Аудит и контроль качества процесса

Контроль качества процессов и их аудит можно проводить на основании требований ISO 9001. В ISO 9001 относительно внутреннего аудита выставлены следующие требования:

Организация должна проводить внутренние аудиты (проверки) через запланированные интервалы с целью установления того, что система менеджмента качества:

а) соответствует запланированным мероприятиям (п. 7.1), требованиям настоящего стандарта и требованиям к системе менеджмента качества, разработанным организацией;

б) внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии.

Программа аудитов (проверок) должна планироваться с учетом статуса и важности процессов и участков, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих аудитов. Критерии, область применения, частота и методы аудитов должны быть определены. Выбор аудиторов и проведение аудитов должны обеспечивать объективность и беспристрастность процесса аудита. Аудиторы не должны проверять свою собственную работу.

Ответственность и требования к планированию и проведению аудитов, а также к отчетности о результатах и поддержанию в рабочем состоянии записей (п. 4.2.4) должны быть определены в документированной процедуре.

Руководство, ответственное за проверяемые области деятельности, должно обеспечивать, чтобы действия предпринимались без излишней отсрочки для устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин. Последующие действия должны включать верификацию предпринятых мер и отчет о результатах верификации (п. 8.5.2).»

Внутренние аудиты являются важной мерой поддержания эффективности СМК, ее развития, оценки ее слабых и сильных сторон. Они являются инструментом для получения объективных свидетельств того, что существующие требования к системе менеджмента качества выполнены. Аудиту должны подвергаться все процессы и виды деятельности, влияющие на качество продукции (услуги).

Основные вопросы, на которые следует получить ответ при аудите:

1. Соответствует ли выполняемый процесс или операция документированной процедуре или инструкции?

2. Действительно ли существующий процесс выполняется своевременно и эффективно? Есть ли предложения по их улучшению?

3. Есть ли узкие места, недостатки или нарушения в существующей системе?

4. Может ли существующий процесс быть упрощен?

5. По каким параметрам или необходимым измерениям можно оценить эффективность процесса?

6. Что могут аудиторы предложить для улучшения существующего процесса.

В отчеты по внутренним аудитам иногда включают свидетельства отличной работы подразделения или сотрудника, с тем, чтобы предоставить возможность руководству признать и отметить работников.

Аудит следует планировать на основе состояния и важности проверяемых видов деятельности и процессов. Для этого руководство организации должно разработать программу проведения проверок.

1. Планирование и составление графика проверки конкретных процессов и видов деятельности. Проверке подлежат все элементы системы качества, включая административные и рабочие процедуры, персонал, оборудование, материальные ресурсы; рабочие участки, операции и процессы; выпускаемую продукцию; документацию; отчеты; ведение учета и др.

Помимо плановых и систематических проверок, могут быть и внеплановые, вызванные, например, изменением организационной структуры; полученной от потребителей информацией; отчетами о несоответствиях, опросами.

2. Выделение персонала с соответствующей квалификацией для проведения проверок. Внутренние проверки качества могут осуществляться как членами самой организации, так и другими лицами от имени организации.

Проверки должны осуществляться персоналом, не зависящим от лиц, которые несут ответственность за проверяемую деятельность.

Аудиторы это обученные сотрудники. Они могут занимать любые должности в компании, но когда проводится аудит, никто не должен препятствовать их деятельности. Аудиторов можно рассматривать как сотрудников, которым руководитель делегировал полномочия проверок. Компетентность и независимость – основные качества аудиторов. Лучше всего аудиторами назначать людей из резерва на повышение. Аудиторы – это не контролеры и инспекторы, их задача искать пути улучшения системы, поэтому желательно, чтобы в аудите участвовали специалисты высшего звена.

Как правило, такие проверки осуществляются под руководством директора по качеству.

3. Документированные процедуры проведения проверок, включая регистрацию полученных данных, составление отчета по результатам проверки качества и принятие решения относительно корректирующих воздействий. Эти данные должны доводиться до сведения руководства, которое несет административную ответственность за качество. Отчеты о внутреннем аудите должны содержать описание сильных и слабых сторон системы менеджмента качества, процессов и продукта и/или услуги, равным образом, как и описание позитивных сторон организации выполнения работ.

Руководители должны своевременно предпринимать корректирующие действия по устранению несоответствий, выявленных в ходе аудита.

Планируемым периодом для проведения внутренних аудитов может является календарный год.

Планирование аудита включает в себя следующие процедуры:

· формирование программы внутренних аудитов;

Ответственный за программу аудитов формирует ее по специальной форме и утверждает у директора в срок до, например, 20 января планируемого года.

Определяя область аудита в программе внутренних аудитов, инженер по качеству учитывает размер, деятельность, сложность структуры проверяемых подразделений и процессов, а также:

· область, задачи и продолжительность каждого осуществляемого аудита;

· нормативные и контрактные требования и другие критерии аудита;

· заключения по результатам предыдущих аудитов и анализ результатов предыдущих программ аудитов.

Инженер по качеству в соответствии с программой внутренних аудитов осуществляет разработку и утверждение директором плана отдельного аудита, и направляет его в проверяемое структурное подразделение не позднее трех дней до начала аудита.

Планирование отдельного аудита включает определение проверяемого структурного подразделения предприятия, критериев аудита и нормативных документов содержащих их, даты и места аудита, времени и продолжительности, состава и статуса участников аудита, потребности в ресурсах.

Не допускается формирование группы аудита из работников проверяемого структурного подразделения.

Порядок подготовки (и проведения) имеет определенную последовательность действий.

Представитель руководства по качеству осуществляет:

· обеспечение группы аудита ресурсами, необходимым для проведения аудита;

· инструктаж руководителя группы аудита под роспись в плане внутреннего аудита.

· организует обеспечение группы аудита нормативными документами и их изучение, подготовку совместно с аудиторами опросного листа в соответствии с областью проверки и передачу его руководителю проверяемого подразделения в срок не позднее двух дней до начала проверки;

· распределяет ответственность между членами группы за аудит конкретных процессов, подразделений, участков, областей или видов деятельности.

Члены аудиторской группы должны проанализировать информацию, относящуюся к распределению ответственности, и готовить для регистрации результатов аудита рабочие документы.

Рабочие документы, включая записи, являющиеся результатом аудита, должны храниться до завершения аудита.

Изменение плана аудита возможно с разрешения заказчика аудита.

Проведение внутреннего аудита на месте состоит из следующих процедур:

· наблюдениях за деятельностью и производственной средой;

1) политики, целей, НД, разрешительных документов, проектно-конструкторской документации, контрактов и заказов;

2) записей проверок, протоколов совещаний, отчетов (актов) по аудитам, записей по мониторингу программ и результатов измерений;

3) итоговых данных, показателей деятельности процессов;

4) отчетов, источниками которых могут быть, например, обратная связь от потребителей, оценки поставщиков, другой соответствующей информации, получаемой из вне.

Опросы проводят с учетом ситуации и опрашиваемого лица. При этом аудитор должен учитывать следующее:

· опросу подвергаются лица, выполняющие работы или решающие задачи в пределах области аудита;

· опрос работников проводят в обычное рабочее время и, где это возможно, на рабочем месте;

· необходимость объяснения причин опроса и осуществляемых записей;

· опрос должен начинаться с просьбы рассказать о своей работе;

· в ходе аудита необходимо избегать наводящих вопросов;

· результаты опроса должны быть обобщены и проанализированы вместе с опрашиваемым лицом;

· аудит должен заканчиваться признанием вклада опрашиваемого лица в результаты аудита.

Руководитель группы аудита проводит предварительное совещание с руководством проверяемого подразделения и участниками аудита.

· подтверждаются задачи, план, область аудита, каналы обмена информацией;

· проводится краткий обзор плана выполнения аудита;

· предоставляется возможность проверяемому подразделению задать вопросы;

· представляются участники и их роль в аудите;

· подтверждается график проведения аудита и другие соглашения с проверяемым подразделением, связанные с аудитом (дата и время заключительного совещания, любые промежуточные совещания аудиторской группы и руководства проверяемого подразделения и дальнейшие изменения);

· знакомятся с методами и процедурами аудита;

· подтверждается, что проверяемое подразделение будет информировано о ходе аудита во время его проведения;

· подтверждается, что любые ресурсы и средства, необходимые аудиторской группе, будут доступны;

· подтверждается обеспечение конфиденциальности;

· подтверждается обеспечение безопасности работ аудита, ознакомление с процедурами на случай чрезвычайной ситуации;

· подтверждается наличие, роль и фамилии всех сопровождающих лиц;

· информируют об условиях, при которых аудит может быть прекращен;

· информируют о системе рассмотрения апелляций по проведению или заключениям по результатам аудита.

Аудит начинается с проверки выполнения корректирующих и предупреждающих действий по результатам предыдущих аудитов.

Руководитель группы аудита организует в группе аудита периодический обмен информацией, оценку хода аудита и, при необходимости, перераспределяет обязанности между членами группы аудита.

Во время аудита руководитель группы аудита периодически обменивается информацией о ходе аудита и всех связанных с этим вопросах с аудиторами и представителями проверяемых подразделений. Свидетельства, полученные во время аудита, относительно предполагаемого или непосредственного риска (например, связанного с безопасностью, охраной окружающей среды или качеством) должны быть без задержки доведены до сведения проверяемого подразделения и, если необходимо, владельца процесса.

Если свидетельство аудита указывает на невыполнимость задач аудита, руководитель группы аудита должен доложить руководителю проверяемого подразделения и главному инженеру о причинах принятия соответствующих мер, включающих корректировку и утверждение нового плана аудита, изменение задач или области аудита, или прекращение аудита. Любые изменения области аудита, которые могут быть заметными в ходе выполнения аудита, следует анализировать и утверждать должным образом.

Сопровождающие лица, назначенные руководителем проверяемого подразделения, не являются аудиторами.

Они должны оказывать помощь группе аудита, действовать по просьбе руководителя группы аудита и выполнять следующие обязанности:

· обеспечивать контакты с проверяемым подразделением;

· обеспечивать посещение определенных мест производственной площадки или подразделений;

· обеспечивать, чтобы правила и процедуры по безопасности были известны и соблюдались членами группы аудита;

· предоставлять разъяснения или оказывать помощь при сборе информации.

Аудиторы осуществляют сбор необходимой информации, относящейся к задачам аудита, области и критериям аудита, включая информацию, касающуюся взаимодействия между подразделениями, процессами. Свидетельства аудита должны быть зарегистрированы.

Свидетельство аудита основано на выборках подходящих данных. Поэтому имеется элемент неопределенности при проведении аудита, и выводы аудита должны учитывать эту неопределенность.

Аудитор осуществляет оценку свидетельств аудита, сопоставляя их с критериями аудита, и регистрирует их в опросном листе. Выявленные несоответствия регистрируются в акте регистрации несоответствий (уведомлений).

Критериями аудита являются требования нормативных документов, регламентирующих деятельность предприятия (разработанных внутри и вне его), применительно к данной деятельности.

Оценка свидетельств и вся информация по аудиту должны быть проанализированы с руководством проверяемого подразделения для подтверждения объективности свидетельств аудита. Необходимо стремиться к устранению разногласий во мнениях по свидетельствам аудита и/или выводам аудита, а неразрешенные проблемы документально оформить.

Свидетельство, несущее характер уведомления, также регистрируется в акте регистрации несоответствий (уведомлений).

Повторяющиеся несоответствия, по которым не истек срок корректирующих и предупреждающих действий, не регистрируются.

Руководитель группы аудита передает оформленные аудиторами копии актов регистрации несоответствий (уведомлений), руководителю проверяемого структурного.

Копии актов руководитель структурного подразделения оставляет у себя для последующего более детального анализа выявленных несоответствий и для разработки корректирующих и предупреждающих действий.

Руководитель группы аудита по окончании аудита проводит заключительное совещание, на котором в присутствии руководителя структурного подразделения и других участников аудита, представляет выводы по результатам аудита.

Любые разногласия по свидетельствам и выводам аудита между аудиторской группой и проверяемым подразделением должны быть обсуждены и, по возможности, разрешены. Если нет единого мнения, то это должно быть зарегистрировано в акте регистрации несоответствия.

Руководитель группы аудита в течение пяти рабочих дней после завершения аудита формирует отчет по внутреннему аудиту и передает его представителю руководства по качеству.

Ответственный за программу аудита проверяет выполнение поставленной перед аудитом задачи и при ее выполнении утверждает отчет по аудиту. Аудит считается завершенным, если все мероприятия, предусмотренные планом аудита, выполнены, и отчет по аудиту утвержден.

Представитель руководства по качеству в течение планируемого периода осуществляет мониторинг выполнения программы внутренних аудитов, анализ выполнения задач, определение возможностей улучшения программы. О результатах анализа и необходимости внесения изменений в программу внутренних аудитов докладывает своему непосредственному руководителю.

Представитель руководства по качеству формирует отчет по выполнению программы внутренних аудитов и утверждает его у директора.

Информация по выполнению программ внутренних аудитов является входной информацией для выполнения обязательной процедуры «Анализа системы менеджмента качества высшим руководством»

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот...

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: