент керування (Выбор даты) дає змогу додавати в документ будь-яку дату із календаря у попе­редньо визначеному форматі (1.112.).

Рис. 1.112. Вставляння поточної дати

Елементи керування (Формат RTF) та (Текст) дають змогу створювати поля для введення тек­сту, змістом яких можна керувати.

Установлення полів

У текстовому процесорі Microsoft Word 2007 можна автоматично змінювати певну частину документа, об'єднувати їх, створювати документи, які різняться, наприклад, тільки прізвищем одержувача тощо. Для цього використовують поля.

Поле — сукупність команд у вигляді спеціальних кодів, яку засто­совують для вставляння в документ додаткової інформації

(наприклад, номерів сторінок, поточної дати в колонтитулах).

При кожному відкриванні документа, якщо встано­влено відповідний параметр, значення полів можуть змінюватися автоматично. Щоб уникнути зміни зна­чення, поле виділяють, натискають на клавіші Crtl + F11, після чого команда Обновить поле контекстного меню стає неактивною. Для зняття блокування зміни натискають на клавіші Ctrl + Shift + F11.

Наприклад, у документ потрібно додати поточну дату в такому вигляді: «четвер, 9 жовтня, 2009 рік». Щоб вставити таке поле, у групі Текст вкладки Вставка активізують команди Экспресс-блоки, Поле, внаслідок чого на екрані дисплея з'являється вікно (рис. 1.113), в якому наявні:

- перелік категорій полів (для наведеного при­кладу це —- Дата и время; категорія Все містить пере­лік усіх типів полів);

- вибір потрібного формату поля;

- перелік типів полів, які вміщено у вибрану ліво­руч категорію (для наведеного прикладу це — Date);

- після активізації кнопки Коды полей, а в наступному вікні — кнопки Параметры можна змінити встановлені параметри поля (для наведеного прикладу вибирають відповідний (повний) формат дати, після чого активізують кнопку Добавить).

Після активізації кнопки ОК у документ вста­вляється значення вибраного типу поля.

Рис. 1.113. Визначення параметрів вибраного поля

Злиття документів

Функцію злиття документів використовують для створення серії однотипних документів, які відрізня­ються лише частково (наприклад, адресою отримувача або його прізвищем тощо). Для реалізації функції злит­тя двох документів необхідно мати два документи:

· основний, що містить інформацію, незмінну для всіх копій документа, і поля, значення яких автоматич­но змінюються в кожній копії;

· джерело даних, тобто файл з інформацією, яка автоматично вставляється в поля основного документа.

Наприклад, потрібно роздрукувати бланки запро­шень, у яких змінюється тільки прізвище одержувача. Тут основний документ містить текст запрошення, а документ-джерело — перелік прізвищ.

Для створення основного документа відкривають новий документ, у групі Начать слияние вкладки Рас­сылки активізують команду Пошаговый мастер слияния, внаслідок чого на екрані дисплея у правій частині в області задач з'являється додаткове вікно Слияние (рис. 1.114.), в якому із переліку Письма, Кон­верты, Наклейки тощо) (1) обирають потрібний тип документа (наприклад, Письма) й активізують посилання Далее. Открытие документа (2).

Рис 1.114. Створення основного документа

У наступному вікні визначають, як створювати документ: на базі поточного документа або вибраного шаблону чи використовуючи наявний документ. Якщо документ не існує, вибирають Текущий документ і активізують посилання Далее. Выбор получателей. У наступному вікні вибирають у групі Выбор получате­лей перемикач Создание списка, в групі Ввести список — посилання Создать.

Наступне вікно Новый список адресов містить перелік всіх полів, які можна додати до основного докумен­та. У наведеному прикладі необхідно працювати лише з полем, яке включає тільки прізвища отримувачів. Тому для зручності можна використати кнопку Настройка столбцов (позиція 2 на рис. 4.72) й у вікні Настройка списка адресов (рис.1.115.) з переліку полів вилучити всі непотрібні поля, для цього поле виділя­ють і активізують кнопку Удалить (1). Унаслідок цього для наведеного прикладу залишається одне поле — Фамилия, назву якого змінюють за допомогою кнопки Переименовать (2) на Прізвище. Після виконання всіх дій натискають на кнопку ОК

Рис. 1.114. Визначення переліку полів, що додаються в основний документ

Знову відкривається вікно Новый список адресов (рис. 1.116) з переліком лише потрібних полів, в які необхідно ввести значення. Для цього послідовно у поле Прізвище вносять прізвища і натискають на кнопку Создать запись (1). По закінченні активізують кнопку ОК і в наступному вікні Сохранение списка адресов визначають ім'я та місце збереження документа й нати­скають на кнопку Сохранить.

Рис. 1.116. Введення значень у поле документа-джерела

У наступному вікні Получатели слияния перевіря­ють правильність введеної інформації та натискають на кнопку ОК. Знову з'являється вікно з розкритою панел­лю Область задач, в якому активізують посилання Далее. Создание письма. Після цього в поточному доку­менті створюють текст листа (рис1.117).

Рис 1.117. Додавання полів злиття в основний документ

Для додавання полів-злиття з необхідними прізви­щами встановлюють курсор у потрібне місце, зокрема після слова Шановний (1), й активізують посилання Другие элементы (3). З'являється вікно Вставка поля слияния (2), яке містить поля для вставки в документ (у наведеному прикладі — лише одне поле із прізвища­ми), обирають потрібне і натискають на кнопку Вста­вить.

Після додавання всіх полів-злиття в основний доку­мент в області задач активізують посилання Далее. Просмотр писем (4). У наступному вікні можна пере­глянути і відкорегувати значення полів-злиття, після чого активізують посилання Далее. Завершение слияния.

У вікні, що з'являється на екрані дисплея, можна переглянути всі листи (посилання Изменить часть писем, об'єднати всі записи і переглянути у вікні попе­реднього перегляду) або відразу їх надрукувати (поси­лання Печать).

Самостійна робота

Створити документ зі змістом

Лекція 9 Тема2.1. ТАБЛИЧНИИ ПРОЦЕСОР Microsoft Office Excel 2007

Студентам, працівникам офісів, науковцям доводиться вирішувати завдання з опрацювання даних та їх подання в наочному вигляді. Для вирішення завдань подібного роду наявні дані зручно представляти у вигляді таблиць, що складаються з рядків і стовпців. Кожен стовпець заповнюється даними одного типа, наприклад, в один стовпець можна записати список товарів, а в іншій - ціни для кожного з них. Вид таблиці має і відомість на зарплату, деякі стовпці розраховуються по формулах, в яких беруть участь дані інших стовпців. Наприклад, при обчисленні суми виплати необхідно із заробленої суми відняти податок, і це зробити для даних всього стовпця. Також часто потрібно обчислити суму чисел всього стовпця. Подібні завдання зручно вирішувати за допомогою програм, званих електронними таблицями.

Електронна таблиця - програма для побудови і розрахунку даних, представлених у вигляді рядків і стовпців, а також ілюстрації результатів у вигляді різних графіків.

Існує декілька поширених програми - електронних таблиць для персональних комп'ютерів. Одна з них, що працює в системі Windows, називається Excel. Зручність представлення даних, різноманітність обчислень дозволяють користувачеві провести їх якісну оцінку і вирішити завдання по управлінню підприємством.

Microsoft Excel— компонент пакета програм Micro­soft Office2007, який оновлено і вдосконалено. Основне його призначення — опрацювання, розрахунок та ана­ліз інформації. Роботу в середовищі електронної табли­ці подано на прикладі значень таблиці, наведеної на рис. 5.1. Для ефективного засвоєння навчального мате­ріалу рекомендовано створити таку таблицю на комп'ю­тері і послідовно виконувати всі завдання, що розгляда­ються.

MS Excel— система електронних таблиць (табличний процесор), яку використовують для проведення складних розрахунків, аналі­зу табличної, графічної або текстової інформації, форматування даних, автоматизації певних дій через макроси та ін.

Для завантаження MS Excel необхідно активізувати кнопку Пуск, задати команди Все программы, ­Microsoft Office, Microsoft Excel 2007. Унаслідок цих дій на екрані дисплея з'являється вікноMicrosoft Excel,основні елементи якого показано на рис.2.1.

Рис.2.1. Вікно MS EXCEL 2007 (1-значок “КнопкаOffice” 2- кнопка Создать 3-Кнопка вставка функції 5-зміст поточної комірки 6-Ярлики робочих листків 7-панель формул 8-Кнопка обєднати і помістити в центрі 9-маркер поділу вікна по горизонталі 10-кнопка для встановлення масштабу перегляду 11-маркер поділу вікна по вертикалі 12-авторозрахунок)

Файли MS Excel мають розширення.xlsx. їх назива­ють робочими книгами. Книга може складатися з одно­го або кількох робочих листків, перехід між якими здій­снюють при активізації ярликів (6). Таблиця складаєть­ся із стовпців і рядків, схрещення яких утворюють комірку. Кожна комірка має власну адресу, наприклад G3 (3) — ім'я стовпця та номер рядка; стовпці — назву від А, В... АА, АВ... XFD(всього 16 384 стовпці); рядки — номери від 1 до 1 048 576.

Над робочою областю вікна розташована панель формул (7), на якій є поле імені з адресою поточної комірки, кнопка Вставить функцию (4) та значення поточної комірки (у цьому прикладі це формула =B3/D3) (5). Для того щоб швидко досягти потрібної комірки (наприклад, С100), потрібно ввести її адресу замість адреси поточної комірки й натиснути на клаві­шу Enter(Ввод).

У MS Excel2007 з'явилась можливість змінювати розмір поля імені. Для цього покажчик миші підво­дять до межі поля імені та рядка формул, при зміне­ному вигляді покажчика (двостороння стрілка) «пе­ретягують» межу на потрібну відстань (позиція 1 на рис.2.2).

Рис 2.2. Зміна розміру поля імені

Для введення даних у комірку необхідно її активізу­вати, клацнувши на ній мишею або підвівши курсор за допомогою клавіш керування ним. Відтак вносять по­трібну інформацію й натискають на клавішу Enter(Ввод).

Опишемо призначений для користувача інтерфейс табличного редактора Microsoft Office Excel 2007.У Microsoft Office Excel 2007 на відміну від раніших версій реалізований новий стрічковий інтерфейс.

У лівому верхньому куті вікна розташована зручна кнопка Office при натисканні на яку користувач одержує доступ до таких основних команд роботи з документом як створення нового документа, відкриття існуючого документа, збереження документа, його друк, підготовка документа (настроювання його властивостей, установка права доступу до документа та ін.), відправлення по електронній пошті, закриття документа. Праворуч від кнопки Office розташована Панель швидкого доступу. За замовчуванням вона містить кнопки швидкого доступу Зберегти (Скасувати введення) (скасування попередньої команди) і Повторити додавання фрагмента ї (Повторити введення) (повторення попередньої команди), кнопка Сортування від Я до А і кнопка Настроювання панелі швидкого доступу. Кнопка Настроювання панелі швидкого доступу дозволяє додати й інші кнопки для найбільш часто використовуваних команд. Для цього напроти команд потрібно встановити галочку так, як це зроблене, наприклад, для команди Зберегти (2.3).

Рис 2.3. Активізація кнопки настроїти панелі швидкого доступу

Нижче панелі швидкого доступу розташовані вкладки головного меню. Кожна вкладка містить стрічку з переліком основних команд, виконати які можна, натиснувши на відповідну кнопку або вибрати потрібну команду, викликавши допоміжне діалогове вікно за допомогою натискання на кнопку Якщо навести покажчик миші на будь-яку кнопку стрічки, то з'являється спливаюча підказка, що пояснює призначення команди, відповідної до цієї кнопки. Перелічимо пункти (вкладки) головного меню й стисло охарактеризуємо команди цих пунктів.

1. Вкладка Основне містить наступні основні команди:

- копіювання, вставлення (команди роботи з буфером обміну)

- установки формата клітинок (вибір стиля, розміру шрифта, типа креслення).

- установка типа вирівнювання

- установка стилю

- вставлення, виділення, зміна ширіни або висоти відповідного стовпця і рядка

- команди пошуку і виділення необхідного текста, упорядкування (сортування) даних, ОЧИСТКИ клітинок та ІН.

2. Вкладка Вставлення містить наступні основні команди:

- команда оформлення виділенного діапазону клітинок у вигляді таблиці створення таблиці

- вставлення в документ Excel рисунка, графіка, фігури або графічного об'єкта SmartArt

- вставлення в документ Excel діаграми

- створення гіперпосилання

- вставлення текстового поля, об'єкту WordArt, символу і тому подібне.

3. Вкладка Розмітка сторінки містить наступні основні команди:

- зміна загального вигляду документа (теми)

- установка параметрів сторінки

- припасування

- установка параметрів аркуша

- Упорядкування

4. Вкладка Формули містить наступні основні команди:

- бібліотека функцій (вставка функції і вибір категорії)

- призначення імен окремим клітинкам і групам клітинок

- виконання аудиту формул (перевірка помилок у формулах, налаштування формули з можливістю окремого обчислення кожного її компоненту, відображення стрілок, які вказують залежність між вічками)

- вибір режиму обчислення формули Обчислення.

5. Вкладка Дані містить наступні основні команди:

- імпорт даних

- оновлення всіх відомостей в книзі на основі джерела даних

- сортування даних по декількох критеріях і фільтрація

- перевірка даних (запобігання введенню некоректних даних у клітинку, видалення рядків, що повторюються, об'єднання значень з деякого діапазону в новий діапазон, розподіл вмісту клітинки по декількох стовпцях, перевірка різних значень формул)

- групування і розгрупування діапазона значень, проміжний підсумок

6. Вкладка Рецензування містить наступні основні команди:

- перевірка орфографії, пошук в словниках, тезаурус (пропозиція слів, однакових за значенням (синонімів) з виділеним словом) і переклад виділенного тексту на інши мови

- створення, видалення і переміщення між примітками

- організація захисту книги або окремого аркуша і доступу до книги

7. Вкладка Вигляд містить наступні основні команди:

- установка режиму перегляду книги

- відображення або приховання лінійки, сітки, рядка формул, заголовків строк повідомлень і стовпців, рядки повідомлень

- установка масштабу

- способи відображення вікна

- Запис або настроювання параметрів макросів

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: