Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







КУЛЬТУРА ТЕЛЕФОННОГО РАЗГОВОРА





Следует сразу же отвечать на телефонные звонки (после 2-3 звонка). В начале телефонного разговора необходимо представиться, назвав должность, фамилию. Если обращающийся не называет себя, в вежливой форме спрашивается, кто говорит. Например: «Простите, с кем я разговариваю?..», «Извините, кто у телефона?..». Внимательно выслушав позвонившего, следует дать ему точный ответ на поставленный вопрос, а при необходимости записать фамилию звонившего и краткое содержание вопроса.

Уточнение деталей в процессе разговора производится после того, как все сообщение выслушано. Например: «Уточните, пожалуйста...», «Правильно ли я записал?..».

Если служащий не имеет возможности дать ответ на поставленный вопрос, называются фамилия и телефон служащего, к которому следует обратиться, и в какие часы он работает.

При пользовании телефоном необходимо говорить четко, кратко и помнить о сохранности государственной и служебной тайны. Вежливость требует, чтобы заканчивал разговор тот, кто его начинал.

Следует реже вести частные беседы со служебного телефона.

Начинать телефонный разговор следует словами приветствия и последующей просьбой пригласить к телефону того, с кем вы хотите говорить. Далее необходимо четко обозначить себя. Если вы звоните кому-то по делу, то следует назвать себя (фамилия, имя), объяснить, кто вы (особенно если это ваш первый звонок этому человеку), сжато и точно разъяснить суть вопроса, который вы хотите обсудить с собеседником.

Часто на первом этапе телефонного разговора приходится иметь дело с секретарем организации или человека, которому вы звоните. В этом случае суть вопроса можно изложить очень кратко, обозначив только тему. С секретарем не следует обсуждать какие-либо детали или конфиденциальные вопросы, которые ранее обсуждались с начальником или другим сотрудником фирмы. Часто при первом звонке вы не уверены в имени своего собеседника – в этом случае вполне уместно уточнить их и в дальнейшем обращаться к нему по имени (и отчеству). Уточнить имя можно в ходе разговора с секретарем или даже с самим собеседником.



Если вы звоните в организацию или фирму и не уверены в том, с кем необходимо обсуждать интересующий вас вопрос, то секретарь, как правило, может вам это подсказать. Перед тем, как вас переключат для разговора с этим сотрудником, поинтересуйтесь у секретаря, как зовут этого человека.

Отвечая на деловой телефонный звонок, многие называют свою фамилию – это помогает собеседнику сориентироваться, с кем он говорит. Секретари, как правило, своих имен не называют, а обозначают «телефонный адрес» – («приемная Иванова», «секретариат директора» и т. п.). Если инициатива звонка принадлежит вашему собеседнику, следует предоставить ему возможность высказаться.

Часто бывает так, что кто-то звонил вам и, не застав, оставил через секретаря или на автоответчике свой номер телефона и просьбу позвонить. В этом случае, позвонив ему, можно только назвать себя и напомнить о звонке, предоставив дальнейшие объяснения собеседнику.

К сожалению, далеко не все собеседники называют себя в начале разговора. В этом случае уместно спросить об этом.

Ни в коем случае не следует затягивать начало разговора, превращать свои первые слова в длинную лекцию. Суть дела необходимо излагать кратко и точно.

Говорить надо четко и внятно, нормальным и по возможности максимально доброжелательным тоном.

Если после первых фраз разговора вы чувствуете, что ваш собеседник позвонил вам не совсем по адресу, то уместно сразу сказать ему об этом, порекомендовав позвонить тому сотруднику, который занимается этими вопросами, дав необходимый номер телефона.

Правила делового телефонного разговора

Есть несколько общепринятых правил телефонных разговоров:

- если разговор прервался, то перезвонить должен тот, по чьей инициативе состоялся разговор;

- следует говорить максимально кратко и по существу;

- нельзя говорить слишком громко в трубку, избегая в то же время и слишком тихой речи;

- если вы ошиблись номером, нельзя спрашивать «Какой это номер?», «Куда я попал?» или «Это кто говорит?» – лучше переспросить «Это номер такой–то?»;

- если вы звоните кому-то и на ваш звонок не отвечают, не кладите трубку, пока не услышите 4-6 длинных гудков – вашему собеседнику может потребоваться некоторое время для того, чтобы подойти к телефону;

- как минимум несколько раз подумайте перед тем, как звонить в неурочное время – слишком рано утром или поздно вечером. Как правило, не следует звонить до 8 утра и после 11 вечера;

- нельзя звонить по ставшему вам известным номеру домашнего телефона вашего партнера, если только он сам не дал этот номер вам и не сказал, что ему можно позвонить домой. Следует избегать деловых звонков по домашним номерам в выходные и праздничные дни.

Правила пользования сотовым телефоном

В деловой и иной обстановке

Достижения современной науки и техники позволяют нам почти постоянно находиться в пределах досягаемости телефонного звонка. Сотовый телефон уже перестал быть редкостью и прочно вошел в обиход, а, следовательно, сформировались соответствующие нормы и правила поведения.

Главное правило – ваш сотовый телефон ни в коем случае не должен мешать окружающим. Поэтому, идя в театр, на концерт или в музей, следует выключить телефон.

Не очень прилично пользоваться сотовым телефоном в ресторане (особенно если вы за столом не одни), в баре, в купе поезда, во время торжественных приемов, в гостях.

Недопустимо оставлять включенным телефон, находясь в церкви или на кладбище.

Бывает и так, что вы ждете звонка, и сигнал сотового телефона застал вас во время беседы, обеда с деловым партнером или переговоров. В этом случае обязательно надо извиниться, а сам разговор свести к минимуму. То же относится и к той ситуации, если вам надо сделать срочный звонок. По возможности, лучше при этом отойти в сторону.

Ваш собеседник может быть в дороге, за рулем автомашины и, отвлекая его, вы можете подвергнуть его опасности. Поэтому будьте кратки и отложите обсуждение деталей до другого раза.

Когда не следует пользоваться телефоном

Телефон дает возможность практически немедленной связи с собеседником. В большинстве случаев это дает дополнительные ценные возможности. Но, если вы рассержены и существует риск «сорваться», сказать грубость, то следует воздержаться от звонка, не выяснять отношения по телефону, отложив до личной беседы с глазу на глаз.

Телефон не всегда гарантирует полную конфиденциальность вашей беседы. По технической ошибке, через параллельную линию ваш разговор может быть случайно или преднамеренно прослушан.

Некоторые телефоны переключаются в режим громкоговорящей связи или же просто обладают громкой мембраной.

В этих случаях окружающие слышат ваш разговор. Помня об этом, старайтесь не обсуждать по телефону то, что не предназначено для чужих ушей, особенно в те моменты, когда вы не уверены в том, что рядом с вами и вашим собеседником никого нет.

Телефон не всегда гарантирует полную конфиденциальность вашей беседы. Помня об этом, старайтесь не обсуждать по телефону то, что не предназначено для чужих ушей.

Телефонное хулиганство

Как правило, столкнувшись с телефонным хулиганом, лучше всего немедленно повесить трубку, не вдаваясь ни в какие разговоры. Если звонки продолжаются – не берите некоторое время трубку.

Хорошую защиту от телефонных хулиганов предоставляют появившиеся в последнее время телефоны с автоматическим определителем номера. Большинство из них дают возможность «заблокировать» звонки от неугодных вам абонентов. Если у вас установлен телефакс – включите его. Характерный свист такого аппарата не располагает хулиганов к каким-либо разговорам.

Если же телефонное хулиганство в отношении вас и вашей семьи приобретает продолжительный и целенаправленный характер, то самым уместным будет обратиться на телефонную станцию, где есть возможность не только четко определить координаты хулигана, но и принять против него эффективные меры.









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2019 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.